Testiranje makronaredbi, predložaka i kompatibilnosti

Modul 6: Datoteke i dokumenti · Vrijeme čitanja: 12 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete pomoću testnog skupa vlastitih dokumenata utvrditi što dobro funkcionira u novom online uredu, što morate prilagoditi i što je bolje ostaviti u drugom programu, s posebnom pozornošću na VBA makronaredbe, predloške, fontove i spajanje dokumenata.

Ključni pojmovi: testni skup, kompatibilnost, VBA makronaredba (xlsm, docm), JavaScript makronaredba, vlastita funkcija (#NAME?), dodatak (add-in), predložak (dotx, xltx, potx), vizualni identitet, kontrola sadržaja, polje obrasca, spajanje pošte, praćenje promjena, komentari, nazivi funkcija i razdjelnik

Zašto testirati, kad su formati ipak otvoreni?

U lekciji 6.3 vidjeli ste da su docx i odt otvoreni standardi. To ne znači da svaki program jednako dobro obrađuje sve dijelove takve datoteke. Jednostavno pismo ili proračunska tablica rade posvuda. Problemi nastaju kod posebnih dijelova: makronaredbi, gumba, dodataka, polja obrazaca, složenih predložaka i fontova kojih nema. Oni se gotovo uvijek nalaze baš u onim dokumentima na kojima organizacija radi: generatoru ponuda, obrascu za sate, memorandumu.

Zato prije prelaska izradite testni skup i sustavno ga prođite. Ne da biste dokazali da je novi paket dobar, nego da biste znali što trebate riješiti.

Korak 1: odaberite testni skup

Odaberite 15 do 25 dokumenata. Ne nasumične, nego one koji su najvažniji ili najsloženiji:

• najčešće korištene dokumente (pitajte kolege ili pogledajte u svojoj staroj usluzi pod "nedavno");
• sve predloške i memorandum;
• svaku datoteku s makronaredbama (nastavci xlsm, docm, pptm, te stari xls ili doc koji mogu sadržavati makronaredbe);
• dokumente s obrascima, spajanjem pošte (pisma iz adresara) ili poveznicama na druge datoteke;
• dokumente koje razmjenjujete s vanjskim stranama (knjigovođa, naručitelj);
• nekoliko velikih ili starih datoteka.

U Bakkerij De Korrel takvih je bilo 18, uključujući generator ponuda (Excel s makronaredbom), memorandum (Word predložak s fontom vizualnog identiteta), cjenik, karticu godišnjeg odmora, godišnje božićno pismo klijentima i prezentaciju za sajam.

Korak 2: testirajte svaki dokument prema fiksnim točkama

Otvorite svaki dokument u novom uredu i napravite s njim ono što inače radite. Zabilježite za svaki dokument:

1. Otvara li se? I izgleda li isto (oblikovanje, prored, paginacija)?
2. Uređivanje i spremanje: promijenite nešto, spremite, ponovno otvorite. Je li i dalje ispravno?
3. Natrag partneru: otvorite uređenu datoteku u programu primatelja (na primjer Word kod knjigovođe). Izgleda li tamo još uvijek dobro?
4. Posebni dijelovi: rade li gumbi, formule, polja, sadržaj, zaglavlja i podnožja?
5. Zajedničko uređivanje: rade li dvije osobe istovremeno u njemu bez problema?
6. Ispis i pdf: je li ispis ispravan?

Makronaredbe: iskrena priča

Takozvana makronaredba mali je program unutar dokumenta: gumb koji oblikuje ponudu, kopira podatke ili sortira popis. U Microsoft Officeu makronaredbe su napisane u VBA-u (Visual Basic for Applications). Datoteke s makronaredbama imaju vlastiti nastavak: xlsm, docm i pptm. U zip datoteci kod se nalazi u dijelu vbaProject.bin.

Online uredski paketi u europskim oblacima ne izvršavaju VBA. Euro-Office i ONLYOFFICE poznaju makronaredbe u JavaScriptu; Collabora i LibreOffice imaju vlastiti Basic i Python, te mogu ograničeno izvršavati neki VBA kod u radnom programu LibreOffice. U pregledniku se u praksi na to ne možete osloniti. Datoteka se otvara: vidite sve podatke i formule, ali gumbi ne rade ništa.

Što možete učiniti?

Dva zamke. Uvijek sačuvajte original: ako spremite xlsm u drugom paketu, VBA kod može postati neupotrebljiv za Excel. I vlastite funkcije: ako je formula koristila samostalno izrađenu VBA funkciju, poput =POPUST(A1), novi paket će dati pogrešku poput #NAME?.

Sigurnost također igra ulogu. Makronaredbe u tuđim datotekama mogu biti štetne. Dobar paket pri otvaranju pita želite li izvršiti automatske makronaredbe. Odaberite da samo ako vjerujete datoteci.

Predlošci i vizualni identitet

Takozvani predložak (dotx, xltx, potx, ili ott kod ODF-a) je početni dokument: memorandum, ponuda, prezentacija u vizualnom identitetu. Testirajte tri stvari:

• Font: nalazi li se font vizualnog identiteta na poslužitelju online ureda? Ako ne, tekst će se pomaknuti (lekcija 6.3). Pitajte pružatelja usluge smije li ga instalirati, ili odaberite besplatan font koji mu je blizak.
• Logotip te zaglavlje i podnožje: nalaze li se ispravno, i na drugoj stranici?
• Polja: datum, brojevi stranica, sadržaj. Pustite ih da se jednom ažuriraju.

U novom oblaku izradite stalnu mapu Predlošci, s pravom samo za čitanje za većinu ljudi, kako nitko slučajno ne bi izmijenio original.

Obrasci, spajanje pošte i praćenje

• Polja obrazaca i kontrole sadržaja (padajući popisi, potvrdni okviri, birači datuma u Wordu) ne rade na isti način u svakom paketu. Testirajte ispunjavanje i vraćanje.
• Spajanje pošte (pisma iz adresara) radi u mnogim online paketima, ali ponekad s ograničenjima, poput najvećeg broja primatelja po pokretanju ili nemogućnosti ispisa naljepnica. Testirajte sa svojim stvarnim adresarom.
• Praćenje promjena i komentari obično rade dobro u oba smjera. Provjerite ipak jesu li imena autora točna, i uklonite ih prije nego što dokument pošaljete vanjskoj strani.
• Dodaci (add-in) iz Microsoft Officea, poput onih iz knjigovodstvenog ili CRM paketa, ne rade u drugom uredu. Provjerite ima li dobavljač tog dodatka drugu vrstu povezivanja.

Proračunske tablice: nazivi funkcija i razdjelnici

Tko je navikao na Excel na nizozemskom, upisuje =SOM(B3:B11) i =ALS(B5>0;"dobit";"gubitak"), s točkom i zarezom između dijelova. Online ured može biti postavljen na engleske nazive i zareze (=SUM(...), =IF(...,...)). Sama se datoteka time ne mijenja: funkcije se u datoteci spremaju na fiksan način. Riječ je o tome što upisujete. Provjerite postavku jezika formula i regije, te obavijestite kolege koji se oblik koristi.

Korak 3: odlučite po dokumentu

Za svaki dokument u testnom skupu zabilježite ishod: zeleno (radi), narančasto (radi uz prilagodbu, zapišite koju) ili crveno (ne radi, odaberite rješenje iz tablice uz makronaredbe). Nekoliko crvenih dokumenata nije razlog da ne prijeđete. Jest razlog da ih riješite prije datuma prelaska, ili da svjesno zadržite jednu Excel licenciju za generator ponuda dok se ne zamijeni.

U praksi: ovako to izgleda kod pružatelja usluge

U Euro-Officeu unutar WebOké Nextcloud, xlsm se otvara sa svim podacima, ali bez funkcionalnih VBA gumba. Putem kartice Prikaz i Makronaredbe izrađujete makronaredbu u JavaScriptu ili je snimate; pod Prilagođene funkcije izrađujete vlastitu funkciju. Pod Datoteka, Napredne postavke nalaze se jezik formula i regija. Spajanje pošte nalazi se na kartici Suradnja. U drugim paketima izbornici se drukčije zovu, ali ograničenja su slična: VBA ni u jednom europskom online paketu ne radi potpuno u pregledniku.

Sažetak

• Otvoreni standardi ne govore ništa o makronaredbama, dodacima i obrascima: testirajte vlastite dokumente.
• Izradite testni skup od 15 do 25 važnih i složenih dokumenata i testirajte ih prema fiksnim točkama.
• VBA makronaredbe ne rade u online paketima; prvo provjerite trebate li makronaredbu još uvijek i uvijek sačuvajte original.
• Provjerite predloške za font, logotip i polja, te ih stavite u stalnu mapu s pravom samo za čitanje.
• Dodijelite svakom dokumentu zeleno, narančasto ili crveno, i riješite crvene prije datuma prelaska.

Kviz

Zadatak

Zadatak A6.5: Provjera kompatibilnosti vlastitog dokumenta. Učitajte dokument koji smatrate važnim (na primjer proračunsku tablicu s makronaredbama ili svoj predložak). Program traži makronaredbe, vanjske poveznice, ugrađene objekte, polja obrazaca, praćene promjene i komentare, nepoznate funkcije i fontove bez zamjene, te za svaku stavku daje zeleno, narančasto ili crveno s preporukom.

Zadatak E6.5: Vaš testni skup. Ispunite testni skup za najmanje deset vlastitih dokumenata, s ishodom za svaku testnu točku i odlukom za svaki dokument.

Dodatno štivo

Koraci u ovim člancima vrijede za usluge WebOké; kod drugih pružatelja usluga rad je sličan.

• Priručnik za Euro-Office 15.30: Excel datoteka s VBA makroima: što sada?
• Priručnik za Euro-Office 15.2: Preuzimanje formula iz Excela: engleski nazivi funkcija i točka zarez
• Priručnik za Euro-Office 15.22: Pisma iz adresara
• Priručnik za Euro-Office 12.2: Dokument se otvara u načinu samo za čitanje
• Priručnik za Euro-Office 12.3: Fontovi izgledaju drugačije
• Priručnik za Euro-Office 15.24: Uklanjanje komentara i promjena prije slanja dokumenta