Preseljenje e-pošte: plan

Modul 8: Preseljenje i uređenje Vaše domene · Vrijeme čitanja: 11 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete isplanirati preseljenje Vaše e-pošte kod drugog pružatelja usluga: što prethodno popisati, kojim redoslijedom raditi i što se ne prenosi samo od sebe.

Ključni pojmovi: inventar (mailboxovi, aliasi, preusmjeravanja, catch-all, autoresponderi, filteri), veličina mailbox i prostor za pohranu, lozinke, prethodno smanjenje TTL-a, redoslijed (izrada, prva kopija, promjena MX-a, druga kopija, uređaji), kalendar i kontakti (bez IMAP-a), POP3 pošta na računalu, Microsoft 365 i Gmail (prijava umjesto lozinke), DNS zapisi koji se moraju prenijeti, komunikacija

Što zapravo preseljavate?

"Preseljenje moje pošte" zvuči kao jedna stvar, ali zapravo ih je najmanje pet:

1. Same mailbox, sa svim mapama i porukama koje se nalaze na poslužitelju.
2. Adrese oko njih: aliasi, preusmjeravanja, catch-all, mailing liste, autoresponderi i filteri na poslužitelju. Oni se nalaze u panelu Vašeg starog pružatelja usluga i nikada se ne prenose automatski.
3. DNS Vaše e-pošte: MX, SPF, DKIM, DMARC, eventualno autodiscover, autoconfig ili SRV zapisi. Nakon preseljenja oni moraju odgovarati novom pružatelju usluga.
4. Vaši uređaji: svako računalo, telefon i tablet na kojem je postavljena mailbox, plus sve što šalje poštu putem SMTP-a (Vaša web stranica, pisač ili skener, knjigovodstveni program).
5. Ono što nije pošta: kalendari i kontakti. Kod Microsoft 365, Google i mnogih drugih pružatelja usluga nalaze se u istom računu, ali se ne prenose putem IMAP-a. Njih preseljavate zasebno.

Tko misli samo na točku 1, nakon preseljenja otkrit će da factuur@ više ne preusmjerava poštu knjigovođi, da skener više ne može slati poštu, ili da je kalendar cijele tvrtke prazan.

Korak 1: inventar

Prvo napravite popis. Tablica s jednom adresom po retku dobro funkcionira:

Popunite i sljedeće:

• Veličinu svake mailbox. Vaša nova mailbox mora biti dovoljno velika, s prostorom za rast (lekcija 3.2). Kopiranje koje stane na pola puta jer je nova mailbox puna najčešći je razlog zbog kojeg preseljenje zapne.
• Tko radi s POP3. Kod POP3-a pošta se često nalazi samo na tom jednom računalu, a više nije na poslužitelju (lekcija 1.3). Kopija s poslužitelja tu poštu, dakle, neće prenijeti. Nju morate prenijeti iz samog programa za e-poštu.
• Što još šalje poštu. Web stranica, web trgovina, skener, blagajnički sustav, nadzor. Svaki od njih ima SMTP podatke koji se nakon preseljenja mijenjaju.
• Posebne DNS zapise koje je Vaš stari pružatelj usluga postavio za Vašu e-poštu, i zapise drugih usluga (DKIM newslettera, verifikacije) koji moraju ostati.

Odmah pospremite: adrese koje nitko više ne koristi ne morate preseljavati. A preseljenje je idealan trenutak da ukinete catch-all.

Korak 2: reguliranje pristupa

Da bi se pošta mogla kopirati, program se mora prijaviti na staru mailbox. Kod većine pružatelja usluga to ide s adresom e-pošte i lozinkom putem IMAP-a. Dvije važne iznimke:

• Gmail i Google Workspace ne dopuštaju vanjskim programima prijavu s Vašom običnom lozinkom. Izrađujete lozinku za aplikacije, za koju dvostruka provjera identiteta mora biti uključena. U Google Workspace administrator je to možda isključio.
• Outlook.com, Hotmail, Live i Microsoft 365 za IMAP više ne prihvaćaju lozinku, pa ni lozinku za aplikacije. Prijavljujete se kod Microsofta (OAuth) i privremeno dajete pristup programu. Kod poslovnog okruženja administrator možda mora dati dozvolu.

Ne znate više lozinke? Postavite ih ponovno prije preseljenja i sigurno ih zapišite (upravitelj lozinki, lekcija 3.4).

Korak 3: prethodno smanjenje TTL-a Vašeg MX zapisa

Promjena MX-a (lekcija 8.2) trenutak je u kojem nova pošta počinje stizati negdje drugdje. Resolveri pamte stari MX odgovor onoliko dugo koliko kaže TTL (DNS tečaj, lekcija 6.1). Ako je on postavljen na dan, dio pošiljatelja će još dan dana dostavljati poštu Vašem starom pružatelju usluga.

Zato nekoliko dana unaprijed smanjite TTL Vaših MX zapisa, na primjer na 300 sekundi. To učinite najmanje jedan stari TTL prije promjene: ako je TTL sada postavljen na 86400 (jedan dan), smanjite ga najkasnije dan unaprijed. Nakon preseljenja vratite ga na uobičajenu vrijednost, poput 3600.

Ako preseljavate cijelu domenu kod drugog pružatelja usluga (promjena nameservera), brzinu određuje TTL nameservera kod registra. Njega ne možete sami smanjiti; računajte tada na prijelazno razdoblje od dan ili više (DNS tečaj, lekcija 6.3).

Korak 4: redoslijed

Redoslijed koji donosi najmanji rizik:

1. Izradite nove mailboxove, aliase i preusmjeravanja kod novog pružatelja usluga, s istim imenima. Na DNS-u još ništa ne mijenjajte. Stare mailbox i dalje normalno rade.
2. Prva kopija svih mailboxova (lekcija 8.2). To može trajati satima. Nitko to neće primijetiti.
3. Pripremite DNS: postavite zapise za SPF, DKIM i DMARC novog pružatelja usluga unaprijed, gdje je moguće uz stare. Pazite: SPF nakratko mora sadržavati oba pružatelja usluga (jedan zapis, lekcija 4.2). DKIM može postojati usporedno, jer svaki pružatelj usluga ima vlastiti selektor.
4. Promijenite MX u mirnom trenutku, na primjer petkom poslijepodne ili navečer. Od tog trenutka nova pošta stiže kod novog pružatelja usluga.
5. Druga kopija nakon jednog dana, kada je stari TTL sigurno istekao. Ona prenosi poštu koja je u međuvremenu još stigla kod starog pružatelja usluga. Poruke koje su već kopirane bit će preskočene.
6. Prebacite uređaje: novi računi u programima za e-poštu, prilagodite web stranicu i skener, uklonite stare račune (lekcija 8.2).
7. Pospremite: uklonite starog pružatelja usluga iz SPF-a, uklonite stare DKIM zapise, vratite TTL na normalnu vrijednost.
8. Otkažite staru mailbox tek kada sve nesmetano radi nekoliko tjedana. Do tada tamo imate potpunu kopiju.

Česta greška je obrnuti redoslijed: prvo preseliti MX ili domenu, a tek onda izraditi mailboxove. Tada se pošta u međuvremenu odbija s 550 5.1.1 (adresa ne postoji), a pošiljatelji dobivaju povratnu poruku (bounce).

Kalendar, kontakti i lokalna pošta

Kalendar i kontakti prenose se putem drugih protokola (CalDAV, CardDAV, ili vlastita integracija Microsofta i Googlea). Izvezite ih zasebno prije preseljenja: datoteku .ics po kalendaru i datoteku .vcf za kontakte, te ih uvezite kod novog pružatelja usluga ili u svoj novi program za kalendar. Dijeljene kalendare i pozive na sastanke morate ponovno dijeliti.

Pošta koja se nalazi samo na računalu (POP3, ili mape koje su u Outlooku pohranjene kao .pst datoteka na računalu) prenosite iz programa za e-poštu: dodajte novu mailbox kao IMAP račun i prevucite mape u nju. Ili izvezite .pst datoteku i uvezite je.

Obavijestite korisnike

Unaprijed recite korisnicima što će se dogoditi: kada je promjena, da moraju postaviti novi račun na telefonu i prijenosnom računalu, te koga mogu nazvati ako nešto ne radi. Jednostavna uputa s novim postavkama (lekcija 2.1) sprečava mnoga pitanja.

U praksi: tako to izgleda kod jednog pružatelja usluga

Kod WebOké mailboxove izrađujete u DirectAdmin ili Moj WebOké, a poštu kopirate alatom za preseljenje e-pošte u Moj WebOké (koji se može prijaviti i kod Microsofta) ili alatom IMAPSync Migrations u DirectAdmin. Drugi pružatelji usluga imaju slične alate za migraciju, ili koristite zaseban program. Plan koraka iznad jednak je posvuda.

Sažetak

• Preseljenje obuhvaća mailboxove, adrese oko njih, DNS, uređaje te kalendar i kontakte.
• Napravite inventar s veličinom, POP3 korisnicima, preusmjeravanjima i svime što šalje poštu putem SMTP-a.
• Regulirajte pristup: lozinka za aplikacije za Gmail, prijava kod Microsofta za Outlook i Microsoft 365.
• Smanjite TTL Vašeg MX-a dobro unaprijed. Redoslijed: izrada, prva kopija, priprema DNS-a, promjena MX-a, druga kopija, uređaji, pospremanje, tek onda otkazivanje.
• Kalendari, kontakti i lokalno pohranjena pošta ne prenose se putem IMAP-a.

Kviz

Zadatak

Zadatak O8.1: Izrada plana selidbe. Za svoju vlastitu domenu (ili za primjer tvrtke iz ove lekcije) izradite inventar sa stupcima iz tablice iznad i vremensku crtu s datumima za: smanjenje TTL-a, izradu mailboxova, prvu kopiju, promjenu MX-a, drugu kopiju, uređaje, pospremanje i otkazivanje. Odgovorite i na sljedeće: tko radi s POP3, što šalje poštu putem SMTP-a, te kako preseljavate kalendar i kontakte? Nakon toga dobit ćete kontrolni popis s točkama koje sadrži dobar plan.

Dodatna literatura

Koraci u ovim člancima vrijede za panele WebOké; kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan.

• DirectAdmin priručnik 10.1: Prijenos Vaše e-pošte: mogućnosti
• Priručnik za WebOké 7.2: Prijenos e-pošte na WebOké (i s Microsofta 365)
• Preseljenje domene, web stranice i e-pošte zajedno bez prekida rada: plan po koracima
• Primanje e-pošte tijekom preseljenja Vaše domene
• Besplatni DNS tečaj 6.3: DNS kod prijenosa domene
• Besplatni DNS tečaj 6.1: TTL i predmemorija