Prijelazno razdoblje i dovršetak selidbe

Modul 4: Preseljenje e-pošte · Vrijeme čitanja: 10 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete bez gubitka pošte proći dane nakon promjene DNS zapisa, uredno prebaciti sve uređaje i postavke te provjeriti i zaključiti selidbu e-pošte.

Ključni pojmovi: prijelazno razdoblje, cache, delta kopija, testna poruka, prebacivanje uređaja, uklanjanje starog računa, usporavanje (throttling), zajednički poštanski sandučić, prosljeđivanje, automatski odgovor, izvoz arhive, otkazivanje

Zašto postoji prijelazno razdoblje

Nakon promjene MX zapisa (lekcija 4.3) sva pošta ne stiže odmah na novi poslužitelj. Poslužitelji koji još u svojoj predmemoriji (cacheu) imaju stari MX zapis, neko vrijeme i dalje šalju poštu starom pružatelju usluge. Koliko će to trajati ovisi o TTL-u: uz TTL od 300 sekundi riječ je o minutama, a uz TTL od jednog dana riječ je o danu. Osim toga, neki poslužitelji pokušavaju kasnije ponovno dostaviti poruku koja ranije nije uspjela, i to na adresu koju su tada poznavali.

Posljedica toga je da nekoliko dana pošta stiže na dva mjesta. To nije problem, sve dok ste toga svjesni i dok prerano ne zatvorite stari poštanski sandučić.

Zamislite to kao dva poštanska sandučića jedan pored drugoga. Novi je već postavljen, adresa na vratima je promijenjena, ali poštar koji još gleda svoj stari popis, pismo ubacuje u stari sandučić. Tjedan dana tako gledate u oba. Nakon toga stari zalijepite i posljednji put ga ispraznite.

Dan 1: druga kopija i prva provjera

Dan nakon promjene ponovno pokrenite selidbu svih poštanskih sandučića. Poruke koje su već kopirane bit će preskočene; dodat će se samo pošta koja je u međuvremenu stigla kod starog pružatelja usluge.

Zatim provjerite pomoću testnih poruka:

1. Primanje. Pošaljite s druge adrese, primjerice privatne adrese na Vašem telefonu putem mobilnog interneta, poruku na svaku važnu adresu: info@, bestellingen@ i nekoliko osobnih adresa. Stiže li poruka u novi poštanski sandučić?
2. Slanje. Pošaljite iz novog poštanskog sandučića poruku na adresu na Gmailu i na Outlook.com. Stiže li poruka, i to ne u neželjenu poštu? Pogledajte zaglavlja poruke (u Gmailu: Prikaži original). Tamo biste trebali vidjeti spf=pass, dkim=pass i dmarc=pass ako je sve ispravno postavljeno.
3. Obrasci. Ispunite kontaktni obrazac na Vašoj web stranici i provjerite stiže li obavijest.

Ako slanje ne uspijeva ili poruke završavaju u neželjenoj pošti, prvo provjerite SPF i DKIM (lekcija 4.3).

Prebacivanje uređaja i programa

Svaki telefon, prijenosno računalo i tablet treba se prebaciti na novi poslužitelj. To ne radite tako da u starom računu promijenite naziv poslužitelja, nego ovako:

1. Dodajte poštanski sandučić kod novog pružatelja usluge kao novi račun, s IMAP-om te nazivom poslužitelja i portovima novog pružatelja usluge.
2. Provjerite je li pošta tu (kopija).
3. Uklonite stari račun s uređaja.

Ovaj posljednji korak važniji je nego što se čini. Zaboravljeni stari račun u pozadini i dalje pokušava prijavu. Kod starog pružatelja usluge to nije štetno dok god pretplata traje, ali ako je stari poštanski sandučić ukinut, ili ako naziv poslužitelja koji stari račun koristi sada upućuje na novi poslužitelj, uređaj svakih nekoliko minuta pokušava prijavu s pogrešnom lozinkom. Mnogi poslužitelji e-pošte zbog toga usporavaju ili blokiraju IP adresu, pa odjednom cijeli ured može ostati bez mogućnosti slanja i primanja pošte.

U Bakkerij De Korrel svi na telefonu koriste aplikaciju Outlook. Stari računi na Microsoft 365 se uklanjaju; dodaje se novi IMAP račun. Dvoje zaposlenika koristi ugrađenu aplikaciju Mail na iPhoneu; tamo se to radi na isti način.

Razmislite i o uređajima bez zaslona: skeneru koji PDF-ove šalje na info@, blagajni, internetskoj trgovini. Oni šalju poštu putem SMTP poslužitelja. Ako tamo još uvijek stoji poslužitelj tvrtke Microsoft, slanje će prestati čim stari račun nestane.

Što ponovno postavljate

Iz Vašeg popisa iz lekcije 4.1 sada izdvojite sve što nije prebačeno zajedno s kopijom i postavite to kod novog pružatelja usluge:

Na što još pazite u prvim tjednima

• Stari poštanski sandučić. Prvi tjedan svakodnevno provjeravajte stiže li još nova pošta. Ako nakon nekoliko dana pošta i dalje stiže, negdje nešto nije prebačeno: možda neki dobavljač šalje putem starog prosljeđivanja, ili negdje drugdje još uvijek postoji MX zapis.
• DMARC izvještaji. Ako imate rua adresu, svakodnevno ćete dobivati izvještaje. Ako tamo vidite poslužitelj koji šalje poštu u Vaše ime, ali ne prolazi SPF ili DKIM provjeru, znači da ste zaboravili nekog pošiljatelja.
• Pozivnice za kalendar. One se šalju putem e-pošte. Ako kalendar već radi kod nove usluge (modul 5), testirajte stiže li pozivnica i vraća li se prihvaćanje organizatoru.

Dovršetak i otkazivanje

Kada sve nekoliko tjedana ispravno radi, dovršavate postupak:

1. Napravite posljednju kopiju, za slučaj da je ipak još nešto stiglo.
2. Napravite izvoz arhive starih poštanskih sandučića (pst ili mbox, lekcija 4.2) i čuvajte ga kao sigurnosnu kopiju. Vodite računa o zakonskim rokovima čuvanja: poslovnu poštu s poreznim podacima u Nizozemskoj je u pravilu potrebno čuvati sedam godina.
3. Počistite DNS (lekcija 4.3, korak 5): stari include, stari DKIM, verifikacijske zapise, autodiscover.
4. Povucite ovlaštenja: lozinke za aplikacije kod Googlea, odobreni alat za selidbu kod Microsofta.
5. Uklonite domenu iz stare okoline i otkažite licence. Nemojte otkazati prije nego što je sve provjereno; nakon otkazivanja stari pružatelj usluge može nakon određenog roka izbrisati Vaše podatke.
6. Zatražite potvrdu od starog pružatelja usluge da su Vaši podaci izbrisani, ako je to potrebno za Vašu evidenciju u skladu s GDPR-om (lekcija 9.3).

U praksi: ovako to izgleda kod jednog pružatelja usluge

U DirectAdmin priručniku WebOké dovršetak je opisan u četiri koraka: ispravno postavljanje MX zapisa (kod domene koja se seli k WebOkéu taj je zapis odmah ispravan), dodatno kopiranje dan kasnije, postavljanje uređaja kao novog računa i uklanjanje starog računa, te otkazivanje tek nakon nekoliko tjedana. Prosljeđivanja, automatske odgovore i poruke o odmoru postavljate u DirectAdminu pod E-mail Manager. WebOké priručnik sadrži članak Pošta ne stiže: provjera na vlastitu ruku. Kod drugih pružatelja usluge dijelovi se drukčije zovu, ali redoslijed je isti.

Sažetak

• Nekoliko dana nakon promjene pošta i dalje stiže na staro mjesto; ostavite stari poštanski sandučić otvorenim i još jednom kopirajte.
• Provjerite testnim porukama: primanje, slanje (spf, dkim i dmarc pass u zaglavljima) i Vaše obrasce na web stranici.
• Na svakom uređaju dodajte novi poštanski sandučić kao novi račun i uklonite stari; zaboravljeni stari računi uzrokuju usporavanje.
• Aliase, zajedničke poštanske sandučiće, grupe, pravila, potpise i automatske odgovore ponovno postavljate.
• Dovršite s posljednjom kopijom, izvozom arhive, čišćenjem DNS-a, povlačenjem ovlaštenja i tek nakon toga otkazivanjem.

Kviz

Zadatak

A4.4: Je li prelazak dovršen? Ovu provjeru napravite nekoliko tjedana nakon promjene. Program uspoređuje Vaše zapise za e-poštu s onim što je ranije kod Vas zabilježio (kod zadataka iz lekcije 4.1 ili 4.3): stari pružatelj usluge više ne smije biti naveden u MX zapisu, stari include mora biti uklonjen iz SPF zapisa, i mora postojati DMARC zapis.

E4.4: Testni krug i popis za dovršetak. Napravite tri testne poruke iz ove lekcije i unesite rezultat. Zatim dovršite popis za dovršetak i označite što je gotovo.

Dodatno štivo

Koraci u ovim člancima vrijede za usluge WebOkéa; kod drugih pružatelja usluge postupak je sličan.

• DirectAdmin priručnik 10.4: Nakon preseljenja: MX zapisi i Vaši uređaji
• DirectAdmin priručnik 8.1: Svi postavci na jednom mjestu: serveri, portovi i sigurnost
• DirectAdmin priručnik 8.8: Slanje ili primanje ne uspijeva: evo kako to riješiti
• DirectAdmin priručnik 7.5: Forwarderi: preusmjeravanje e-pošte na drugu adresu
• Priručnik za WebOké 7.4: Pošta ne stiže: provjerite sami
• Priručnik za WebOké 13.6: Jesam li blokiran? Sami deblokirajte svoju IP adresu
• Primanje e-pošte tijekom preseljenja Vaše domene
• Nizozemska porezna uprava (Belastingdienst): zakonski rok čuvanja poslovne dokumentacije (u pravilu 7 godina, u Nizozemskoj)