Mape i sinkronizacija: zašto imate dvije mape "Sent"

Modul 3: Upravljanje Vašom mailbox · Vrijeme čitanja: 9 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete objasniti kako IMAP mape rade na poslužitelju, postaviti da Vaš program za e-poštu koristi ispravne posebne mape i izbjeći da pošta bude dvostruka ili da nestane.

Ključni pojmovi: IMAP mapa, popis mapa na poslužitelju, posebne mape (Sent, Trash, Drafts, Spam, Archive), special-use (RFC 6154), povezivanje mapa, pretplata na mape, brisanje i trajno brisanje (expunge), razdoblje sinkronizacije, offline kopija

Gdje se zapravo nalaze Vaše mape?

U lekciji 1.3 vidjeli ste razliku između IMAP-a i POP3. Kod IMAP-a Vaša se pošta nalazi na poslužitelju, a program za e-poštu prikazuje što se tamo nalazi. To vrijedi i za mape. Ako u Thunderbirdu napravite mapu "Ponude", Thunderbird tu mapu stvara na poslužitelju. Vaš telefon je nakon toga također vidi, kao i webmail.

To je upravo ono što želite. No to također znači: program za e-poštu može na poslužitelju stvoriti mape koje niste namjeravali. A ako se dva programa ne slažu oko toga kako se mapa zove, dobit ćete dvije mape.

Nekoliko stvari koje treba znati o mapama na IMAP poslužitelju:

• Inbox se na poslužitelju uvijek zove INBOX. To je jedina mapa s fiksnim nazivom. Vaš program ga prevodi u "Primljeno", "Inbox" ili "Dolazno".
• Sve druge mape imaju slobodan naziv. Poslužitelj ne poznaje "pravu" Sent mapu, osim ako to sam ne naznači (vidi dolje).
• Podmape su odvojene znakom, obično točkom ili kosom crtom: INBOX.Offertes ili Offertes/2026. To se rijetko vidi, ali objašnjava zašto neki programi sve mape prikazuju ispod Inboxa.
• Program ponekad prikazuje samo mape na koje je pretplaćen. Mapa koja se nalazi na poslužitelju, ali na koju niste pretplaćeni, tada izgleda kao da je nestala.

Problem s posebnim mapama

Vašem programu za e-poštu potrebno je nekoliko mapa da bi radio:

Svaki program ima vlastite preferencije. Apple Mail sam po sebi koristi druge nazive od Outlooka, a Outlook opet druge od Gmail aplikacije. Ako postavite svoju mailbox na tri uređaja bez obraćanja pažnje, može se dogoditi sljedeće:

• Outlook stavlja poslanu poštu u Sent Items.
• Vaš iPhone stavlja poslanu poštu u Sent Messages.
• Webmail stavlja poslanu poštu u Sent.

Tada imate tri Sent mape, a na svakom uređaju vidite samo dio onoga što ste poslali. To je najčešća pritužba na IMAP: "na telefonu ne vidim što sam poslao/la s računala".

Rješenje: special-use

Od 2011. godine postoji proširenje IMAP-a kojim poslužitelj označava koja je mapa za što: special-use (RFC 6154). Poslužitelj tada primjerice kaže "ova mapa se zove Sent i ima funkciju \Sent". Moderan program za e-poštu to preuzima i više ne stvara vlastitu mapu.

Većina mail poslužitelja ovo podržava, kao i većina programa. No i dalje često dolazi do problema kod:

• mailbox koji postoji već godinama i u kojem su stari programi već stvorili vlastite mape;
• mailbox koji je preseljen od drugog pružatelja usluga, gdje su se mape drugačije zvale;
• programa koje ste ručno postavili prije nego što je poslužitelj počeo davati special-use oznake;
• POP3 (ondje ne postoje mape na poslužitelju, pa svaki uređaj lokalno čuva vlastitu Sent mapu).

Samostalno ispravno povezivanje mapa

Imate li već dvostruke mape, ili niste sigurni? Tada odaberite jednu mapu po funkciji i svakom programu recite koja je to mapa. Najbolje je odabrati mapu koju sam poslužitelj označava. Nju prepoznajete u webmailu: ondje se Sent mapa obično nalazi na vrhu s vlastitom ikonom.

Gdje to postavljate?

• Thunderbird: postavke računa, Vaš račun, Kopije i mape (Sent, Drafts, Archive) i Postavke poslužitelja (što se događa s obrisanim porukama i u koju mapu).
• Apple Mail na Macu: Postavke, Računi, Vaš račun, Ponašanje mailboxa (Mailbox Behaviors). Na iPhoneu: Postavke, Mail, Računi, Vaš račun, sam račun, Napredno (Advanced), pa po funkciji odaberite mapu na poslužitelju.
• Klasični Outlook: kod IMAP računa u postavkama računa (Više postavki, Napredno) birate putanju glavne mape i mapu za obrisane stavke. Za poslane stavke klasični Outlook u mnogim verzijama nema izbor: koristi mapu koju poslužitelj označi, a inače vlastitu.
• Gmail aplikacija: radi s mapom koju poslužitelj označi; ne možete je postaviti po mapi.

Nakon toga premjestite poštu iz suvišnih mapa u odabranu mapu i obrišite prazne mape. To napravite na jednom uređaju (najbolje u webmailu ili na računalu) i pričekajte da to preuzmu ostali uređaji.

Brisanje radi u dva koraka

Kod IMAP-a brisanje je zapravo postavljanje oznake. Poruka dobiva oznaku obrisano (\Deleted), ali i dalje se nalazi na poslužitelju. Tek kada program izda naredbu expunge, poruka je stvarno uklonjena. Većina programa radi na sljedeći način:

1. Pritisnete Obriši. Program premješta poruku u Trash (zapravo: kopira je u Trash i označava original kao obrisan).
2. Original se trajno briše (expunge) odmah ili prilikom zatvaranja.
3. Tek kada ispraznite Trash, poruka nestaje s poslužitelja.

Neki su programi drugačije postavljeni. Tada vidite poruke prekrižene crtom koje jednostavno ne nestaju: označene su, ali nikada trajno obrisane. I dalje se računaju u Vaš prostor za pohranu. Potražite u svom programu opciju Compact Folder (Thunderbird), Izbriši obrisane poruke ili postavku poput "trajno obriši obrisane stavke prilikom napuštanja mape".

Važno: brisanje na jednom uređaju je brisanje na svim uređajima. U tome je poanta IMAP-a. Želite li ukloniti poruku s telefona, ali je zadržati na računalu, to s IMAP-om nije moguće. Najviše što možete učiniti jest na telefonu sinkronizirati kraće razdoblje (vidi dolje).

Je li nešto ipak nestalo? Mnogi pružatelji usluga čuvaju sigurnosne kopije iz kojih se mailbox ili mapa mogu vratiti, ali obično samo ograničeno razdoblje. Ne oslanjajte se na to kao na arhivu.

Koliko sinkronizirate?

Program za e-poštu ne mora preuzeti baš sve. Na telefonu je često praktično sinkronizirati samo posljednjih nekoliko tjedana, ili samo omogućiti push za Inbox. To štedi prostor i bateriju. Na poslužitelju se time ništa ne mijenja: stara pošta i dalje postoji tamo, samo je ne vidite na tom uređaju.

Na računalu većina programa izrađuje offline kopiju mailboxa (Outlook u .ost datoteci, Thunderbird i Apple Mail u svojoj vlastitoj mapi). To je kopija, a ne sigurnosna kopija: obrišete li nešto na poslužitelju, nestaje i iz offline kopije. Pravo lokalno mjesto za čuvanje je mapa koju sami izradite pod Local Folders (Thunderbird), On My Mac (Apple Mail) ili u .pst podatkovnoj datoteci (Outlook). Ono što onamo prevučete, više se ne nalazi na poslužitelju. O tome više u lekciji 3.2.

U praksi: ovako to izgleda u jednoj kontrolnoj ploči

U webmailu WebOké (Roundcube) s lijeve strane vidite sve mape poslužitelja. Pod Settings, Folders možete stvarati, preimenovati, brisati mape te uključiti ili isključiti pretplatu na njih. Pod Settings, Preferences, Special Folders vidite koja se mapa koristi kao Sent, Drafts, Trash i Spam. Kod drugih pružatelja usluga radi slično; njihov webmail se možda drugačije zove, ali gotovo svaki webmail ima ovakvo upravljanje mapama.

Sažetak

• Kod IMAP-a i Vaše se mape nalaze na poslužitelju. Svaki uređaj vidi iste mape.
• Samo INBOX ima fiksni naziv. Sent, Trash, Drafts i Spam se po programu drugačije zovu, osim ako ih poslužitelj ne označi (special-use, RFC 6154).
• Dvostruke Sent mape rješavate tako da po funkciji odaberete jednu mapu i na nju postavite svaki program.
• Brisanje kod IMAP-a je označavanje, a zatim trajno brisanje (expunge). Označene poruke i dalje se računaju u Vaš prostor za pohranu.
• Offline kopija nije sigurnosna kopija; lokalna mapa jest zasebno mjesto za čuvanje.

Kviz

Zadatak

Zadatak O3.1: Provjeriti svoje mape. Otvorite svoju mailbox u webmailu i na svakom uređaju na kojem je koristite. Zabilježite po uređaju koju mapu koristi za Sent, Trash, Drafts i Spam. Imate li dvostruke mape? Odaberite jednu po funkciji, postavite svaki uređaj na nju, premjestite poštu i izbrišite prazne mape. Zatim popunite kontrolni popis i odgovorite na pitanje: koju je mapu sam poslužitelj označio, i kako ste to prepoznali?

Dodatno štivo

Koraci u ovim člancima vrijede za kontrolne ploče WebOké; kod drugih pružatelja usluga radi slično.

• DirectAdmin priručnik 8.7: IMAP ili POP3: koja je razlika?
• Što su IMAP i POP3 i kako funkcioniraju?
• Kako izbrisati poruku u IMAP-u?
• DirectAdmin priručnik 18.11: Je slučajno izbrisana e-mail poruka
• Vraćanje poštanskog sandučića ili izbrisanih e-poruka iz sigurnosne kopije
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)