Računi i administracija

Modul 5: Obveze i uvjeti · Vrijeme čitanja: 10 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete objasniti kada web-trgovina mora izdati račun, što na njemu mora pisati u pojedinoj zemlji, kako administrativno obraditi povrate novca i koliko dugo sve čuvati te ćete moći odabrati način na koji dobivate račune iz WooCommercea.

Ključni pojmovi: račun, blagajnički račun, zahtjevi za račun, uzastopni broj računa, pojednostavljeni račun, odobrenje (storno račun), OSS i računi, isporuka unutar Zajednice, e-račun (B2B), Peppol, obveza čuvanja, povezivanje s knjigovodstvenim programom

Ova lekcija objašnjava pravila kakva vrijede 9. studenoga 2026. Ona nije pravni ni porezni savjet. Ako niste sigurni kako se pravila odnose na Vašu situaciju, obratite se pravniku, svojoj strukovnoj udruzi ili svom knjigovođi.

Mora li trgovina uopće izdavati račune?

To ovisi o tome tko kupuje i gdje.

• Poduzećima (B2B) u EU-u morate izdati račun. Bez računa Vaš poslovni kupac ne može odbiti PDV.
• Potrošačima (B2C) u Vašoj zemlji račun za potrebe PDV-a obično nije obvezan; često je dovoljna potvrda narudžbe ili blagajnički račun. Mnogi ga kupci ipak očekuju, a za Vašu je vlastitu administraciju dokument s uzastopnim brojem praktičan.
• Prodaja na daljinu potrošačima u drugim zemljama EU-a (lekcija 4.2): ako sudjelujete u sustavu jedinstvenog sučelja, postupku Unije (OSS) u Nizozemskoj, vrijede nizozemska pravila o računima i za potrebe PDV-a ne morate izdati račun, navodi nizozemska porezna uprava (Belastingdienst). Ako sami podnosite prijavu u drugoj zemlji, vrijede pravila o računima te zemlje. U Hrvatskoj se sustav OSS vodi preko Porezne uprave (ePorezna).

Pojednostavljeni račun (s manje podataka) u Nizozemskoj je dopušten do iznosa od € 100 s PDV-om, ali ne kod isporuka unutar Zajednice, prodaje na daljinu i nekoliko drugih prekograničnih slučajeva.

Što mora pisati na računu

Zahtjevi proizlaze iz europske direktive o PDV-u i gotovo su jednaki u svim zemljama. Pregled:

Za Belgiju vrijede iste europske osnovne smjernice; neka Vam knjigovođa potvrdi što u Vašem slučaju mora biti na računu, osobito u vezi s brojem poduzeća (ondernemingsnummer) i prijenosom porezne obveze. U Hrvatskoj je registar sudski registar ili obrtni registar, porezni broj je OIB, a PDV identifikacijski broj glasi HR + OIB (11 znamenki); što od toga mora biti na računu i koje obveze fiskalizacije imate, provjerite s knjigovođom.

Kod isporuke unutar Zajednice poduzeću (lekcija 4.1) na računu se navode i PDV identifikacijski broj kupca i napomena da je porezna obveza prenesena.

Povrati novca i odobrenja

Ako ste izdali račun, a kupac jednostrano raskine ugovor (lekcija 5.2) ili mu vratite dio iznosa, stari račun ne mijenjate. Izdajete odobrenje (storno račun): novi dokument s vlastitim brojem, pozivom na izvorni račun i negativnim iznosima. Tako Vaše numeriranje ostaje bez praznina, a prijava PDV-a točna: PDV s odobrenja oduzima se u razdoblju u kojem je novac vraćen.

Zamke:

• Brisanje računa ili ponovno numeriranje. Tada nastaje praznina u nizu, a to se primijeti pri nadzoru.
• Povrat novca u WooCommerceu bez izdavanja odobrenja. WooCommerce bilježi povrat uz narudžbu, ali Vaše knjigovodstvo o tome ništa ne zna ako nema povezivanja.
• Ostavljanje testne narudžbe sa stvarnim brojem računa. U testnoj trgovini koristite drugi niz brojeva ili ondje isključite izradu računa.

Kako dobiti račune iz WooCommercea

WooCommerce prema zadanim postavkama ne izrađuje PDF račune ni uzastopne brojeve računa: broj narudžbe interni je broj koji nije uvijek uzastopan (i otkazane i neuspjele narudžbe dobivaju broj). Imate tri mogućnosti:

1. Dodatak za račune koji pri određenom statusu (obično "U tijeku" ili "Dovršeno") izrađuje PDF s vlastitim uzastopnim brojem i prilaže ga e-poruci. Odaberite onaj koji može izrađivati odobrenja i u kojem sami određujete numeriranje.
2. Povezivanje s Vašim knjigovodstvenim programom: narudžba odlazi u knjigovodstveni program, koji izrađuje i šalje račun. Tada je sve na jednom mjestu, uključujući OSS preglede po zemlji i stopi PDV-a. Mnogi knjigovodstveni programi imaju povezivanje s WooCommerceom.
3. Pružatelj usluga plaćanja ili vanjska usluga koja izrađuje račune. Provjerite zadovoljavaju li numeriranje i podaci zahtjeve.

Svaki dodatak ili povezivanje procijenite kao u tečaju o WordPressu, lekcija 5.3, i pitajte knjigovođu koji način odgovara Vašoj administraciji. U trgovini Theehuis Example račune izrađuje knjigovodstveni program; trgovina samo prosljeđuje podatke o narudžbi. Theehuis tako ima jedan niz brojeva i pregled prodaje po zemlji EU-a za OSS prijavu.

E-računi između poduzeća

Ako prodajete i poduzećima, obratite pozornost na e-račune: račun u strukturiranom formatu koji računalo može pročitati (nije PDF).

• Belgija: od 1. siječnja 2026. e-računi između belgijskih poduzeća obveznika PDV-a su obvezni, u praksi putem mreže Peppol (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Njemačka: između poduzeća sa sjedištem u Njemačkoj e-račun je standard (§ 14 UStG); poduzeća ih moraju moći primati, a slanje postaje obvezno u fazama.
• Nizozemska: (stanje u studenome 2026.) još nema opće obveze između poduzeća.

Za potrošače se ništa ne mijenja: oni i dalje dobivaju PDF ili potvrdu. Ako prodajete belgijskim ili njemačkim poduzećima, provjerite može li Vaš knjigovodstveni program slati e-račune. Za Hrvatsku obveze e-računa i fiskalizacije provjerite s knjigovođom ili Poreznom upravom (ePorezna).

Koliko dugo čuvati

Čuvanje znači i da dokumenti ostaju čitljivi i da ih se može pronaći, i kada promijenite softver trgovine ili uklonite dodatak. Redovito izvozite račune u svoje knjigovodstvo ili arhivu. Uskladite to i s rokovima čuvanja u WooCommerceu (lekcije 2.3 i 5.5): ako nakon nekoliko godina anonimizirate dovršene narudžbe, pobrinite se da podaci s računa ostanu sačuvani na drugom mjestu. Rok čuvanja za Hrvatsku provjerite s knjigovođom ili Poreznom upravom.

Sažetak

• Poduzećima uvijek račun; potrošačima u Vašoj zemlji obično nije obvezan; u sustavu OSS vrijede nizozemska pravila (za nizozemsku trgovinu) i za potrebe PDV-a račun nije potreban.
• Na računu: datum, uzastopni broj, podaci obiju strana, PDV identifikacijski broj, što je i kada isporučeno, iznosi po stopi i PDV; u Njemačkoj prema § 14 Abs. 4 UStG; u Hrvatskoj je PDV identifikacijski broj HR + OIB (11 znamenki).
• Povrat novca znači odobrenje (storno račun) s pozivom na izvorni račun, nikada brisanje računa.
• WooCommerce sam ne izrađuje račune: odaberite dodatak, povezivanje s knjigovodstvenim programom ili uslugu.
• Čuvanje: Nizozemska 7 godina, Belgija 10 godina za potrebe PDV-a, Njemačka 8 godina za račune; za Hrvatsku provjerite rok s knjigovođom.

Kviz

Zadatak

Zadatak D5.6: Provjerite svoj račun. U testnoj trgovini izradite testnu narudžbu i račun (ili, ako potrošačima ne izdajete račune, potvrdu koju kupac dobiva). Usporedite ga sa zahtjevima za račun u Vašoj zemlji iz ove lekcije. Označite: provjereni su svi obvezni podaci; provjereno je uzastopno numeriranje (i nakon otkazane narudžbe); riješeno je odobrenje kod povrata novca; utvrđeni su rok i mjesto čuvanja; uzeta je u obzir Vaša situacija s OSS-om.

Odgovorite: koji su podaci nedostajali i kako ćete to riješiti? Kako izrađujete račune: dodatkom, knjigovodstvenim programom ili preko pružatelja usluga plaćanja, i zašto? Što se događa kod povrata novca, od WooCommercea do Vašeg knjigovodstva? Koliko dugo i gdje čuvate račune, i ako jednom promijenite softver trgovine?

Daljnje čitanje

• Koje zahtjeve računi moraju ispuniti? (Belastingdienst, nizozemski): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Pojednostavljeni račun (Belastingdienst, nizozemski): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Čuvanje računa (Belastingdienst, nizozemski): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Prodaja na daljinu unutar EU-a i postupak Unije (Belastingdienst, nizozemski): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E-računi u Belgiji (FOD Financiën, nizozemski): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (njemački): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (njemački): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Besplatan WordPress tečaj 5.3: Odabir i ocjenjivanje dodataka (plugina)