Razgovor i sastanci

Modul 7: Suradnja, aplikacije i sigurnost · Vrijeme čitanja: 10 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete odabrati europsku alternativu za chat i video pozive te organizirati prelazak s Teamsa, Slacka ili Zooma, uključujući ono što ćete učiniti s poviješću razgovora.

Ključni pojmovi: razgovor, chat ili kanal, videosastanak, gost bez računa, lobby (čekaonica), moderator, enkripcija prijenosa, end-to-end enkripcija, povijest razgovora, obveza čuvanja podataka, otvoreni standard (Matrix), samostalno hostiranje

Zašto je chat najteži dio

E-pošta, kalendari i datoteke imaju otvorene standarde: IMAP, CalDAV, WebDAV. Njih možete kopirati s jednog pružatelja usluge na drugog. Kod chata i sastanaka to je drukčije. Microsoft Teams, Slack, Zoom i WhatsApp svaki ima svoj vlastiti sustav. Razgovor iz Teamsa ne možete "uvesti" u drugu aplikaciju za razgovor. Dakle, počinjete iznova.

To zvuči gore nego što jest. Kod Bakkerij De Korrel radi se o tri stvari: brzo pitanje kolegi ("jesu li krafne već gotove?"), tjedni sastanak s pekarima koji od kuće rade na planiranju i povremeni videorazgovor s klijentom ili dobavljačem. To možete učiniti u bilo kojem modernom programu za razgovor. Teško je u navikama i u starim porukama.

Što Vam je potrebno? Četiri pitanja

Prije nego što odaberete program, odgovorite na četiri pitanja:

Europske i otvorene alternative

Postoje otprilike dvije vrste rješenja: chat i pozivi kao dio Vašeg cloud okruženja, i samostalni programi.

Dvije stvari upadaju u oči. Švicarska i Ujedinjeno Kraljevstvo nisu članice EU-a. Za obje zemlje Europska komisija donijela je odluku o primjerenosti: podaci mogu ići tamo bez dodatnih mjera (lekcija 2.1). A "otvoreni kod, razvija ga američka tvrtka" (Jitsi) znači nešto drugo od "usluga američke tvrtke". Ako Jitsi pokrenete na vlastitom poslužitelju ili kod europskog pružatelja usluge, Vaš razgovor ne prolazi kroz 8x8. Softver pripada svima; usluga pripada onome tko vodi poslužitelj.

Prijenos, end-to-end i tko vodi poslužitelj

Gotovo svi programi šifriraju vezu između Vašeg uređaja i poslužitelja. To se zove enkripcija prijenosa. Netko na istoj Wi-Fi mreži tada ne može pratiti, ali sam poslužitelj to u načelu može.

Kod end-to-end enkripcije razgovor mogu čitati ili slušati samo sudionici, čak ni administrator poslužitelja ne može. Threema i Wire to rade standardno. Matrix to može po razgovoru, a u Elementu je za privatne razgovore standardno uključeno. Kod Nextcloud Talka i Jitsija to ovisi o verziji i postavkama poslužitelja. Pretpostavite da administrator poslužitelja može vidjeti poruke razgovora, osim ako Vaš pružatelj usluge pismeno ne kaže drukčije.

Za pekarnicu koja raspravlja o planiranju, enkripcija prijenosa obično je dovoljna, pod uvjetom da se poslužitelj nalazi kod tvrtke kojoj vjerujete i koja podliježe europskom pravu. Ako raspravljate o medicinskim podacima ili povjerljivim pregovorima, end-to-end enkripcija je važnija.

Gosti, lobby i moderatori

Klijenti i dobavljači nemaju račun u Vašem okruženju. Za to postoji poveznica za goste: svatko tko ima poveznicu može sudjelovati putem preglednika, bez instaliranja ičega. To je praktično, ali ujedno i rizik, jer se poveznica može proslijediti.

Tri navike čine to sigurnim:

1. Postavite lozinku na poveznicu i pošaljite je drugim kanalom, na primjer SMS-om.
2. Koristite lobby (čekaonicu): gosti čekaju dok moderator ne otvori sastanak i pusti ih unutra.
3. Isključite pristup gostima nakon sastanka ili za svaki sastanak napravite novi razgovor.

Što učiniti sa starom poviješću razgovora?

Poruke iz Teamsa, Slacka ili WhatsAppa ne prenose se. Zato unaprijed odlučite:

• Što treba sačuvati? Dogovore s klijentima, odluke, ponude o kojima se raspravljalo u razgovoru. One zapravo ne bi trebale biti samo u chatu. Stavite ih u dokument ili e-poštu, prije nego što prijeđete na novi sustav.
• Što može otići? Većina: "kasnim 5 minuta", fotografije s ručka, pojedinačna pitanja.
• Kako sačuvati ostalo? Teams i Slack imaju funkcije izvoza za administratore (u Microsoft 365 putem eDiscoveryja, u Slacku putem funkcije izvoza radnog prostora, ovisno o Vašoj pretplati). Dobivate datoteke (često JSON ili HTML) koje čuvate kao arhivu u mapi s ograničenim pristupom. Neće biti pretraživi u Vašem novom programu za razgovor.
• Koliko dugo? Čuvajte arhivu onoliko dugo koliko je potrebno za Vašu administraciju ili dogovore, i ne dulje. Ako sadrži osobne podatke, na arhivu se primjenjuje i Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR).

Odvojite i datoteke koje su dijeljene u kanalima Teamsa. One se u Microsoft 365 obično nalaze u SharePointu ili OneDriveu i prenose se zajedno s migracijom datoteka (lekcija 6.1), a ne s chatom.

Sam prelazak

Program za razgovor radi tek kad ga svi koriste. Prelazak na pola je najgore rješenje: tada nitko ne zna gdje se nalazi koja poruka. Zato:

1. Odaberite jedan datum na koji novi program postaje jedini program za razgovor.
2. Unaprijed napravite razgovore koji su Vam potrebni: opći razgovor, po jedan za svaki tim (kod De Korrel: "pekarnica", "trgovina", "dostava") i jedan za tjedni sastanak.
3. Neka svi instaliraju aplikaciju na telefonu i računalu prije tog datuma (lekcija 7.2).
4. U starom programu objavite zakvačenu poruku: "Od ponedjeljka razgovaramo u Talku. Ovdje se više ne odgovara."
5. Nakon nekoliko tjedana postavite stari program na način samo za čitanje, a zatim ga ugasite.

U praksi: tako to izgleda kod pružatelja usluge

U ovom primjeru koristimo Nextcloud Talk u WebOké Nextcloudu. Talk je uključen u pakete s Office licencom. Talk otvarate putem ikone pri vrhu. Na početnoj stranici Vaši razgovori nalaze se lijevo, gumbom Pokreni sastanak sada odmah stvarate sastanak s poveznicom, a gumbom Provjeri uređaje testirate kameru i mikrofon. Pristup gostima po pojedinom razgovoru uključujete pod Postavke razgovora, u odjeljku Administracija; tamo postavljate i lozinku. Lobby se nalazi pod Sastanak. Snimanje razgovora i pozivanje običnih telefonskih brojeva u ovom okruženju nije moguće.

Kod drugih pružatelja Nextclouda, kao i kod usluga Matrixa, Jitsija ili BigBlueButtona, to funkcionira slično: poveznica za goste, lozinka, čekaonica i moderatori ponekad se zovu drukčije, ali ideja je ista.

Sažetak

• Razgovori se ne prenose u novi program. Ono što je važno unaprijed stavite u dokument ili e-poštu, a ostalo izvezite kao arhivu.
• Birajte na temelju četiri pitanja: tko, koliko, što treba sačuvati, koliko je osjetljivo.
• Enkripcija prijenosa štiti podatke usput; end-to-end enkripcija štiti i od samog poslužitelja. Tko vodi poslužitelj, također je bitno.
• Sigurno s gostima: lozinka, lobby, isključen pristup gostima nakon sastanka.
• Prijeđite na jedan čvrsti datum, s aplikacijama koje su već instalirane.

Kviz

Zadatak

Zadatak E7.1: Priprema prelaska na novi chat. Odgovorite na četiri pitanja iz ove lekcije za svoju vlastitu organizaciju, napravite popis grupa i kanala za razgovor koje trenutno imate, te odredite po grupi: što treba sačuvati, gdje će se to pohraniti i koji razgovor u novom programu to zamjenjuje.

Daljnje čitanje

Koraci u ovim člancima vrijede za usluge WebOké; kod drugih pružatelja usluge funkcionira slično.

• Nextcloud priručnik 10.1: Što je Razgovor i tko ga ima?
• Nextcloud priručnik 10.3: Videopozivi i sastanci: kamera, mikrofon, pozadina i dizanje ruke
• Nextcloud priručnik 10.5: Gasti pozivanje putem poveznice (bez računa)
• Nextcloud priručnik 16.22: Gosti u Talk sastanku s čekaonicom (lobby)
• Videopozivi u Nextcloud Talku ne funkcioniraju: uzroci i rješenja
• Matrix specifikacija: https://spec.matrix.org/