Čuvanje poslovne e-pošte: obveza čuvanja i arhiviranje
Koliko dugo morate čuvati poslovnu e-poštu i smijete li jednostavno sve čuvati? U ovom članku saznat ćete što kažu obveza čuvanja i propisi o privatnosti, s Nizozemskom kao primjerom, te kako e-poštu praktično arhivirati. Ovo je opće objašnjenje, a ne pravni ili porezni savjet. Rokovi se razlikuju od zemlje do zemlje: raspitajte se u poreznoj upravi, kod svog knjigovođe ili računovođe.
1. Koja e-pošta podliježe obvezi čuvanja?
U mnogim zemljama poduzeće mora čuvati svoju poslovnu dokumentaciju određeni broj godina. E-pošta je dio toga ako sadrži dogovore ili podatke koji su važni za knjigovodstvo ili porez. Primjerice:
- ponude, potvrde narudžbi i dogovori o cijenama;
- računi koje šaljete ili primate e-poštom, zajedno s privicima;
- ugovori i njihove izmjene.
Newsletteri, reklame i obične interne poruke bez financijskih posljedica u pravilu ne moraju biti dio toga.
2. Koliko dugo? Primjer Nizozemske
| Što | Rok u Nizozemskoj |
|---|---|
| Poslovna dokumentacija, uključujući račune i poslovnu e-poštu s financijskim posljedicama | 7 godina |
| Podaci o nekretninama, poput poslovnog prostora | 10 godina |
- Rok počinje teći tek kada dokument više nije aktualan. Ugovor koji traje četiri godine čuvate te četiri godine, a nakon toga još 7 godina.
- Ako Vaše poduzeće prestane s radom, obveza čuvanja i dalje vrijedi.
- Digitalno čuvanje je dopušteno ako dokumente možete pokazati u razumnom roku i ako se ne mogu neprimjetno izmijeniti.
Pravila su objavljena na stranici nizozemske porezne uprave Belastingdienst. U drugim zemljama vrijede drugi rokovi.
3. Privatnost: ne dulje nego što je potrebno
E-pošta često sadrži osobne podatke. Prema Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR) osobne podatke ne čuvate dulje nego što je potrebno za svrhu u koju su prikupljeni. To nije u sukobu s obvezom čuvanja: ono što po zakonu morate čuvati, smijete i čuvati. No čuvati sve zauvijek samo zato što je to moguće nije svrha.
- Za svaku vrstu e-pošte odredite koliko Vam je dugo potrebna i to zabilježite.
- Uklonite e-poštu bez poslovne vrijednosti, primjerice stare prijave za posao ili poruke s kontaktnih obrazaca.
- Arhivu čuvajte jednako sigurno kao i poštanski sandučić: uz snažnu lozinku i sigurnosnu kopiju.
Više o GDPR-u i Vašoj web stranici pročitajte u članku GDPR za Vašu web stranicu: kolačići, vanjski sadržaj, obrasci i izjava o privatnosti.
4. Kako arhivirati e-poštu
Postoji nekoliko načina. Možete ih i kombinirati.
- Mapa arhive na poslužitelju. Premjestite staru e-poštu u mapu poput Arhiva ili Arhiva 2025. E-pošta tada ostaje dostupna u webmailu, na Vašem telefonu i u našoj noćnoj sigurnosnoj kopiji, ali se ubraja u prostor za pohranu Vašeg poštanskog sandučića. Pogledajte Mape u Vašem poštanskom sandučiću: Ulazna pošta, Poslano, Skice, Smeće, Neželjena pošta i Arhiva.
- Lokalna pohrana. Premjestite e-poštu u lokalnu mapu u svom programu za e-poštu, primjerice u .pst datoteku u Outlooku ili u Lokalne mape u Thunderbirdu. Time štedite prostor na poslužitelju, ali e-pošta je tada pohranjena samo na tom računalu. Pogledajte Lokalna pohrana e-pošte radi uštede prostora na poslužitelju e-pošte.
- Izvoz pojedinačnih poruka. Važnu poruku spremite kao .eml datoteku, zajedno s privicima. Pogledajte Izvoz poruke kao .eml i ponovni uvoz. Takve datoteke pohranite, primjerice, u stalnu mapu u svom Nextcloudu, uz ostalu poslovnu dokumentaciju.
5. Prestajete koristiti poštanski sandučić ili paket?
U tom slučaju izvezite e-poštu koju morate čuvati prije datuma isteka. Nakon datuma isteka paket se odmah gasi. Kako sve preuzeti, pročitajte u članku Odlazak iz WebOkéa: kako preuzeti svoje podatke.
Detaljno objašnjenje sa snimkama zaslona: Arhiviranje: mapa arhive na poslužitelju ili pst datoteka u priručniku za Outlook i Arhiviranje poruka u priručniku za webmail.
Želite naučiti više? Pohađajte besplatni tečaj Uredna e-pošta, lekcija 3.2 Pohrana, kvote i pun poštanski sandučić.