Prekid u radu usluge Microsoft 365: što se dogodilo i što iz toga možete naučiti

U četvrtak poslijepodne, 12. studenoga, došlo je do problema kod Microsofta. Diljem svijeta milijuni ljudi nisu mogli slati ni primati e-poštu putem Outlooka, kalendari u Teamsu nisu radili, a problema su imali i Copilot i SharePoint. Tek u petak navečer većina ljudi mogla je ponovno normalno raditi. U ovom članku donosimo pregled onoga što se dogodilo, što sada najbolje možete provjeriti i zašto je ovaj kvar dobar trenutak da kritički pogledate vlastitu ovisnost.

Što se dogodilo?

1. Kvar počinječetvrtak, 12. studenoga, 17:15

   Poslužitelji Exchange Online neočekivano postaju nedostupni. Budući da se mnoge druge Microsoftove usluge oslanjaju na njih, i one prestaju raditi: kalendari i zakazivanje sastanaka u Teamsu, Copilot, SharePoint, administratorsko sučelje za IT administratore i dio sigurnosnog softvera.

2. Diljem svijetačetvrtak, 12. studenoga, 19:00

   Na Downdetectoru je u međuvremenu zabilježeno više od 130.000 prijava o Outlooku. Tvrtke, škole i vladine institucije u Europi, Sjevernoj Americi i Aziji ostale su bez e-pošte. Microsoft javlja da nema naznaka hakerskog napada.

3. Novi problemipetak, 13. studenoga, ujutro

   Poslužitelji koje je Microsoft tijekom noći popravio ponovno ispadaju. Kako bi spriječio gubitak zakašnjele e-pošte, Microsoft produljuje vrijeme čekanja e-pošte na 48 sati. Nizozemski Nacionalni centar za kibernetičku sigurnost (NCSC) objavljuje savjete za organizacije.

4. Uglavnom otklonjenopetak, 13. studenoga, navečer

   U velikim dijelovima Europe i Sjeverne Amerike sve ponovno radi. Točan uzrok još nije poznat. Microsoft istražuje je li promjena u mreži, koja se dogodila oko početka kvara, bila uzrok problema, a najavio je i cjeloviti izvještaj.

Što sada trebate provjeriti?

Koristite li sami Microsoft 365 ili surađujete s klijentima ili dobavljačima koji ga koriste? Tada svakako prođite kroz ove točke. NCSC upozorava da su Microsoftove sigurnosne provjere tijekom kvara bile usporene ili nepotpune.

1. Budite posebno oprezni s phishingom. Kriminalci rado koriste kvarove kao izgovor. E-poruke koje traže da promijenite lozinku ili "obnovite" svoj račun idućih su dana posebno sumnjive, čak i ako izgledaju kao da dolaze od Microsofta.
2. Budite oprezni s privicima koji su stigli između četvrtka poslijepodne i petka navečer, posebno od pošiljatelja koje ne poznajete.
3. Provjerite je li važna e-pošta stigla. Poruke su mogle biti dostavljene satima kasnije ili su naknadno vraćene pošiljatelju. Jeste li slali ponude, račune ili narudžbe nekome s Microsoftovom adresom? Provjerite jesu li stigle.
4. Provjerite mapu neželjene pošte i karantenu. Kada su se filtri ponovno pokrenuli, poruke su mogle biti neopravdano zadržane.

Pravi problem: sve kod jednog pružatelja usluge

Kvarovi se događaju kod svakog pružatelja usluge. I kod nas, o tome smo iskreni. Ovaj je kvar bio toliko velik jer su mnoge tvrtke sve smjestile kod Microsofta: e-poštu, kalendar, razgovore, datoteke, prijavu i sigurnost. Kada jedan dio zakaže, cijela tvrtka stane. Nema moguće zamjene, jer sve ovisi o istom računu.

Kvar ne možete spriječiti. Možete, međutim, osigurati da jedan kvar ne obori cijelo Vaše poslovanje.

A prelazak na drugog pružatelja usluge? To se pokazalo težim nego što se mislilo. Leaseweb je početkom studenoga pitao 800 direktora u Nizozemskoj, Njemačkoj, Ujedinjenom Kraljevstvu i Sjedinjenim Američkim Državama koliko brzo mogu napustiti svog najvećeg pružatelja cloud usluga. 89 posto to ne može učiniti unutar tri tjedna. Nizozemske tvrtke su najpesimističnije: 65 posto smatra da im je za to potrebno više od tri mjeseca. Leaseweb je sam pružatelj cloud usluga i platio je istraživanje, no slika je jasna: većina tvrtki je zarobljena.

Tome valja dodati da je Microsoft američka tvrtka koja podliježe američkom zakonodavstvu. Što to znači za Vašu privatnost, pročitajte u našem ranijem članku Outlook: noćna mora za privatnost. Koristite li novi Outlook za poštanski sandučić koji se nalazi kod nas, Vaša e-pošta ipak prolazi i kroz Microsoftove poslužitelje. I tada ste, dakle, i dalje ovisni o Microsoftu, čak i ako Vam je e-pošta smještena negdje drugdje.

Kako svoje poslovanje učiniti manje ranjivim?

Koristite e-mail adresu na vlastitoj domeni. Ovo je najvažniji korak i gotovo ništa ne košta. S adresom poput vi@vašatvrtka.nl sami određujete gdje Vaša e-pošta stiže. Želite li prijeći na drugog pružatelja usluge, dovoljno je prilagoditi nekoliko postavki u DNS-u, a Vaša adresa ostaje potpuno ista. S adresom poput vašatvrtka@outlook.com to nikada nije moguće: Vaši klijenti, dobavljači i računi zauvijek su vezani uz Microsoft.

Raspodijelite svoje usluge. Ne morate sve odjednom mijenjati. No ako Vaša e-pošta, datoteke i web stranica nisu sve kod istog pružatelja usluge, jedan kvar neće odmah obustaviti sve. Ako ne možete slati e-poštu, barem ćete i dalje moći pristupiti svojim datotekama. I obrnuto.

Znajte kako otići. Pobrinite se da znate gdje se nalaze Vaša e-pošta, kontakti, kalendar i datoteke te kako od njih napraviti kopiju. Prelazak koji ste već unaprijed osmislili u hitnom slučaju ide puno brže.

Gdje god je to moguće, odaberite europsko rješenje. Postoje potpuno ravnopravne alternative koje rade u Europi i koje sami držite pod kontrolom. Kod nas su to hosting e-pošte na vlastitoj domeni i Nextcloud za datoteke, kalendar i kontakte, uz Euro-Office za zajednički rad na dokumentima, proračunskim tablicama i prezentacijama. Sve se izvodi na našim vlastitim poslužiteljima u Nizozemskoj.

Naši poslužitelji e-pošte tijekom kvara nisu imali nikakvih problema. Jedino je e-pošta koju su naši klijenti slali na Microsoftove adrese neko vrijeme ostala u redu čekanja kod nas te je automatski dostavljena čim je Microsoft ponovno postao dostupan.

Pročitajte više

• NCSC: U vijestima: kvar Microsoft Exchange Online
• VRT NWS: Microsoft bilježi poboljšanje nakon globalnih problema s Outlookom, Teamsom i Copilotom
• ICT Magazine: 89 posto tvrtki najmanje je 3 tjedna vezano uz pružatelja cloud usluga

Tim WebOké