Sigurno dijeljenje i suradnja

Modul 7: Pristup, dobavljači i cloud · Vrijeme čitanja: 10 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete za svaku situaciju odabrati najsigurniji način dijeljenja: interno dijeljenje s računom, osobnu podjelu ili javnu poveznicu s lozinkom, rokom valjanosti i ograničenjem preuzimanja, te ćete znati što je bolje ne slati putem e-pošte.
Ključni pojmovi: poveznica za dijeljenje, javna poveznica, rok valjanosti, lozinka na poveznici, ograničenje preuzimanja, zahtjev za datoteku, šifrirano slanje, minimalni podaci

Dijeljenje je novi privitak

Nekada ste dokument slali kao privitak uz e-poruku. Danas sve češće dijelite poveznicu na datoteku u svom cloud spremištu. To ima velike prednosti: nema kopija koje kruže okolo, uvijek je dostupna posljednja verzija, moguće je slati i velike datoteke, a pristup kasnije možete i povući. Privitak koji je jednom poslan, nikada više ne možete vratiti.

No poveznica nosi vlastiti rizik. Javna poveznica djeluje za svakoga tko je posjeduje. Ako se proslijedi, zalijepi u grupni chat ili završi u hakiranom sandučiću, i ta osoba joj može pristupiti. Poveznica bez lozinke ili krajnjeg datuma, napravljena prije tri godine za neki posao, često i dalje radi.

Tri načina dijeljenja

Gotovo svako cloud spremište poznaje tri vrste dijeljenja. Uvijek odaberite najograničeniji način koji funkcionira.

Interno dijeljenje je najsigurnije: ne postoji poveznica koja može procuriti, a ako kolega ode i njegov se račun deaktivira (lekcija 7.1), pristup odmah nestaje. Kod osobne podjele svaki primatelj dobiva svoju vlastitu poveznicu, pa možete po osobi vidjeti s kim dijelite i po osobi prekinuti dijeljenje.

Postavke poveznice

Ako ipak mora biti javna poveznica, postavite je svjesno. Većina usluga nudi ove opcije:

• Prava: samo pregled, ili i uređivanje. Kao zadano odaberite samo pregled. Za čitanje je to dovoljno.
• Lozinka na poveznici: tko otvori poveznicu, prvo mora unijeti lozinku. Tu lozinku pošaljite putem drugog kanala od poveznice: poveznicu e-poštom, lozinku SMS-om ili telefonski. Tko presretne samo e-poruku, tada nema ništa.
• Rok valjanosti: nakon tog datuma poveznica više ne radi. Tako ne morate misliti na njezino naknadno uklanjanje.
• Ograničenje preuzimanja: poveznica prestaje raditi nakon određenog broja preuzimanja.
• Skrivanje preuzimanja: primatelj ne vidi gumb za preuzimanje. To nije prava zaštita: ono što netko može vidjeti, može i zabilježiti, makar i snimkom zaslona.
• Oznaka ili naziv poveznice, kako biste kasnije znali čemu je služila.

Osim toga, dijelite samu datoteku, a ne mapu oko nje, osim ako druga strana doista smije vidjeti sve u toj mapi. Poveznica na mapu "Klijenti 2026" za jednu ponudu klasičan je primjer curenja podataka.

Zahtjev za datoteku

Ako klijent ili dobavljač treba nešto dostaviti Vama, koristite zahtjev za datoteku (poznat i kao poveznica za učitavanje ili "samo odlaganje"). Druga strana može učitavati datoteke, ali ne vidi što se već nalazi u mapi. Dajte svakom klijentu vlastitu mapu i vlastiti zahtjev, s lozinkom i krajnjim datumom. Tako klijent A nikada ne može vidjeti dokumente klijenta B, a Vi odmah vidite od koga je što stiglo.

Što ne treba ići putem obične e-pošte

Obična e-poruka usporediva je s razglednicom koja prolazi kroz nekoliko pošta. Veza između mail poslužitelja često je šifrirana, no e-poruka nakon toga ostaje čitljiva u sandučićima pošiljatelja i primatelja, često godinama, a pogrešno upisana adresa dovoljna je za povredu osobnih podataka (lekcija 8.2).

Stoga kao običan privitak nemojte slati:

• kopije putovnica ili osobnih iskaznica;
• medicinske podatke ili podatke o zdravlju;
• platne liste, pregled plaća i osobne identifikacijske brojeve;
• lozinke i kodove za oporavak (ti pripadaju u upravitelj lozinki, eventualno putem zajedničkog trezora, lekcija 2.2).

Umjesto toga koristite dijeljenje s lozinkom i rokom valjanosti iz vlastitog spremišta, ili uslugu koja podržava šifrirano slanje, pri čemu poruku može otvoriti samo primatelj. Postoje različite vrste: šifriranje ugrađeno u Vaš program za e-poštu ili paket za e-poštu, zaštićena usluga za poruke, ili zasebna usluga za šifrirano slanje datoteka.

Minimalni podaci

Najbolja zaštita od curenja podataka jesu podaci koje ne dijelite. Kod svakog dijeljenja zapitajte se: treba li drugoj strani ovo doista? Knjigovođi su potrebni Vaši računi, a ne cijela baza klijenata. Iznajmljivač želi znati da netko postoji, ali ne treba uvijek kopiju putovnice. Ako je kopija osobne iskaznice ipak nužna, možete prikriti osobni identifikacijski broj i fotografiju te staviti vodeni žig s namjenom i datumom. Za to postoji besplatna aplikacija nizozemske vlade pod nazivom KopieID.

Čišćenje

Poveznice se gomilaju. Mnoge usluge prikazuju pregled svega što ste podijelili. Provjerite to jednom u tromjesečju:

1. Zaustavite sve javne poveznice bez roka valjanosti koje više nisu potrebne.
2. Provjerite imaju li vanjske osobe još uvijek pristup mapama završenog posla.
3. Gdje je moguće, postavite zadani rok valjanosti za nove poveznice.

U praksi: ovako to izgleda

U primjeru okruženja Nextcloud javnu poveznicu stvarate putem kartice Delen (Dijeljenje) neke datoteke. Pod Bewerk link (Uredi poveznicu) nalaze se prava (Alleen bekijken (Samo pregled) ili Bewerken toestaan (Dopusti uređivanje)), a pod Geavanceerde instellingen (Napredne postavke) lozinka, rok valjanosti, Verberg download (Sakrij preuzimanje), napomena za primatelja i Beperk downloads (Ograniči preuzimanja). Pomoću Delen stoppen (Zaustavi dijeljenje) poveznicu odmah povlačite. Ako dijelite putem adrese e-pošte, Nextcloud šalje svakom primatelju vlastitu poveznicu koju možete povući po osobi. Za dostavu podataka postoji zahtjev za datoteku, s vlastitom mapom po klijentu, lozinkom i krajnjim datumom. U Euro-Officeu dokumente dijelite putem istih poveznica; upute preporučuju dodjelu prava uređivanja samo kada je to doista potrebno. Druga cloud spremišta rade na sličan način, iako se gumbi drugačije zovu i neke opcije (poput ograničenja preuzimanja) nisu svugdje dostupne.

Sažetak

• Odaberite najograničeniji način dijeljenja koji funkcionira: interni, osobni, a tek na kraju javnu poveznicu.
• Javna poveznica djeluje za svakoga tko je ima; postavite joj lozinku (putem drugog kanala), rok valjanosti i samo prava pregleda.
• Dijelite datoteku, a ne mapu; koristite zahtjev za datoteku kada netko treba nešto dostaviti.
• Osjetljive podatke ne šaljite kao običan privitak i dijelite samo ono što je drugoj strani doista potrebno.
• Redovito čistite stare poveznice i vanjski pristup.

Kviz

Zadatak

Zadatak A7.3: Ocijenite poveznicu za dijeljenje. Dobit ćete niz situacija s postavkama poveznice za dijeljenje: što se dijeli, s kim, s kojim pravima, postoji li lozinka i rok valjanosti te kako se lozinka šalje. Za svaku situaciju ocijenite je li u redu, može li biti bolja ili ne bi smjela biti takva, te odaberite najvažnije poboljšanje. Program provjerava Vaš odgovor i daje objašnjenje za svaku situaciju.

Više o ovoj temi

Koraci u WebOké člancima vrijede za WebOké okruženje; kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan.

• Nextcloud priručnik 5.2: Stvaranje javne poveznice: gledanje, uređivanje, lozinka, datum isteka i ograničenje preuzimanja
• Nextcloud priručnik 5.4: Dijeljenje putem e-maila s osobom bez računa
• Nextcloud priručnik 16.5: Neka klijent dostavi datoteke pomoću zahtjeva za datotekom s lozinkom i krajnjim datumom
• Priručnik za Euro-Office 9.3: Lozinka i datum isteka na poveznici
• Priručnik za Euro-Office 9.5: Dijeljenje s nekim izvan Vaše organizacije