Pohrana, kvota i puna mailbox

Modul 3: Upravljanje Vašom mailbox · Vrijeme čitanja: 9 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete objasniti gdje odlazi prostor za pohranu mailbox, što je kvota, što pošiljatelj primijeti kada je Vaša mailbox puna, te izraditi plan čišćenja i arhiviranja koji ne dopušta da pošta nestane.

Ključni pojmovi: pohrana, kvota (po mailbox i po paketu), uporaba po mapi, privitci i base64, maksimalna veličina poruke (SIZE), poruka upozorenja, 452 4.2.2 i 552 5.2.2 (mailbox puna), 552 5.3.4 (poruka prevelika), čišćenje, arhiviranje, lokalna mapa, sigurnosna kopija

Gdje odlazi prostor?

Obična tekstualna poruka ima svega nekoliko kilobajta. Takvih poruka možete pohraniti stotine tisuća. Prostor gotovo uvijek nestaje zbog tri stvari:

1. Privitci. Fotografije, pdf-ovi, prezentacije. Jedna poruka s deset fotografija s telefona brzo naraste na 30 do 50 MB.
2. Poslana pošta. Svaki privitak koji pošaljete ostaje i u Vašoj mapi Sent. Pošaljete li ponudu od 8 MB na pet odvojenih poruka petorici klijenata, ona se nalazi pet puta.
3. Trash i neželjena pošta. Obrisana pošta ostaje u Trash sve dok ga ne ispraznite. Neželjena pošta (spam) ostaje u mapi Spam dok je filtar za neželjenu poštu ili Vi sami ne uklonite. Oboje se računa u ukupan prostor.

Četvrti, skriveni uzrok vidjeli ste u lekciji 3.1: poruke koje su označene kao obrisane, ali nikada trajno izbrisane.

Zašto privitak postaje veći

E-mail je izvorno osmišljen samo za tekst. Zbog toga se privitak (fotografija, pdf) pretvara u tekst pomoću base64 kodiranja. Pritom se svaka 3 bajta pretvaraju u 4 znaka. Privitak tako postaje otprilike trećinu veći, a uz prijelome redaka još malo više. Pdf od 15 MB na Vašem računalu u poruci zauzima nešto više od 20 MB.

To je važno kod ograničenja. Ako primatelj kaže "maksimalno 25 MB", misli se na veličinu cijele poruke nakon pretvorbe. Privitak od 20 MB tada više neće proći.

Dvije vrste granica

Kvota: koliko smijete pohraniti?

Kvota je najveća dopuštena pohrana jedne mailbox. Obično postoje dvije razine:

• Sama mailbox. Možete postaviti granicu po mailbox, primjerice 2 GB za opću adresu, kako jedna mailbox ne bi potrošila sav prostor.
• Paket ili pretplata. Sve mailbox zajedno (a kod paketa hostinga i web stranica, baze podataka i sigurnosne kopije) dijele ukupnu pohranu. Ako je ona puna, velika kvota po mailbox više ne pomaže.

Kod poslovne usluge e-pošte u oblaku to je često uređeno po korisniku, s određenom količinom po licenci. Načelo je isto.

Veličina poruke: koliko velika smije biti jedna poruka?

Neovisno o pohrani, svaki mail poslužitelj ima najveću dopuštenu veličinu poruke. Ona vrijedi i kod slanja (Vaš poslužitelj) i kod primanja (poslužitelj primatelja). Manja od te dvije vrijednosti određuje hoće li poruka proći. Mail poslužitelji svoju granicu objavljuju na početku SMTP razgovora putem proširenja SIZE (vidi lekciju 1.2), primjerice 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Često korištene granice kreću se između 20 i 50 MB. Gmail primjerice dopušta slanje privitaka do 25 MB; veće datoteke Gmail sam postavlja kao poveznicu na Google Drive. Nikada nemojte pretpostaviti da primatelj može primiti više od 20 MB. Za velike datoteke bolji je izbor poveznica za preuzimanje (primjerice iz Vaše pohrane u oblaku): nema ograničenja, nema dvostruke pohrane, a poveznicu kasnije možete i povući.

Što se događa kada je mailbox puna?

Najprije obično dobijete upozorenje: poruku s poslužitelja da se približavate određenom pragu, primjerice 90%. Kod poslužitelja s Exim (kao DirectAdmin) riječ je o engleskom tekstu The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Ako je mailbox stvarno puna, poslužitelj odbija novu poštu. Ovisi o poslužitelju hoće li to biti privremeno ili trajno:

Kod X.2.2 u proširenim statusnim kodovima (RFC 3463) znači upravo ovo: "mailbox puna". Modul 6 detaljnije obrađuje odbijene pošiljke (bounces).

Obratite pažnju na razliku s prevelikom porukom: 552 5.3.4 Message too big znači da je poruka veća od onoga što poslužitelj dopušta. Čišćenje tada ne pomaže; pošiljatelj mora datoteku poslati na drugi način.

I pripazite: punu mailbox sami često nećete primijetiti. Vi i dalje možete slati poštu i čitati staru poštu. Pogrešku dobivaju pošiljatelji, a klijent koji je tri puta dobio odbijenu pošiljku (bounce) ne mora uvijek nazvati.

Čišćenje bez žaljenja

Redoslijed koji gotovo uvijek funkcionira:

1. Pogledajte gdje je prostor zauzet. U webmail sučelju ili klijentskom panelu često vidite uporabu po mapi. Obično su Sent, Trash ili jedna stara mapa s privicima na vrhu.
2. Ispraznite Trash i Spam. To je najbrži dobitak i ne košta ništa.
3. Potražite velike poruke. U većini webmail sučelja i programa možete sortirati po veličini. Privitak koji Vam je potreban spremite u svoje datoteke i obrišite poruku, ili obrišite samo privitak (Thunderbird i Apple Mail mogu ukloniti privitak iz poruke).

4. Arhivirajte stare godine. Pošta koju želite zadržati, ali rijetko Vam je potrebna, može ići u arhivu. Imate dvije mogućnosti:

   • arhivsku mapu na poslužitelju: ostaje vidljiva posvuda, ali se i dalje računa u pohranu;
   • lokalnu mapu na Vašem računalu (Thunderbird: Local Folders; Apple Mail: On My Mac; Outlook: datoteka podataka .pst). Ona se više ne računa u pohranu, ali nalazi se samo na tom jednom računalu. U tom slučaju sami pobrinite se za sigurnosnu kopiju tog računala. Bez sigurnosne kopije lokalno arhiviranje zapravo je samo preseljenje na jedan tvrdi disk.
5. Tek nakon toga prilagodite kvotu, ako je to još potrebno i ako Vaš paket ima prostora za to.

Masovno čišćenje jednim gumbom u panelu (primjerice "izbriši sve starije od godinu dana u Inbox") korisno je, ali nepovratno. Kod IMAP-a pošta odmah nestaje sa svih Vaših uređaja. Najprije sačuvajte ono što Vam je potrebno.

Obveza čuvanja

Poduzetnik mora čuvati poslovnu dokumentaciju (knjigovodstvo i pripadajuće isprave) u skladu s poreznom obvezom čuvanja u Vašoj zemlji (često 7 do 10 godina), a pod to može spadati i poslovna pošta, poput ponuda, potvrda narudžbi i računa. Zato to nemojte olako ukloniti. Smjestite to u arhivu sa sigurnosnom kopijom, ili sačuvajte privitke u svojoj dokumentaciji.

U praksi: ovako to izgleda u panelu

U DirectAdmin kod E-mail Accounts vidite stupac Usage po mailbox, a na vrhu ukupan zbroj. Putem tri točkice iza mailbox i Change Limits postavljate kvotu u MB, ili označite Max kako bi mailbox mogla koristiti slobodan prostor paketa. Pomoću Purge u jednom koraku brišete staru poštu iz mape. U Moj WebOké vidite pohranu paketa. Kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan: potražite "pohrana", "kvota" ili "veličina mailbox" u panelu ili upravljačkom sučelju.

Sažetak

• Prostor najviše nestaje zbog privitaka, poslane pošte, Trash i neželjene pošte.
• Privitci u poruci postaju otprilike trećinu veći zbog base64 kodiranja.
• Postoji kvota po mailbox i ukupna kvota za paket; vrijedi strože ograničenje.
• Puna mailbox odbija poštu: privremeno (452 4.2.2) ili trajno (552 5.2.2). To primjećuje pošiljatelj, a Vi često ne.
• Čistite ovim redoslijedom: provjerite, ispraznite Trash i Spam, uklonite velike poruke, arhivirajte, i tek onda povećajte kvotu. Lokalna arhiva treba vlastitu sigurnosnu kopiju.

Kviz

Zadatak

Zadatak O3.2: Izmjerite svoj prostor za pohranu i izradite plan čišćenja. Provjerite koliko prostora za pohranu koristi Vaša mailbox i koja je granica (mailbox i paketa ili pretplate). Zabilježite tri mape koje zauzimaju najviše prostora i pronađite svojih deset najvećih poruka. Zatim izradite plan čišćenja: što ćete obrisati, što arhivirate, gdje će arhiva biti smještena i kako je ta arhiva zaštićena sigurnosnom kopijom? Vodite računa o tome što morate poslovno čuvati.

Dodatno štivo

Koraci u ovim člancima vrijede za panele WebOké; kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan.

• DirectAdmin priručnik 7.3: Prostor za pohranu po poštanskom sandučiću i što se događa kada je pun
• Obavijest: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-pošta odbijena: message too big
• Kako provjeriti potrošnju e-pošte?
• Čišćenje poštanskog sandučića radi oslobađanja prostora u DirectAdminu
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)