Zašto Vašu poruku o odsutnosti ne primaju svi

Vaša poruka o odsutnosti je uključena, ali klijent kaže da nije dobio odgovor. Ili ga je netko dobio prvi put, a poslije više ne. To uglavnom nije pogreška: poruka o odsutnosti namjerno ne odgovara na svaku poruku. U ovom članku saznat ćete zašto i kako je postaviti tako da prave osobe dobiju odgovor.

Kako to funkcionira

Poruka o odsutnosti koju postavljate u webmailu pod Postavke > Odsutnost tehnički je filtar na mail poslužitelju. Pokreće se u trenutku kada poruka stigne, dakle i kada je Vaše računalo isključeno. Pravila za takav automatski odgovor nalaze se u standardu za Sieve poruke o odsutnosti, RFC 5230 (na engleskom). On sadrži nekoliko ograničenja koja sprječavaju da poruka o odsutnosti napravi štetu.

1. Jedan odgovor po pošiljatelju unutar intervala

Poslužitelj pamti kome je već odgovorio. Unutar Intervala odgovora isti pošiljatelj ne dobiva drugi odgovor. Ako sami ništa ne odaberete, prema standardu to je 7 dana. Ako Vam netko pošalje četiri poruke u tri dana, dobit će samo jednu poruku o odsutnosti. Tek nakon isteka intervala ponovno će dobiti odgovor, kao podsjetnik da ste još odsutni.

Jeste li testirali svoju poruku o odsutnosti tako da ste sami sebi poslali poruku s druge adrese? Tada pri drugom testu više nećete dobiti odgovor. To znači da sve radi.

2. Nema odgovora na mailing liste i automatske poruke

Poruka o odsutnosti koja odgovara mailing listi s tisuću članova ili dvije automatske poruke koje beskonačno odgovaraju jedna drugoj: to nitko ne želi. Zato poslužitelj prema RFC 5230 (odjeljak 4.6) ne odgovara na:

• poruke sa zaglavljem List-Id ili drugim List zaglavljima: newslettere i mailing liste;
• poruke sa zaglavljem Auto-Submitted čija je vrijednost različita od no: automatske poruke, poput druge poruke o odsutnosti ili obavijesti nekog sustava;
• poruke s adresa poput MAILER-DAEMON ili s adresa koje počinju s owner- ili završavaju s -request.

Vaš odgovor i sam dobiva zaglavlje Auto-Submitted: auto-replied. Tako druga poruka o odsutnosti zna da ne smije odgovoriti natrag. Odgovor se šalje pošiljatelju omotnice (Return-Path). Kod obične pošte to je adresa pošiljatelja, a kod sustava često tehnička adresa.

3. Samo ako je poruka zaista upućena Vama

Poslužitelj odgovara samo ako se neka od Vaših adresa nalazi u zaglavljima Prima (To) ili Cc. Tako se izbjegavaju odgovori na poruke koje su stigle putem liste ili kao Bcc. Adresu Vašeg poštanskog sandučića poslužitelj poznaje, ali ne i adresu poput info@example.com koja se prosljeđuje u Vaš sandučić.

Zato je polje Moje e-mail adrese važno:

1. Idite na Postavke > Odsutnost i otvorite Napredne postavke.
2. U polje Moje e-mail adrese upišite svaku adresu na koju primate poštu, uključujući aliase i adrese za prosljeđivanje (forwardere). Opcijom Ispuni svim mojim adresama webmail preuzima adrese Vaših identiteta.
3. Kliknite Spremi.

Ako zaboravite info@, klijent koji piše na info@ neće dobiti poruku o odsutnosti i možda će uzalud čekati odgovor.

4. Izvan vremena početka i završetka

Ako ste ispunili Vrijeme početka i Vrijeme završetka, poruka o odsutnosti izvan tog razdoblja ne radi ništa. Provjerite jesu li datumi ispravni, uključujući godinu. Ako ih ostavite praznima, poruka je aktivna sve dok je Status postavljen na Uključeno. Datum početka i završetka ipak je najsigurniji izbor: tako ne možete zaboraviti isključiti poruku.

Brza provjera zašto netko nije dobio odgovor

Radnju za dolaznu poruku ostavite na Zadrži. Tada pristigla pošta ostaje u Vašem sandučiću i možete je pročitati po povratku.

Korake sa snimkama zaslona pronaći ćete u priručniku za Roundcube pod Postavljanje poruke o odsutnosti. Ako koristite DirectAdmin, pogledajte Vacation Messages u priručniku za DirectAdmin.