Kako putuje Vaša e-pošta: MX, IMAP i SMTP

Modul 4: Preseljenje e-pošte · Vrijeme čitanja: 10 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete objasniti put e-poruke, navesti dijelove koji se mijenjaju prilikom preseljenja pošte i naznačiti što se, osim samih poruka, još mora preseliti.

Ključni pojmovi: MX-zapis, poslužitelj pošte, sandučić, IMAP, POP3, SMTP, submission (port 587 i 465), webmail, program za e-poštu, pseudonim, zajednički sandučić, pravila

Zašto najprije morate shvatiti put poruke

E-pošta djeluje kao jedna cjelina: upišete tekst, pritisnete Pošaljite, i netko drugi to pročita. U stvarnosti pritom surađuju barem četiri dijela sustava. Prilikom preseljenja mijenjate samo neke od njih, a tko ne zna koje, povući će pogrešan potez. Posljedica je pošta koja cijeli dan stiže kod starog pružatelja usluge ili telefoni koji i dalje tiho šalju poštu preko starog poslužitelja.

Pekarnica De Korrel ima domenu example.com. Svih dvanaest zaposlenika trenutačno šalje poštu putem Microsoft 365. Pekarnica želi prijeći na europskog pružatelja usluge e-pošte. Prije nego što bilo što presele, prvo ucrtavaju put poruke.

Putovanje poruke do info@example.com

Klijent šalje narudžbu na info@example.com. Pritom se događa sljedeće:

1. Program za e-poštu klijenta predaje poruku svom vlastitom izlaznom poslužitelju. To se odvija putem SMTP-a (Simple Mail Transfer Protocol), kroz port namijenjen predaji pošte: submission, port 587 sa STARTTLS-om ili port 465 s TLS-om.
2. Taj poslužitelj želi isporučiti poruku na example.com. U DNS-u postavlja upit: "koji su MX-zapisi za example.com?" MX-zapis pokazuje na poslužitelj koji prima poštu za tu domenu.
3. Poslužitelj pošiljatelja uspostavlja vezu s tim poslužiteljem, ponovno putem SMTP-a (ovaj put između poslužitelja, port 25), i isporučuje poruku.
4. Poslužitelj primatelja smješta poruku u sandučić adrese info@.
5. Zaposlenici čitaju sandučić putem programa za e-poštu ili webmaila. To se obično odvija putem IMAP-a, port 993 s TLS-om.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

MX-zapis nalazi se u DNS-u Vaše domene, a ne kod Vašeg pružatelja usluge e-pošte. Tko upravlja DNS-om, određuje dakle kamo ide pošta za Vašu domenu. Kako točno funkcioniraju MX-zapisi i prioriteti, pročitajte u tečaju o DNS-u, lekcija 4.1.

IMAP ili POP3: gdje se zapravo nalazi Vaša pošta?

Kod IMAP-a pošta ostaje na poslužitelju. Vaš prijenosnik, telefon i webmail svi prikazuju isti sandučić. Premjestite li poruku u mapu na telefonu, ona će se i na prijenosniku nalaziti u toj istoj mapi.

Kod POP3-a program za e-poštu preuzima poruku i zatim je često briše s poslužitelja. Pošta se tada nalazi samo na tom jednom računalu.

Za preseljenje to predstavlja veliku razliku. IMAP sandučić možete kopirati s poslužitelja na poslužitelj: sve se nalazi na poslužitelju. Kod POP3-a dio Vaše povijesti možda se nalazi isključivo na starom računalu. Tu poštu morate posebno prenijeti, primjerice povlačenjem starih mapa u svom programu za e-poštu u novi IMAP sandučić.

Provjerite: koristi li kod Vas još netko POP3? To vidite u postavkama računa u programu za e-poštu: ako tamo piše POP ili port 995, radi se o POP3-u.

Microsoft 365 i Google Workspace za svoje vlastite aplikacije koriste i vlastite protokole, poput Exchange ActiveSync i aplikacije Gmail. Toga primijetite malo, ali to znači da se svaka postavka ne prebacuje automatski na IMAP. Nakon preseljenja svaki uređaj treba ponovno postaviti (lekcija 4.4).

Što se mijenja prilikom preseljenja?

Najvažnija dobra vijest nalazi se u posljednjem retku: budući da imate vlastitu domenu, Vaša adresa e-pošte ostaje ista. Klijenti ništa ne primjećuju. Upravo je to razlog zašto je vlastita domena toliko vrijedna za Vašu neovisnost (lekcija 8.2). Imate li trenutačno adresu poput bakkerij.dekorrel@gmail.com, poštu doduše možete kopirati, ali sama adresa ostaje vlasništvo Googlea. Tada morate svima javiti novu adresu.

Što osim poruka još pripada Vašoj pošti

Sandučić je više od gomile poruka. Kod IMAP kopije prenose se poruke i mape, ali mnoge druge stvari ne. Napravite unaprijed popis:

• Pseudonimi: dodatne adrese koje završavaju u istom sandučiću, poput bestellingen@ i facturen@ koje pristižu na info@.
• Zajednički sandučići i grupe: u Microsoft 365 De Korrel ima zajednički sandučić bestellingen@ koji čita četvero ljudi, i grupu team@ koja ide svima. Kod novog pružatelja usluge to postaje običan sandučić s više korisnika, prosljeđivanje ili mailing lista.
• Pravila i filtri: "pošta od veletrgovca u mapu Nabava". Ona se nalaze na poslužitelju ili u programu za e-poštu i ne prenose se kod IMAP kopije.
• Potpisi: često se nalaze u programu za e-poštu ili u postavkama webmaila.
• Automatski odgovori (poruke o odsutnosti).
• Prosljeđivanja na vanjsku adresu.
• Pošiljatelji koji nisu dio sandučića: web stranica koja šalje obrasce za narudžbe, blagajna koja šalje račune, skener koji šalje pdf-ove, knjigovodstvo koje šalje fakture. Oni šalju u ime example.com putem poslužitelja. I njih morate uključiti u SPF (lekcija 4.3).
• Mape kalendara i kontakata u Exchangeu. One se ne prenose kopijom pošte. Njih selite zasebno (modul 5).

Ovaj popis pretvara "preseljenje pošte" u pregledan projekt. U popisu stanja iz modula 3 već ste imali redak "e-pošta"; sada taj redak razdvajate na dijelove.

U praksi: tako to izgleda kod jednog pružatelja usluge

Kod WebOkéa postavke za program za e-poštu nalaze se pregledno jedna uz drugu u DirectAdmin priručniku: IMAP port 993 sa SSL/TLS-om, SMTP port 587 sa STARTTLS-om ili 465 sa SSL/TLS-om, a kao korisničko ime koristi se puna adresa e-pošte. Kao naziv poslužitelja koristite naziv domene (ako se Vaša web stranica također nalazi kod WebOkéa i ima valjani certifikat) ili naziv poslužitelja Vašeg paketa. Kod drugih europskih pružatelja usluge e-pošte portovi su isti; razlikuje se samo naziv poslužitelja, a neki pružatelji usluge omogućuju prijavu posebnim korisničkim imenom umjesto adresom e-pošte. Uvijek pogledajte stranice s pomoći Vašeg novog pružatelja usluge.

Sažetak

• Pošta se šalje putem SMTP-a, MX-zapis u DNS-u određuje kamo stiže, a čitate je najčešće putem IMAP-a.
• MX-zapis nalazi se u DNS-u Vaše domene: tko upravlja DNS-om, upravlja i tokom pošte.
• Uz vlastitu domenu Vaša adresa e-pošte ostaje ista prilikom preseljenja; s besplatnom adresom velike tvrtke to nije slučaj.
• IMAP sandučići se lako kopiraju; pošta koja se putem POP3-a nalazi samo na jednom računalu mora se posebno prenijeti.
• Pseudonimi, zajednički sandučići, pravila, potpisi, automatski odgovori i uređaji koji šalju poštu u ime Vaše domene ne prenose se automatski. Stavite ih unaprijed na popis.

Kviz

Zadatak

Zadatak A4.1: Gdje sada stiže Vaša e-pošta? Unesite svoju vlastitu domenu. Program će pronaći MX-zapise i IP adresu poslužitelja pošte te u registru IP adresa provjeriti koja organizacija upravlja tom mrežom i u kojoj je zemlji registrirana. Vi unaprijed upišite kojeg pružatelja usluge e-pošte mislite da imate. Zatim vidite je li to točno.

Zadatak E4.1: Vaš popis za e-poštu. Izradite za svoju organizaciju popis iz ove lekcije: sandučići, pseudonimi, zajednički sandučići i grupe, pravila, potpisi, automatski odgovori, prosljeđivanja, uređaji i programi koji šalju poštu u ime Vaše domene, te tko još koristi POP3.

Dodatno štivo

Koraci u ovim člancima vrijede za usluge WebOkéa; kod drugih pružatelja usluge rad je sličan.

• DirectAdmin priručnik 8.7: IMAP ili POP3: koja je razlika?
• DirectAdmin priručnik 8.1: Svi postavci na jednom mjestu: serveri, portovi i sigurnost
• Što su IMAP i POP3 i kako funkcioniraju?
• Besplatni DNS tečaj 4.1: MX zapisi i prioritet
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, port 587), RFC 8314 (TLS za submission i IMAP, port 465 i 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)