Pravilo 3-2-1 i što trebate sigurnosno kopirati

Modul 6: Sigurnosne kopije · Vrijeme čitanja: 10 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete odrediti što trebate sigurnosno kopirati (uključujući Vaše cloud usluge i e-poštu), objasniti razliku između sinkronizacije i sigurnosne kopije te izraditi jednostavnu 3-2-1 shemu za svoje poduzeće.
Ključni pojmovi: sigurnosna kopija, sinkronizacija, 3-2-1, verzija, rok čuvanja, cloud nije automatski sigurnosna kopija, podijeljena odgovornost

Zašto je sigurnosna kopija Vaša posljednja zaštitna mreža

Sve ostale mjere u ovom tečaju smanjuju vjerojatnost da nešto pođe po zlu. Sigurnosna kopija radi nešto drugo: osigurava da možete nastaviti dalje kad nešto ipak pođe po zlu. Prijenosno računalo ukradeno iz automobila, kolega koji slučajno izbriše mapu s ponudama, nadogradnja koja uništi Vašu web trgovinu, ransomware koji sve šifrira: u svim tim slučajevima pitanje više nije "kako to spriječiti?" nego "koliko brzo se možemo vratiti?".

Sigurnosna kopija je kopija Vaših podataka koja postoji odvojeno od izvornika i pomoću koje možete vratiti raniji stanje. Te posljednje riječi su važne. Kopija koja se odmah mijenja zajedno s izvornikom ne pomaže Vam ako je izvornik oštećen ili šifriran.

Nizozemski NCSC u svojim uputama o tome što učiniti kod napada ransomwareom kaže bez okolišanja: ako ne postoji način da se šifriranje poništi, sigurnosne kopije jedini su način da povratite svoje datoteke.

Sinkronizacija nije sigurnosna kopija

Mnogi poduzetnici misle da imaju sigurnosnu kopiju jer su njihove datoteke "u cloudu". Obično pritom misle na sinkronizaciju: mapu na Vašem prijenosnom računalu koja se automatski održava istovjetnom s mapom u cloud usluzi, a često i s Vašim telefonom i prijenosnim računalom kolege.

Sinkronizacija je korisna, ali radi točno ono što obećava: sve drži istovjetnim. Pa tako i pogreške.

Mnoge usluge sinkronizacije imaju koš za smeće i verzije: izbrisana datoteka neko se vrijeme može vratiti, a za promijenjenu datoteku usluga čuva starije verzije. To je prava zaštitna mreža i često najbrži način da nešto vratite. No ograničena je. Koš za smeće prazni se nakon određenog roka, verzije se s vremenom smanjuju, a tko god preuzme Vaš račun, može isprazniti i taj koš. Shvatite to kao prvu pomoć, a ne kao svoju jedinu sigurnosnu kopiju.

Pravilo 3-2-1

Jednostavno pravilo koje preporučuje i nizozemski NCSC jest pravilo 3-2-1:

• 3 kopije Vaših podataka: izvornik plus dvije sigurnosne kopije;
• na 2 različite vrste pohrane (na primjer poslužitelj Vašeg hosting pružatelja i vanjski disk, ili Vaše prijenosno računalo i zasebna usluga za sigurnosne kopije);
• od čega je 1 na drugoj lokaciji, izvan Vašeg ureda ili u drugom podatkovnom centru.

Ideja iza toga: jedan događaj nikad ne smije pogoditi sve kopije odjednom. Požar u Vašem uredu pogađa prijenosno računalo i vanjski disk koji leži pokraj njega, ali ne i kopiju na drugoj lokaciji. Ispad jedne cloud usluge pogađa tu uslugu, ali ne i disk u Vašoj ladici. Ransomware pogađa sve što je povezano, ali ne i ono što je odspojeno (o tome više u lekciji 6.2).

Primjer za Pekaru Example:

1. Izvornik: administracija i recepti u cloud pohrani, web stranica i e-pošta kod hosting pružatelja.
2. Kopija 1: automatske sigurnosne kopije koje hosting pružatelj izrađuje svake noći, na zasebnim poslužiteljima za pohranu.
3. Kopija 2: jednom tjedno sigurnosna kopija najvažnijih mapa i preuzimanje sigurnosne kopije web stranice na vanjski disk koji se nakon toga odspaja i odnosi kući.

Što spada na Vaš popis?

Većina problema sa sigurnosnim kopijama ne nastaje jer kopiranje ne uspije, nego jer nešto nikad nije ni bilo uključeno. Zato prvo napravite popis svega na čemu Vaše poduzeće radi. Razmislite o:

• Datotekama: dokumentima, ponudama, fotografijama, dizajnima, na prijenosnim računalima, mrežnom disku (NAS) i u cloud pohrani.
• E-pošti: svim poštanskim sandučićima, uključujući zajedničke poput info@example.com i factuur@example.com. Pazite: tko e-poštu preuzima putem protokola POP3, često je ima samo na tom jednom računalu.
• Web stranici i web trgovini: datotekama i bazi podataka. Web stranica bez pripadajuće baze podataka obično nema nikakvu vrijednost.
• Cloud uslugama: računovodstvenom programu, blagajničkom sustavu, planiranju, CRM-u. Možete li iz njih napraviti izvoz podataka i koliko često to radite?
• Konfiguraciji: DNS zapisima Vaše domene, postavkama routera, upravitelju lozinki (s podacima za oporavak na sigurnom mjestu, pogledajte modul 2).
• Telefonima: fotografijama računa, kontaktima, povijesti razgovora ako je poslovno važna.

Za svaku stavku zapišite: gdje se nalazi, tko izrađuje sigurnosnu kopiju, koliko često, gdje se ta kopija čuva i koliko dugo. Prazno polje u toj tablici predstavlja rupu u sustavu.

Podijeljena odgovornost kod cloud usluga

"Nalazi se kod Microsofta (ili Googlea, ili mog hosting pružatelja), dakle sigurno je." To je samo djelomično točno. Veliki pružatelji usluga rade po modelu podijeljene odgovornosti: pružatelj se brine za poslužitelje, podatkovni centar i funkcioniranje usluge; Vi i dalje ostajete odgovorni za svoje podatke, račune i postavke.

Microsoft u svojoj dokumentaciji doslovno navodi da klijent kod svakog oblika cloud usluge, pa i kod gotovog softvera poput Microsoft 365, ostaje odgovoran za svoje podatke, svoje račune i pristup njima. Ono što same usluge čuvaju, ograničeno je i vremenski uvjetovano. Dva primjera iz službene dokumentacije:

• Exchange Online (e-pošta u sklopu Microsoft 365) trajno izbrisanu poštu standardno čuva 14 dana, a administrator to može produljiti na najviše 30 dana. Nakon toga je nestala.
• Google Drive trajno briše datoteke koje su dulje od 30 dana u košu za smeće. Nakon pražnjenja koša administrator još 25 dana može vratiti datoteke; nakon toga ih prema Googleu više nije moguće obnoviti.

To su solidne zaštitne mreže za pogrešku od prošlog tjedna. No ako tek nakon dva mjeseca otkrijete da je bivši djelatnik ispraznio neku mapu, one više ne pomažu. Za svaku uslugu koju koristite provjerite što pružatelj sam navodi o čuvanju i vraćanju podataka, a pitajte pružatelja ako nešto nije jasno. Ako uslugu koristite za važne podatke, organizirajte vlastitu sigurnosnu kopiju ili redoviti izvoz.

U praksi: tako to izgleda

Kod primjer pružatelja WebOké postoji nekoliko vrsta sigurnosnih kopija koje postoje usporedno i rade na različite načine:

• WebOké Backups svake noći automatski izrađuje potpunu sigurnosnu kopiju hosting paketa: datoteka, baza podataka, poštanskih sandučića i postavki. Te sigurnosne kopije čuvaju se šifrirano na zasebnim poslužiteljima za pohranu u drugom podatkovnom centru, a sami možete vratiti podatke iz sigurnosnih kopija nastalih u posljednjih 30 dana.
• Osim toga, u DirectAdmin sučelju sami možete izraditi sigurnosnu kopiju. Ona se smješta unutar Vašeg vlastitog paketa, uračunava se u Vaš prostor za pohranu i time se nalazi na istom mjestu kao i izvornik. Takva kopija postaje prava dodatna kopija tek kad je preuzmete i pohranite negdje drugdje.
• U Nextcloud sustavu koš za smeće i verzije predstavljaju zaštitnu mrežu za svakodnevni rad: izbrisane datoteke i verzije ostaju dostupne do 31 dan (ranije nestaju ako je prostor potreban za druge svrhe). Sustavne sigurnosne kopije poslužitelja namijenjene su za krizne situacije i nisu dostupne klijentima. Priručnik sam preporučuje da za nezamjenjive datoteke čuvate i vlastitu kopiju.
• Dva ograničenja koja se navode u bazi znanja: e-poruka koja istog dana stigne i bude izbrisana ne nalazi se ni u jednoj noćnoj sigurnosnoj kopiji, a e-pošta koja se putem POP3 protokola nalazi samo na Vašem računalu također nije uključena.

Kod drugih pružatelja ovo može biti slično uređeno ili potpuno drugačije: drugi rokovi čuvanja, sigurnosne kopije samo uz doplatu, ili samo sigurnosna kopija za krizne situacije kojoj Vi sami nemate pristup. Pitajte svog pružatelja i zapišite odgovor u svoj popis.

Sažetak

• Sigurnosna kopija je odvojena kopija pomoću koje možete vratiti raniji stanje; sinkronizacija pak prenosi i pogreške i šifriranje svugdje.
• Koš za smeće i verzije u cloud uslugama korisni su, ali vremenski ograničeni i nisu zamjena za sigurnosnu kopiju.
• 3-2-1: tri kopije, dvije vrste pohrane, jedna na drugoj lokaciji.
• Prvo napravite popis svega na čemu Vaše poduzeće radi, uključujući e-poštu, baze podataka, cloud usluge i konfiguraciju.
• Kod cloud usluga Vi i dalje ostajete odgovorni za svoje podatke; provjerite što Vaš pružatelj čuva i koliko dugo.

Kviz

Zadatak

Zadatak D6.1: Vaš popis za sigurnosne kopije i 3-2-1 shema. Napravite tablicu svega na čemu Vaše poduzeće radi: datoteke, poštanski sandučići, web stranica i baza podataka, cloud usluge, konfiguracija i telefoni. Za svaki redak upišite gdje se nalazi, tko izrađuje sigurnosnu kopiju, koliko često, gdje se ta kopija čuva i koliko dugo. Za barem dvije cloud usluge pronađite što pružatelj sam navodi o čuvanju i vraćanju podataka. Označite svaki redak koji ne zadovoljava pravilo 3-2-1 i zapišite što ćete poduzeti.

Dodatno štivo

Koraci u WebOké člancima vrijede za okruženje WebOké; kod drugih pružatelja to može biti slično ili drugačije uređeno. Pitajte svog pružatelja.

• DirectAdmin priručnik 16.1: Koje sigurnosne kopije postoje kod WebOké
• Priručnik za WebOké 6.10: WebOké Backups: vraćanje datoteka
• Nextcloud priručnik 6.6: Sigurnosne kopije kod WebOké: što mi čuvamo i što možete sami učiniti
• WebOké sigurnosne kopije: pregled, vraćanje ili preuzimanje sigurnosne kopije
• Nizozemski NCSC, izrada strategije sigurnosnog kopiranja (nizozemski): https://www.ncsc.nl/back-up/een-back-up-strategie-opstellen
• Microsoft, Shared responsibility in the cloud (engleski): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
• Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (engleski): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (engleski): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users