Outlook: novi i klasični

Modul 2: Postavljanje Vaše mailbox · Vrijeme čitanja: 10 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete postaviti IMAP mailbox u novom i klasičnom Outlooku za Windows te u Outlooku za Mac, i znat ćete koja je razlika u tome gdje Vaša pošta i lozinka završavaju.

Ključni pojmovi: novi Outlook, klasični Outlook, Outlook za Mac, Outlook aplikacija na telefonu, sinkronizacija s Microsoft Cloudom, IMAP, Exchange, .ost i .pst datoteka, ručno postavljanje

Dva programa s istim imenom

"Outlook" je danas zbirni naziv. Na računalu s Windowsima možete naići na dva vrlo različita programa:

Stare Windows aplikacije Mail i Kalendar od kraja 2024. više nisu podržane; tko je njih koristio, automatski prelazi na novi Outlook. Zbog toga mnogi ljudi imaju novi Outlook iako to nisu sami odabrali.

Što znači "putem Microsoftovog oblaka"

Ovo je najvažnija razlika, a malo ljudi je zna. Klasični Outlook, Thunderbird i Apple Mail sami se povezuju s Vašim IMAP serverom. Vaša lozinka nalazi se samo na Vašem vlastitom računalu.

Novi Outlook radi drugačije. Microsoft to naziva "sinkronizacijom Vašeg računa s Microsoft Cloudom": server tvrtke Microsoft u Vaše ime prijavljuje se na Vaš mail server, preuzima Vašu poštu i čuva kopiju u Microsoftovim podatkovnim centrima. Novi Outlook na Vašem računalu zatim komunicira s Microsoftom, a ne s Vašim vlastitim mail serverom. Za to Microsoft dobiva Vašu e-mail adresu, Vašu lozinku te kopiju Vaše pošte, kalendara i kontakata. Microsoft sam navodi da se na te podatke tada primjenjuju njegovi vlastiti uvjeti korištenja i izjava o privatnosti. Isto vrijedi i za Outlook aplikaciju na iPhoneu i Androidu te, osim ako to ne isključite, za Outlook za Mac.

Posljedice koje ćete primijetiti u praksi:

• Kašnjenje. Nova pošta ponekad se pojavi tek nakon nekog vremena, jer je Microsoft prvo mora preuzeti.
• Nejasne poruke o pogrešci. Ako se Microsoft ne uspije prijaviti, vidjet ćete samo "nešto je pošlo po krivu". Nećete vidjeti radi li se o lozinci, priključku (port) ili certifikatu.
• Pokušaji prijave s nepoznate IP adrese. Vaš mail server vidi pokušaje prijave sa servera tvrtke Microsoft, a ne s Vašeg vlastitog internetskog priključka. Nakon nekoliko neuspjelih pokušaja takav server može biti blokiran, pa onda sustav neće raditi duže vrijeme.
• Privatnost i propisi. Za neke organizacije (zdravstvo, javna uprava, odvjetništvo) poslovna pošta ne smije jednostavno završiti kod treće strane. U tom je slučaju novi Outlook s IMAP računom problem s obzirom na GDPR obveze.

Ako to ne želite, koristite klasični Outlook (dok god ga Microsoft nudi), Thunderbird (lekcija 2.5) ili na Macu Apple Mail (lekcija 2.3). Kod Outlooka za Mac, prilikom dodavanja IMAP računa možete isključiti sinkronizaciju s Microsoft Cloudom.

Postavljanje klasičnog Outlooka

1. Kliknite na Datoteka (File) pa zatim Dodaj račun (Add Account).
2. Upišite svoju e-mail adresu. Kliknite na Napredne mogućnosti (Advanced Options) i označite Ručno postavi moj račun (Let me set up my account manually). Kliknite na Poveži se (Connect).
3. Odaberite IMAP.
4. Dolazna pošta: naziv servera, priključak 993, metoda enkripcije SSL/TLS.
5. Odlazna pošta: naziv servera, priključak 587 sa STARTTLS (ili 465 sa SSL/TLS).
6. Kliknite na Dalje (Next), unesite lozinku mailbox, kliknite na Poveži se (Connect). Ako Outlook zatraži korisničko ime, unesite svoju punu e-mail adresu.

Ako dođete do starijeg prozora Postavke računa (Account Settings), odaberite novi račun tipa IMAP i unesite iste podatke. Pod Više postavki (More Settings), kartica Poslužitelj odlazne pošte (Outgoing Server), uključite da odlazni server zahtijeva provjeru autentičnosti, s istim postavkama kao dolazni server.

Postavljanje novog Outlooka

1. Otvorite Postavke (Settings) (ikona zupčanika) pa zatim Accounts.
2. Odaberite Dodaj račun (Add Account), upišite svoju e-mail adresu, kliknite na Nastavi (Continue).
3. Odaberite IMAP kada Outlook pita o kojoj vrsti računa se radi.
4. Otvorite napredne postavke (ili "više opcija") kako biste sami unijeli servere.
5. Dolazno: naziv servera, priključak 993, SSL/TLS. Odlazno: naziv servera, priključak 587 STARTTLS ili 465 SSL/TLS. Za oboje unesite svoju punu e-mail adresu i lozinku.
6. Kliknite na Nastavi (Continue). Outlook traži dopuštenje za sinkronizaciju računa s Microsoft Cloudom. Bez tog dopuštenja dodavanje neće uspjeti.

Zamke kod Outlooka

Outlook sam bira Exchange ili Microsoft 365. Outlook prvo pokušava autodiscover (lekcija 2.1). Ako ne pronađe ništa ili pronađe nešto pogrešno, ponekad pretpostavlja da je Vaša adresa Microsoft račun i i dalje traži Microsoft lozinku. Obična mailbox kod hosting tvrtke nije Exchange račun. Uvijek ručno odaberite IMAP (ili POP3).

Poslana pošta nalazi se lokalno. U starijim verzijama ili kod pogrešnog povezivanja mapa, Outlook smješta poslanu poštu u mapu "Verzonden items (Poslano)" na Vašem računalu umjesto u mapu Poslano na serveru. Tada tu poštu ne vidite na telefonu. Kako to ispraviti, opisano je u lekciji 3.1.

.ost i .pst datoteka. Klasični Outlook čuva IMAP račun u .ost datoteci: kopiju onoga što se nalazi na serveru, koju Outlook sam može ponovno izgraditi. POP3 račun ili arhiva nalazi se u .pst datoteci: to je jedino mjesto gdje se ta pošta nalazi. Od .pst datoteke stoga svakako napravite sigurnosnu kopiju. Oštećenu .ost datoteku možete jednostavno izbrisati; Outlook će sve ponovno preuzeti sa servera.

Velike mailbox. Klasični Outlook kod IMAP računa omogućuje postavljanje koliko se pošte čuva offline na Vašem računalu (na primjer, zadnjih 12 mjeseci). Ako je taj period kratko postavljen, starija pošta djeluje kao da nedostaje, dok se zapravo nalazi na serveru. Tada vidite poruku da na serveru ima više stavki. Postavite dulji period u postavkama računa ako želite pretraživati i staru poštu na svom računalu.

Nova lozinka. Ako ste promijenili lozinku mailbox, Outlook obično sam zatraži novu. U klasičnom Outlooku to mijenjate putem Datoteka (File), Postavke računa (Account Settings), u novome putem Postavke (Settings), Accounts. Ne zaboravite na ostale Vaše uređaje, inače server možda blokira Vašu IP adresu (lekcija 1.4).

Outlook za Mac i na telefonu

Outlook za Mac postavljate putem izbornika Outlook, Postavke (Settings), Accounts, znak plus, Novi račun (New Account). Odaberite IMAP i unesite iste podatke. Obratite pozornost na kvačicu za sinkronizaciju s Microsoft Cloudom.

Outlook aplikacija na iPhoneu i Androidu uvijek radi putem Microsoftovog oblaka. Na telefonu je ugrađena aplikacija za poštu (Apple Mail, Gmail aplikacija) obično jednostavniji izbor (lekcije 2.3 i 2.4).

U praksi: Outlook s hosting mailbox

Kod mailbox tvrtke WebOké u Outlook unosite: IMAP, naziv Vaše domene ili naziv servera Vašeg paketa, priključak 993 SSL/TLS, odlazno 587 STARTTLS ili 465 SSL/TLS, Vašu punu e-mail adresu i lozinku mailbox. S novim Outlookom veza ide putem Microsofta, pa mail server vidi pokušaje prijave s Microsofta. Kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan; razlikuje se samo naziv servera.

Sažetak

• Postoje dva Outlooka za Windows: klasični (izravno na Vaš mail server) i novi (putem Microsoftovog oblaka).
• Novi Outlook daje Microsoftu Vašu lozinku i kopiju Vaše pošte. Ako to ne želite, koristite klasični Outlook, Thunderbird ili Apple Mail.
• Uvijek ručno odaberite IMAP; hosting mailbox nije Exchange račun.
• .ost je kopija sa servera, .pst je često jedino mjesto gdje se pošta nalazi: napravite sigurnosnu kopiju toga.

Kviz

Zadatak

Zadatak O2.2: Postavljanje i provjera Outlooka. Koristite li Outlook? Provjerite koju verziju imate (klasičnu, novu, Mac ili aplikaciju) i postavite svoju mailbox ili provjerite postojeće postavke. Popunite kontrolni popis: vrsta računa, dolazni server i priključak, odlazni server i priključak, sigurnost, korisničko ime za dolazno i odlazno, je li uključena provjera autentičnosti za odlazno, te prolazi li račun putem Microsoft Clouda. Na kraju odgovorite: je li to za Vas ili Vašu organizaciju problem, i zašto? Program će zatim prikazati kriterije.

Dodatna literatura

Koraci u ovim člancima vrijede za ploče (panele) tvrtke WebOké; kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan.

• DirectAdmin priručnik 8.2: Outlook za Windows (novi i klasični)
• DirectAdmin priručnik 8.3: Apple Mail i Outlook na Macu
• Dodavanje poštanskog sandučića u Outlook
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (Microsoftovo objašnjenje sinkronizacije putem oblaka)