Opće postavke, korisnički računi i privatnost

Modul 2: Instalacija i postavljanje · Vrijeme čitanja: 10 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete promišljeno postaviti adresu trgovine, zemlje, valutu, korisničke račune kupaca i rokove čuvanja osobnih podataka te ćete znati koju posljedicu ima koji izbor.

Ključni pojmovi: adresa trgovine, prodaja u zemlje, dostava u zemlje, zadana lokacija kupca, geolokacija, valuta i format, narudžba kao gost, otvaranje korisničkog računa pri plaćanju, poveznica za postavljanje lozinke, zahtjev za brisanje podataka, rokovi čuvanja, tekst o privatnosti pri registraciji i plaćanju

Opće postavke: temelj svega

Pod WooCommerce > Postavke > Općenito (General) nalaze se postavke koje jednom ispravno postavite i zatim ih rijetko mijenjate. Upravo se zato ovdje često griješi: pogrešan izbor u prvom tjednu primijetite tek mjesecima kasnije, na primjer kada PDV na računima nije točan.

Adresa trgovine. Adresa na kojoj je Vaše poduzeće registrirano. WooCommerce je koristi kao osnovu za izračun PDV-a (lekcija 4.1) i za neke integracije dostave. Zemlju birate već u čarobnjaku (lekcija 2.1); ovdje upisujete potpunu adresu. Ta se adresa ne prikazuje automatski na Vašoj web-stranici: informacije koje posjetitelj mora moći pronaći uređujete zasebno (lekcija 5.1).

Prodaja u i dostava u. Postavljate u koje zemlje prodajete (sve zemlje, sve zemlje osim nekoliko njih ili popis) i, odvojeno od toga, u koje zemlje dostavljate. To su dva različita pitanja. Theehuis Example prodaje digitalnu knjigu recepata svima u EU-u, ali čajnike šalje samo u Nizozemsku, Belgiju i Njemačku. Stoga kod prodaje bira „određene zemlje: sve zemlje EU-a”, a kod dostave „Netherlands, Belgium, Germany”. Kupac iz Austrije tada može kupiti knjigu recepata, ali kod čajnika ne vidi mogućnost dostave.

Zašto ne jednostavno „sve zemlje”? Zato što svaka zemlja u koju prodajete ima posljedice: PDV (lekcija 4.2), troškove dostave (lekcija 4.3), jezik Vaših uvjeta i pravila te zemlje (modul 5). Prodajite samo ondje za što je Vaš plan (lekcija 1.3) spreman. Osim toga, na početku postupka naručivanja morate jasno navesti postoje li ograničenja isporuke (lekcija 5.1).

Zadana lokacija kupca. Prije nego što posjetitelj upiše svoju adresu, WooCommerce ne zna gdje on živi. Vi birate što trgovina tada pretpostavlja:

• Bez lokacije: cijene i dostava izračunavaju se tek kada kupac upiše adresu.
• Zemlja trgovine: WooCommerce pretpostavlja da posjetitelj živi u Vašoj zemlji.
• Geolokacija: WooCommerce pogađa zemlju na temelju IP adrese. Za to koristi bazu podataka vanjske usluge, za koju morate zatražiti i upisati (besplatni) ključ.
• Geolokacija s podrškom za predmemoriju stranica: isto pogađanje, ali putem dodatnog zahtjeva iz preglednika, tako da predmemorija stranica ne prikazuje svima istu zemlju.

Obična geolokacija i predmemorija stranica ne idu dobro zajedno. Predmemorija sprema stranicu onako kako ju je vidio prvi posjetitelj, s cijenama i obavijestima za njegovu zemlju, i prikazuje je svima. Ako koristite predmemoriju stranica (lekcija 6.4) i želite geolokaciju, odaberite inačicu s podrškom za predmemoriju. Za većinu nizozemskih, belgijskih i njemačkih trgovina „zemlja trgovine” jednostavna je i dovoljno dobra opcija.

Valuta i format. Valuta, položaj oznake valute, znak za odvajanje tisućica i decimala, broj decimala. Za Nizozemsku i Njemačku uobičajeno je: euro, oznaka lijevo (Nizozemska) ili desno (Njemačka), točka za tisućice, zarez za decimale, dvije decimale. Nikada ne postavljajte broj decimala na 0 „jer naplaćujete samo cijele eure”: izračunu PDV-a potrebni su centi.

Korisnički računi kupaca: gost ili korisnički račun?

Pod WooCommerce > Postavke > Računi i privatnost (Accounts & Privacy) birate kako kupci naručuju.

Narudžba kao gost. Kupac upisuje svoje podatke i naručuje bez korisničkog računa. To je za kupca najbrže i stvara najmanje osobnih podataka koje morate štititi. Obvezan korisnički račun jedan je od najpoznatijih razloga zbog kojih ljudi odustaju od narudžbe.

Otvaranje korisničkog računa pri plaćanju ili na stranici Moj račun. Praktično za stalne kupce: pregled narudžbi, spremanje adresa, ponovno preuzimanje datoteka (lekcija 3.3). No svaki korisnički račun je prijava koja se može zloupotrijebiti i skup osobnih podataka koje čuvate dok god račun postoji.

Za Theehuis Example izbor je sljedeći: narudžba kao gost je dopuštena, a otvaranje korisničkog računa pri plaćanju slobodan je izbor kupca. Za trgovinu s pretplatama ili preuzimanjima koja se kasnije žele ponovno preuzeti, korisnički račun je logičniji izbor.

Lozinke. Neka WooCommerce pri otvaranju novog korisničkog računa pošalje poveznicu kojom kupac sam bira lozinku, umjesto generirane lozinke u e-poruci. Lozinka u e-poruci godinama ostaje u poštanskom sandučiću.

Obratite pozornost na vezu s gumbom za raskid iz lekcije 5.3: kupca se ne smije obvezati da ima korisnički račun kako bi jednostrano raskinuo ugovor o kupnji. Ako gosti smiju naručivati, gosti moraju moći i jednostrano raskinuti ugovor.

Privatnost: što WooCommerce može učiniti za Vas

WooCommerce obrađuje osobne podatke: imena, adrese, telefonske brojeve, narudžbe. Opća pravila GDPR-a, poput izjave o privatnosti i evidencije aktivnosti obrade, obrađena su u tečaju o WordPressu, lekcija 9.3. Ovdje je riječ o postavkama koje nudi sam WooCommerce.

Zahtjevi za brisanje podataka. WordPress ima alat za brisanje nečijih osobnih podataka (Alati > Obriši osobne podatke). Kod postavke Računi i privatnost birate hoće li se pritom uklanjati i podaci iz narudžbi te hoće li prestati pristup preuzimanjima. Razmislite prije nego što to uključite: podatke koje morate čuvati za poreznu upravu (računi, lekcija 5.6) ne smijete jednostavno izbrisati, ni na zahtjev. Brisanje u WooCommerceu anonimizira narudžbu; pobrinite se da podaci koje morate čuvati tada budu u Vašem knjigovodstvu.

Tekstovi o privatnosti. Možete postaviti kratak tekst koji se prikazuje pri registraciji i pri plaćanju, s poveznicom na Vašu izjavu o privatnosti (lekcija 5.5). Ondje napišite jednu ili dvije rečenice, a ne cijelu izjavu.

Rokovi čuvanja. Ovo je dio koji se najčešće preskače. WooCommerce može automatski brisati osobne podatke nakon roka koji Vi odaberete, za svaku vrstu posebno:

GDPR kaže da podatke ne čuvate dulje nego što je potrebno. Porezna pravila kažu da svoju poslovnu dokumentaciju morate čuvati određeni broj godina: u Nizozemskoj 7 godina, u Belgiji 10 godina za PDV, u Njemačkoj 8 godina za račune (lekcija 5.6). U Hrvatskoj rok čuvanja i obveze fiskalizacije provjerite s knjigovođom ili u Poreznoj upravi (ePorezna). Ta se dva pravila ne sukobljavaju, sve dok znate gdje što čuvate. Theehuis Example nakon nekoliko godina anonimizira završene narudžbe u WooCommerceu jer se računi nalaze u knjigovodstvenom programu i ondje ostaju 7 godina. Ako svoju dokumentaciju čuvate samo u WooCommerceu, ne birajte rok kraći od svoje obveze čuvanja.

Prema zadanim postavkama svi su rokovi prazni: tada WooCommerce sve čuva zauvijek. To je najlakši i najlošiji izbor.

U praksi: ovako to izgleda u WooCommerceu

S drugim temama i pružateljima hostinga postupak je isti; ovo su postavke samog WooCommercea.

1. WooCommerce > Postavke > Općenito: upišite adresu trgovine. Kod prodaje i dostave odaberite samo zemlje iz svog plana. Odaberite zadanu lokaciju; ako koristite predmemoriju stranica, nemojte birati običnu geolokaciju.
2. Pri dnu provjerite valutu i format.
3. Računi i privatnost: uključite ili isključite narudžbu kao gost; otvaranje korisničkog računa pri plaćanju; odaberite poveznicu za postavljanje lozinke.
4. Kod brisanja podataka odaberite brišu li se i narudžbe i preuzimanja te zapišite gdje čuvate podatke koje morate čuvati iz poreznih razloga.
5. Ispunite tekstove o privatnosti s poveznicom na svoju izjavu o privatnosti.
6. Ispunite rokove čuvanja, s razlogom za svaki rok.

Sažetak

• Adresa trgovine osnova je za PDV; prodaja u i dostava u dva su odvojena izbora. Odaberite samo zemlje za koje ste spremni.
• Obična geolokacija i predmemorija stranica se sukobljavaju; u tom slučaju odaberite inačicu s podrškom za predmemoriju ili zemlju trgovine.
• Narudžba kao gost je brza i stvara manje podataka; korisnički račun je praktičan za stalne kupce. Neka kupci sami odaberu lozinku putem poveznice.
• Ispunite rokove čuvanja: prema zadanim postavkama WooCommerce sve čuva zauvijek.
• Brisanje na zahtjev i anonimizacija ne smiju kršiti Vašu poreznu obvezu čuvanja: znajte gdje što čuvate. U Hrvatskoj rok čuvanja provjerite s knjigovođom ili u Poreznoj upravi.

Kviz

Zadatak

Zadatak D2.3: Računi i rokovi čuvanja. Primijenite postavke iz ove lekcije u svojoj (testnoj) trgovini. Ovo je zadatak koji rješavate samostalno: sami označavate stavke i odgovarate na pitanje.

Označite:

• adresa trgovine i zemlje (prodaja i dostava) postavljene;
• valuta i format provjereni;
• narudžba kao gost svjesno uključena ili isključena;
• otvaranje korisničkog računa pri plaćanju svjesno odabrano;
• lozinka putem poveznice postavljena;
• rokovi čuvanja ispunjeni kod postavke Računi i privatnost.

Odgovorite: koje ste rokove čuvanja odabrali za neaktivne korisničke račune te neuspjele, otkazane i završene narudžbe, i zašto? Sjetite se obveze čuvanja iz lekcije 5.6.

Nakon „gotovo” vidjet ćete ogledni odgovor: završene narudžbe ne čuvajte kraće od porezne obveze čuvanja, osim ako se ti podaci nalaze negdje drugdje (na primjer u Vašem knjigovodstvu); neaktivne korisničke račune ipak brišite; za svaki izbor navedite razlog.

Daljnje čitanje

• Besplatan WordPress tečaj 9.3: GDPR: kolačići, obrasci i pravila privatnosti
• Je li ovo povreda podataka i moram li je prijaviti?
• Besplatan WordPress tečaj 6.2: Predmemoriranje (caching)
• Postavke WooCommercea (woocommerce.com, na engleskom): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Čuvanje računa (nizozemska porezna uprava Belastingdienst, na nizozemskom): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren