Prebrojavanje podataka, korisnika i vlasništva

Modul 3: Popis stanja i planiranje · Vrijeme čitanja: 10 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete utvrditi opseg Vaših podataka po usluzi i po korisniku, odrediti tko je vlasnik kojih podataka, te unaprijed urediti podatke tako da prelazak bude brži i sigurniji.

Ključni pojmovi: iskorištenost prostora za pohranu, veličina poštanskog sandučića, osobna pohrana, dijeljeni disk ili lokacija tima, vanjsko dijeljenje, licenca, aktivan korisnik, vlasnik podataka, administrator, uređivanje, zakonski rok čuvanja

Zašto prebrojavati?

Uz popis iz lekcije 3.1 znate što imate. Sada želite znati koliko i čije. Za to postoje tri razloga:

1. Hoće li stati? Vaš novi paket mora biti dovoljno velik, i to uzimajući u obzir rast u narednim godinama.
2. Koliko će trajati? Kopiranje pošte i datoteka odvija se određenom brzinom. Kopiranje desetaka gigabajta traje od sati do dana, a poštanski sandučić sa sto tisuća poruka traje duže od onoga s deset velikih privitaka.
3. Tko odlučuje? Za svaku mapu i svaki poštanski sandučić netko mora reći: ovo ide dalje, ovo može nestati.

Prostor za pohranu po usluzi i po korisniku

Veliki pružatelji usluga u oblaku u administratorskom portalu prikazuju koliko se prostora za pohranu koristi, obično raščlanjeno po pošti, datotekama i fotografijama, te po korisniku. Kod usluga Google Workspace i Microsoft 365 to se nalazi u administratorskom okruženju, u izvještajima ili pregledu prostora za pohranu; točni nazivi izbornika redovito se mijenjaju, stoga u pomoći Vaše usluge pretražite pojam "storage usage" ili "iskorištenost prostora za pohranu".

Zabilježite za svakog korisnika:

Pogledajte i zadnju prijavu. Računi koji se već mjesecima ne koriste često pripadaju osobama koje su otišle iz organizacije. Njih ne prebacujete kao obične račune, nego arhivirate njihove podatke ili ih prenosite kolegi.

Nemate administratorski portal, na primjer zato što svatko ima zaseban besplatni poštanski sandučić? Tada svaka osoba sama provjerava: u postavkama pošte ili prostora za pohranu piše koliko se prostora koristi.

Dijeljeni prostor za pohranu pripada organizaciji

Kod većine usluga postoji razlika između:

• osobne pohrane: datoteka jedne osobe, čak i kad ih dijeli s drugima. Kod Googlea to se naziva "Moj disk", kod Microsofta OneDrive.
• dijeljene pohrane tima ili organizacije: kod Googlea dijeljeni disk, kod Microsofta lokacija tima u SharePointu ili datoteke u kanalu u Teamsu.

Ta je razlika važna. Datoteka u osobnoj pohrani kolege nestaje kada se njegov račun ukine, čak i ako ju je koristio cijeli tim. Datoteka u dijeljenoj pohrani ostaje. Prilikom prelaska želite da zajedničke datoteke u novoj usluzi također dođu u dijeljenu pohranu: kod Nextclouda to je na primjer mapa tima (lekcija 6.2).

Stoga za svaku važnu mapu provjerite gdje se trenutno nalazi. Često se pokaže da se mapa "Korisnici" zapravo nalazi u osobnom Disku vlasnika pekare, i da je podijeljena sa svima. U tom je slučaju ta osoba vlasnik i mora je sam izvesti, ili administrator najprije mora prenijeti vlasništvo.

Vanjska dijeljenja

"Vanjsko dijeljenje" je datoteka ili mapa koju ste podijelili s nekim izvan Vaše organizacije, ili javna poveznica. Takva dijeljenja gotovo nikada ne prelaze zajedno s ostalim podacima: poveznica djeluje samo kod stare usluge. Stoga zabilježite:

• koje su mape podijeljene s korisnicima, dobavljačima ili knjigovođom;
• koje javne poveznice postoje i jesu li još uvijek potrebne;
• što je podijeljeno s Vama: mape drugih osoba koje vidite na vlastitom Disku ne nalaze se u Vašem prostoru za pohranu i stoga ne prelaze zajedno s njim.

Ta posljednja činjenica mnoge iznenadi. "Dijeljeno sa mnom" nije vlastita kopija. Ako nešto želite zadržati, napravite vlastitu kopiju ili zamolite vlasnika.

Uređivanje prije selidbe

Alati za migraciju prenose sve što im date. Ono što ne želite zadržati, bolje je unaprijed ukloniti. Prethodno uređivanje:

• ubrzava kopiranje;
• olakšava naknadnu provjeru (manje toga za prebrojati);
• smanjuje rizik: podaci koje nemate ne mogu ni procuriti.

Nemojte, međutim, odbaciti ništa što morate čuvati. Za poreznu upravu u Nizozemskoj općenito vrijedi zakonski rok čuvanja administracije od sedam godina (članak 52. stavak 4. Općeg zakona o državnim porezima), a za pojedine podatke, poput onih o nekretninama, deset godina. Za podatke o osoblju i medicinske podatke vrijede drugi rokovi. U slučaju dvojbe, pitajte svog knjigovođu ili pravnika. Imajte na umu da u Hrvatskoj mogu vrijediti drukčiji rokovi čuvanja. Ono što morate čuvati, ali ne koristite svakodnevno, možete i arhivirati: pohraniti zasebno, na primjer u arhivsku mapu s ograničenim pristupom.

I obrnuto: osobne podatke koji Vam više nisu potrebni, prema Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR) ne smijete nastaviti čuvati (načelo ograničenja pohrane, članak 5. stavak 1. točka (e)). Prelazak je dobar trenutak da to uredite.

Koliko traje kopiranje?

Gruba procjena pomaže kod planiranja (lekcija 3.3). Brzina ovisi o staroj usluzi (koja često ograničava broj zahtjeva po minuti), novoj usluzi i broju datoteka. Za planiranje računajte s rezervom:

• mnogo malih datoteka ili poruka ide sporije nego nekoliko velikih;
• prvo kopiranje velikog poštanskog sandučića može trajati noć ili dulje; drugi krug (samo nove poruke) ide brzo;
• napravite probu s jednim poštanskim sandučićem i jednom mapom, pa na temelju te probe izračunajte ostatak.

Licence i korisnici

Prebrojite i licence: koliko korisnika, koje vrste (na primjer s ili bez uredskog paketa) i do kada vrijede. Kod nove usluge za svaku osobu birate ono što joj je potrebno. Nije svima potreban online uredski paket ili videopozivi.

Zabilježite i tko će ubuduće biti administrator. Administrator izrađuje račune i postavlja prava pristupa. To je nešto drugo od vlasnika podataka: kolege čiji je to poštanski sandučić. Dobro pravilo: najmanje dva administratora, pri čemu administratori ne gledaju tuđe podatke osim ako je to dogovoreno (lekcija 7.3).

U praksi: ovako to izgleda kod jednog pružatelja usluge

U WebOké Nextcloudu svoj prostor za pohranu vidite na dva mjesta: dolje lijevo u aplikaciji Datoteke za sebe osobno, i kao administrator u Mojem WebOkéu za cijeli paket. Datoteke u mapi tima ne broje se na jednu osobu, a datoteke koje netko dijeli s Vama broje se vlasniku. Korisnike izrađujete u Upravljanju korisnicima; ondje vidite i zadnju prijavu. Kod drugih pružatelja usluga ti se pregledi nalaze na drugom mjestu, ali je načelo isto.

Sažetak

• Prebrojite po usluzi i po korisniku koliko ima pošte i datoteka, te pogledajte zadnju prijavu.
• Dijeljeni prostor za pohranu (dijeljeni disk, lokacija tima) pripada organizaciji; osobna pohrana nestaje zajedno s računom.
• Vanjska dijeljenja i "dijeljeno sa mnom" ne prelaze zajedno s ostalim podacima: zabilježite ih.
• Unaprijed uredite podatke, ali poštujte zakonske rokove čuvanja; arhivirajte ono što morate čuvati.
• Zabilježite licence, administratore i vlasnike podataka; najmanje dva administratora.

Kviz

Zadatak

Zadatak E3.2: Brojke Vaše organizacije. Za svakog korisnika provjerite prostor za pohranu za poštu i datoteke, zadnju prijavu, te hoće li račun ići dalje. Za tri Vaše najvažnije zajedničke mape provjerite nalaze li se u osobnoj ili dijeljenoj pohrani, i tko je vlasnik. Zabilježite vanjska dijeljenja koja su još uvijek potrebna.

Dodatna literatura

Koraci u ovim člancima vrijede za usluge WebOké; kod drugih pružatelja usluga rad je sličan.

• Nextcloud priručnik 6.4: Pregled pohrane: što se računa, a što ne
• Nextcloud priručnik 14.2: Gebruikers aanmaken, bewerken, uitschakelen en verwijderen
• Nextcloud priručnik 5.10: Prijenos vlasništva kada kolega odlazi
• Nextcloud priručnik 14.7: Prava: tko što upravlja u Vašem Nextcloudu?
• Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR), članak 5. stavak 1. točka (e) (ograničenje pohrane); nizozemska porezna uprava, zakonski rok čuvanja administracije: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren