Premještanje datoteka s Google Drivea, OneDrivea i Dropboxa

Modul 6: Datoteke i dokumenti · Vrijeme čitanja: 11 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete odabrati pravu metodu za prebacivanje svojih datoteka u europski oblak i prepoznat ćete zamke: Googleove vlastite datoteke, "Dijeljeno sa mnom", dijeljeni diskovi, zabranjeni znakovi i predugačke putanje.

Ključni pojmovi: alat za migraciju, povezivanje (OAuth), Google Takeout, istodobna sinkronizacija putem dvije aplikacije, rclone, Googleova vlastita datoteka (Docs, Sheets, Slides), prečac .gdoc, "Dijeljeno sa mnom", dijeljeni disk, zabranjeni znakovi, duljina putanje, provjera broja i veličine

Datoteke su najveći i najsporiji dio

U Bakkerij De Korrel gotovo sve se nalazi u oblaku: recepti, raspored, računi, fotografije za web stranicu i mapa "Osoblje" s ugovorima. Zajedno više od 180 GB, raspoređeno na Google Drive (većina ljudi) i OneDrive (vlasnik, koji je prije imao Microsoft 365). To je više od sve pošte i kalendara zajedno. Datoteke stoga oduzimaju najviše vremena, a tu se i najčešće nešto pokvari.

Ispravan redoslijed već ste vidjeli u lekciji 3.3: prvo počistite kod stare usluge, zatim izradite korisnike u novoj, potom prebacite datoteke, i tek nakon toga instalirajte aplikacije za sinkronizaciju na računalima i telefonima. Ova lekcija bavi se samim prebacivanjem.

Četiri načina prebacivanja datoteka

Postoje otprilike četiri puta. Koji ćete odabrati ovisi o količini podataka, broju ljudi i Vašoj vlastitoj vještini.

Primjer s rcloneom, ako ste prethodno postavili dvije usluge pod nazivima gdrive i nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Ako uklonite --dry-run, rclone stvarno kopira. Pomoću naredbe rclone check zatim uspoređujete izvor i odredište.

Zamka 1: Googleove vlastite datoteke nisu datoteke

Google Doc, Sheet ili Slides prezentacija nisu docx ili xlsx datoteka. To je dokument koji postoji samo kod Googlea. Tko ga želi ponijeti sa sobom, mora ga izvesti, pri čemu se pretvara u uobičajen format.

• Google Takeout omogućuje Vam odabir po vrsti: Docs kao docx, odt ili pdf, Sheets kao xlsx, ods ili pdf, Slides kao pptx, odp ili pdf. Zadano dobivate Microsoftove formate.
• Alat za migraciju obično ih također pretvara. Naknadno provjerite jesu li Google dokumenti doista spremljeni kao docx ili xlsx.
• Googleova aplikacija za sinkronizaciju (Google Drive za računalo) u Vašu mapu ne stavlja pravi dokument, nego malu datoteku s nastavkom .gdoc, .gsheet ili .gslides. To je prečac: nekoliko redaka teksta s poveznicom i ID-om dokumenta. U njemu nema niti jednog slova Vašeg teksta. Ako tu mapu kopirate u novi oblak, dobit ćete tisuće praznih poveznica prema Googleu. Ako nakon toga otkažete Google, te poveznice više ne vode nikamo.

Pri pretvorbi ne prenosi se sve. Tekst, tablice, slike i većina oblikovanja ostaju dobro sačuvani. Povijest verzija se ne prenosi, a Googleove vlastite značajke poput pametnih čipova ili poveznica između dokumenata postaju običan tekst ili nestaju. Google obrazac ne postaje funkcionalan obrazac: dobit ćete u najboljem slučaju odgovore. Obrasce ponovno izrađujete u novoj usluzi.

Kod OneDrivea i Dropboxa ovo je mnogo manji problem: tamo se obično već nalaze obične Office datoteke. Iznimka kod Microsofta: bilježnice OneNote nisu obične datoteke. Te izvozite zasebno iz OneNotea (primjerice kao pdf ili docx) ili ih ručno prebacujete u aplikaciju za bilješke.

Zamka 2: "Dijeljeno sa mnom" i dijeljeni diskovi

Ono što su drugi podijelili s Vama, nije Vaše vlasništvo. Kod Googlea se to nalazi pod Dijeljeno sa mnom, kod OneDrivea pod Dijeljeno. Alat za migraciju ili Takeout obično ne prenosi te datoteke, i to je ispravno: vlasnik ih mora sam preseliti.

Kod organizacije je to velik problem. U Bakkerij De Korrel voditeljica poslovanja godinama je izrađivala sve rasporede. Oni se nalaze u njezinom Driveu, podijeljenom sa svima. Ako svatko prebaci svoj vlastiti Drive, samo će ona imati rasporede. Zbog toga:

• Unaprijed izradite popis iz lekcije 3.2: koje su mape podijeljene i čije su?
• Neka vlasnik prebaci podijeljene mape, ili ih centralno prebacite u timsku mapu (lekcija 6.2).
• Dijeljeni diskovi kod Google Workspacea (prije Teamdrives) pripadaju organizaciji, ne pojedincu. Ne nalaze se u nečijem osobnom Driveu. Morate ih odabrati zasebno ili ih dati administratoru da izveze. rclone to može s opcijom za dijeljene diskove.

Zamka 3: nazivi koje Windows ne prihvaća

U pregledniku i na Macu u nazivu datoteke dopušteno je gotovo sve. Windows je stroži. Ako Vaše datoteke nakon prelaska stignu putem aplikacije za sinkronizaciju na Windows računalo, sljedeće datoteke bit će preskočene:

Najpraktičnije je ovo počistiti prije prelaska, ili neposredno nakon toga u pregledniku Vašeg novog oblaka, prije nego što aplikacije za sinkronizaciju počnu raditi. Dogovorite se s timom: nikakvi posebni znakovi u nazivima, osim crtice i donje crte.

Zamka 4: pomisliti da je gotovo

Migracija koja kaže "gotovo" još nije provjerena. Za svakog korisnika usporedite:

1. Broj datoteka i ukupnu veličinu nekoliko velikih mapa, staru i novu. Kod Google dokumenata veličina se uvijek razlikuje (postaju prave datoteke pri pretvorbi), pa tamo brojite samo broj.
2. Uzorak: otvorite od svake vrste nekoliko datoteka. Docx koji je nastao iz Google Doca, veliku proračunsku tablicu, pdf, fotografiju.
3. Datum: stoji li izvorni datum izmjene još uvijek tamo, ili sve ima današnji datum? Kod alata za migraciju i rclonea taj datum obično ostaje sačuvan, kod prijenosa putem preglednika ne uvijek.
4. Potražite prečace: pretražite novi oblak za .gdoc, .gsheet i .gslides. Ako ih pronađete, ti dokumenti nisu stvarno prebačeni.

Tek kada ovo bude ispravno, isključite staru aplikaciju za sinkronizaciju i uključite novu (lekcija 7.2). Od samog početka prelaska radite što više možete u novom oblaku: ono što tijekom prelaska još spremite u stari oblak, neće se samo od sebe prenijeti.

U praksi: ovako to izgleda kod jednog pružatelja usluge

U ovom primjeru koristimo WebOké Nextcloud. Pod Postavke nalaze se dva alata. Pomoću WebOké Import Tool povezujete svoj Google račun i prebacujete po zadatku jednu mapu s Google Drivea; ta aplikacija prvo traži pristup kod podrške, jer Google takve aplikacije dopušta samo za prijavljene račune. Pomoću Gegevensmigratie povezujete OneDrive (prijava kod Microsofta) ili Dropbox (s pristupnim kodom) i odabirete Importdirectory, mapu u koju sve stiže. Oba se odvijaju u pozadini; prozor možete zatvoriti.

Drugi pružatelji Nextclouda i drugi europski oblaci imaju slične alate za migraciju, ili upućuju na rclone ili aplikaciju za računalo. Odabiri i zamke iz ove lekcije vrijede posvuda.

Sažetak

• Odaberite alat za migraciju u novoj usluzi ako postoji; Takeout, dvije aplikacije za sinkronizaciju ili rclone su alternative.
• Google Docs, Sheets i Slides moraju se pretvoriti. Datoteka .gdoc samo je poveznica, a ne dokument.
• "Dijeljeno sa mnom" se ne prenosi: vlasnik ili administrator prebacuje podijeljene mape i dijeljene diskove.
• Počistite zabranjene znakove i predugačke putanje prije nego što aplikacije za sinkronizaciju na Windowsu počnu raditi.
• Provjerite broj, veličinu, uzorak i datume prije nego što se oprostite od stare usluge.

Kviz

Zadatak

Zadatak A6.1: Provjera testnog izvoza. Izvezite kod svoje trenutačne usluge jednu mapu s najmanje jednim Google dokumentom (ili Office datotekom iz OneDrivea), primjerice pomoću Google Takeouta ili funkcije Preuzmi. Prenesite jednu datoteku iz tog izvoza. Program provjerava je li to prava docx, xlsx, pptx, odt, ods ili odp datoteka, a ne prečac ili nešto drugo. Unesite također koje je formate Vaš izvoz proizveo.

Zadatak E6.1: Odabir metode prebacivanja. Odaberite za svakog korisnika ili grupu metodu (alat za migraciju, izvoz, dvije aplikacije za sinkronizaciju ili rclone), zabilježite opseg i tko prebacuje podijeljene mape i dijeljene diskove, te izradite svoj kontrolni popis za nakon prelaska.

Dodatno štivo

Koraci u ovim člancima vrijede za usluge WebOkéa; kod drugih pružatelja usluge radi se na sličan način.

• Nextcloud priručnik 13.1: Priprema: što ponijeti i kojim redoslijedom
• Nextcloud priručnik 13.2: Prebacivanje Google Drivea, Fotografija, Kalendara i Kontakata pomoću WebOké Import Toola
• Nextcloud priručnik 13.3: Prebacivanje Dropboxa pomoću migracije podataka
• Nextcloud priručnik 13.4: OneDrive prebaciti pomoću Migracije podataka
• Nextcloud priručnik 4.8: Nazivi datoteka koji uzrokuju probleme
• Nextcloud priručnik 16.1: Datoteke sa zabranjenim znakovima očistite kako bi se Windows ponovno sinkronizirao
• Migracija s Google Drivea na WebOké Nextcloud
• Migracija s Microsoft OneDrivea na WebOké Nextcloud
• Migracija s Dropboxa na WebOké Nextcloud
• Google, pomoć za Takeout (formati izvoza za Drive); dokumentacija rclonea (rclone.org, Google Drive i WebDAV)