Arhiviranje: mapa za arhivu na poslužitelju ili pst datoteka

Želite li očistiti ulaznu poštu, a sačuvati staru e-poštu? Tada je možete arhivirati. Uz adresu e-pošte tvrtke WebOké imate dva načina. Razlikuju se po tome gdje se Vaša e-pošta nakon toga nalazi.

Način 1: mapa za arhivu na poslužitelju (preporučeno)

U Outlooku uz svoju adresu e-pošte izradite mapu, na primjer Arhiva ili Arhiva 2025, i povucite staru e-poštu u nju. Ta se mapa nalazi na našem poslužitelju.

• Arhivu vidite na svakom računalu, na telefonu i u web-pošti.
• Obuhvaćena je sigurnosnim kopijama Vašeg paketa.
• Ipak se ubraja u prostor za pohranu Vašeg poštanskog sandučića (pogledajte Mape, poslana pošta i puni pretinac).

Mnoge verzije Outlooka imaju i gumb Archive. On premješta poruku u mapu za arhivu. Kod IMAP računa Outlook ponekad najprije pita koja bi to mapa trebala biti. Tada odaberite mapu ispod svoje adrese e-pošte, a ne mapu na svom računalu.

Način 2: pst datoteka na Vašem računalu

Klasični Outlook može spremiti e-poštu u Outlook Data File, datoteku koja završava na .pst. Ta se datoteka nalazi na Vašem računalu, a ne na našem poslužitelju.

• To je korisno ako se Vaš poštanski sandučić puni, a stara e-pošta više ne mora biti na poslužitelju.
• Ali: tu e-poštu tada vidite samo na tom računalu. Ne na telefonu niti u web-pošti.
• Ako se Vaše računalo pokvari ili se datoteka ošteti, ta je e-pošta izgubljena. Pst datoteka nije obuhvaćena našim sigurnosnim kopijama. Stoga sami izradite njezinu sigurnosnu kopiju (pogledajte Strategija sigurnosnih kopija: pravilo 3-2-1 za Vaše poduzeće).

U klasičnom Outlooku pst datoteku izrađujete putem File, Open & Export i zatim Import/Export, uz odabir izvoza u datoteku. Osim toga postoji i funkcija AutoArchive, koja staru e-poštu automatski premješta u pst datoteku. Uključite je samo ako znate gdje se ta datoteka nalazi i imate njezinu sigurnosnu kopiju.

Pst datoteke i novi Outlook

Novi Outlook može koristiti pst datoteke samo u ograničenoj mjeri. Microsoft među ostalim navodi kao uvjet da je na Vašem računalu instaliran i klasični Outlook te da imate pretplatu na Microsoft 365. Želite li prijeći na novi Outlook, najprije u klasičnom Outlooku vratite e-poštu iz svojih pst datoteka u mapu na poslužitelju. Tada ćete je u novom Outlooku vidjeti automatski.

Savjet: Klasični Outlook IMAP račun sprema i u datoteku koja završava na .ost. To je samo kopija onoga što se nalazi na poslužitelju. Ako se ta datoteka ošteti, Outlook može sve ponovno preuzeti s poslužitelja. Datoteka .pst nešto je drugo: e-pošta se često nalazi samo u njoj.