Modul 8 · 8.3
Pošteno uspoređivanje troškova i upravljanja
Modul 8: Sigurnosne kopije, izlazak i upravljanje · Vrijeme čitanja: 10 minuta
Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete pošteno usporediti ukupne troškove i upravljanje Vašim starim i novim sustavom, bez gledanja samo na cijenu po korisniku, te utvrditi tko obavlja koje zadatke upravljanja.
Ključni pojmovi: ukupni troškovi (TCO), jednokratni i ponavljajući troškovi, licenca po korisniku, pohrana, proširenja, troškovi migracije, edukacija, vlastito vrijeme, upravljana usluga, samostalno hostanje, zadaci upravljanja, tko radi što (RACI), stabilnost cijene, skalabilnost
Pogrešna usporedba
Prvo pitanje koje postavlja gotovo svatko glasi: "Koliko košta po korisniku mjesečno?" Taj broj stavite uz svoju trenutačnu licencu, i gotovo. To je pogrešna usporedba, iz dva razloga.
Prvo, tada ne uspoređujete isto. Paket kod jednog pružatelja usluge sadrži e-poštu, datoteke, ured i chat; kod drugoga je ured zasebna licenca, e-pošta se nalazi u drugom paketu, a dodatna je pohrana skuplja. Drugo, izostavljate sve što nije na računu: Vaše vrijeme i vrijeme Vaših kolega, edukaciju, upravljanje, samu migraciju.
U ovoj lekciji ne koristimo cijene stvarnih pružatelja usluga. One se mijenjaju, a riječ je o metodi. Iznose sami unosite, na temelju ponuda i cjenika koje u tom trenutku zatražite.
Ukupni troškovi: sve na jednom mjestu
Pod ukupnim troškovima (na engleskom total cost of ownership, TCO) podrazumijevamo sve troškove tijekom fiksnog razdoblja, na primjer tri godine, uključujući jednokratne troškove. Razdoblje od tri godine prikladno je jer se tada jednokratni troškovi migracije pošteno uzimaju u obzir.
| Vrsta | Primjeri | Jednokratno ili ponavljajuće |
|---|---|---|
| Licence i pretplate | Po korisniku, po paketu, licence za ured, chat, poštanski sandučići | Ponavljajuće |
| Pohrana | Dodatna pohrana iznad paketa, godišnji rast Vaših podataka | Ponavljajuće, raste |
| Proširenja | Arhiviranje, dodatna sigurnosna kopija, dodatna sigurnost, napredne funkcije upravljanja | Ponavljajuće |
| Naziv domene i DNS | Registracija, eventualno usluga DNS-a | Ponavljajuće |
| Sigurnosna kopija izvan usluge | Druga usluga ili pohrana, vanjski diskovi (lekcija 8.1) | Ponavljajuće i jednokratno |
| Migracija | Pomoć specijalista ili pružatelja usluge, eventualno dvostruko plaćanje tijekom prijelaza | Jednokratno |
| Razdoblje preklapanja | Stara i nova usluga istodobno tijekom prijelaza, otkazni rok | Jednokratno |
| Edukacija | Obuke, izrada podsjetnika, sati rada kolega | Jednokratno, i kod novih kolega |
| Vlastito vrijeme za upravljanje | Sati mjesečno za korisnike, pitanja, nadogradnje (kod samostalnog hostanja), provjere | Ponavljajuće |
| Troškovi odlaska pri prestanku usluge | Izvoz, eventualni troškovi pružatelja usluge (zabranjeno od 12. siječnja 2027. prema Aktu o podacima, lekcija 8.2) | Jednokratno, kasnije |
| Uređaji i softver | Na primjer program za radnu površinu, upravitelj lozinki | Ponavljajuće ili jednokratno |
Najvažnija stavka najčešće se zaboravlja: vlastito vrijeme. Izračunajte ga tako da pomnožite broj sati s fiksnim satnim iznosom koji sami odaberete. Čak i ako to nitko ne naplaćuje, nešto Vas to ipak košta.
Primjer izračuna bez stvarnih cijena
U pekarnici Bakkerij De Korrel Ruud radi s varijablama, tako da primjer vrijedi za svakoga:
G= broj korisnika (12)L= licenca po korisniku mjesečno, uključujući ured gdje je potrebnoO= dodatna pohrana mjesečnoB= vanjska sigurnosna kopija mjesečnoU= sati vlastitog upravljanja mjesečno,T= satni iznos koji pekarnica računa za vlastito vrijemeM= jednokratni troškovi migracije (pomoć plus vlastiti sati xT)D= razdoblje preklapanja: broj mjeseci u kojima se istodobno plaćaju stara i nova usluga, pomnoženo sa starim mjesečnim troškomOp= edukacija (sati x broj kolega xT)
Ukupni troškovi tijekom 36 mjeseci:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpTaj izračun radi dva puta: jednom za "ostati kako jest", jednom za "prijeći na novu uslugu". Kod "ostati kako jest" M, D i Op iznose nula, ali u obzir uzima povećanja cijena koja je stari pružatelj usluge najavio, kao i vrijeme koje se sada gubi na dijeljene lozinke i izgubljene datoteke.
Rezultat nije "najjeftinije pobjeđuje". To je broj pomoću kojega možete pošteno razgovarati: prelazak jednokratno košta toliko, a zatim mjesečno toliko više ili manje, u zamjenu za veću kontrolu i manju ovisnost (modul 1). Ponekad je europsko rješenje skuplje, ponekad jeftinije. Oba su ishoda dobar razlog za svjestan izbor.
Upravljana usluga ili samostalno hostanje?
Kod europskog, otvorenog softvera (Nextcloud, Matrix, Jitsi) možete i sami hostati: postaviti softver na vlastiti server ili iznajmljeni server. To djeluje jeftino jer je softver besplatan. Pošteno izračunajte:
| Upravljana usluga | Samostalno hostanje | |
|---|---|---|
| Server, pohrana, sigurnosna kopija | Kod pružatelja usluge | Sami uređujete i plaćate |
| Nadogradnje i sigurnosne zakrpe | Pružatelj usluge | Vi, na vrijeme, i za vrijeme godišnjeg odmora |
| Kvar u 7 sati ujutro | Pružatelj usluge | Vi |
| Znanje | Kod pružatelja usluge | Kod Vas, ili kod onog jednog spretnog kolege |
| Kontrola | Visoka, ako je pružatelj usluge europski i imate dobar izlazni plan | Najviša |
Za organizaciju od dvanaest ljudi bez vlastitog IT znanja, samostalno hostanje obično je rizik, a ne ušteda. Server koji mjesecima ne prima nadogradnje nesigurniji je od dobro upravljane usluge. Za organizaciju s vlastitim administratorima to upravo može biti najbolji izbor.
Raspodjela upravljanja: tko radi što?
Čak i kod upravljane usluge ostaje posla. Utvrdite tko što radi, pomoću jednostavne podjele: tko izvršava, tko je krajnje odgovoran, s kim se savjetuje i tko se obavještava (često se naziva RACI, prema engleskim riječima).
| Zadatak | Izvršava | Krajnje odgovoran | Koliko često |
|---|---|---|---|
| Otvaranje novog kolege, dodjela licence | Voditelj ureda | Vlasnik | Pri zapošljavanju |
| Kolega koji odlazi: predaja, deaktivacija | Voditelj ureda | Vlasnik | Pri prestanku rada |
| Provjera tko je administrator i tko ima licence | Voditelj ureda | Vlasnik | Svako tromjesečje |
| Test vraćanja iz sigurnosne kopije | Voditelj ureda | Vlasnik | Svake godine |
| Test izlaska (exit) | Voditelj ureda | Vlasnik | Svake godine |
| Pokretanje nadogradnji (ako usluga to prepušta klijentu) | Voditelj ureda | Vlasnik | Pri svakoj velikoj verziji |
| Ažuriranje ugovora o obradi podataka i evidencije | Vlasnik | Vlasnik | Pri promjeni, najmanje jednom godišnje |
| Odgovaranje na pitanja kolega | Ambasador (lekcija 9.1) | Voditelj ureda | Kontinuirano |
Zadatak bez imena ne obavlja se. Zadatak s jednim imenom ne obavlja se ako je ta osoba bolesna. Zato uz najvažnije zadatke uvijek navedite i zamjenu.
Na što još obratiti pažnju pri usporedbi
- Stabilnost cijene: koliko često i kako se cijena smije mijenjati, te imate li tada pravo na otkaz?
- Skalabilnost: što se događa kod 15 ili 25 korisnika, ili kod dvostruko veće pohrane? Prelazite li tada u drugi paket?
- Što je stvarno uključeno: podrška na Vašem jeziku, sigurnosne kopije iz kojih Vi možete nešto vratiti, ugovor o obradi podataka, mogućnosti izvoza.
- Probno razdoblje: možete li prvo pokrenuti pilot projekt s nekoliko kolega (lekcija 3.3)?
U praksi: kako to izgleda kod jednog pružatelja usluge
Kod WebOké Nextcloud rješenja postoje paketi koji se razlikuju po broju korisnika i pohrani, licencama za Ured po korisniku, te mogućnosti proširenja pohrane ili broja korisnika u Mom WebOké. Nadogradnje, sigurnost i sigurnosne kopije sustava obavlja WebOké; novu glavnu verziju pokreće sam vlasnik paketa, jednim klikom. Upravljanje korisnicima, licence i testovi vraćanja ostaju kod klijenta. Cijene namjerno nisu navedene u ovom tečaju.
Kod drugih pružatelja usluga podjela je drukčija. Zato tablicu "tko radi što" ispunite zasebno za svakog pružatelja usluge i uključite je u svoju usporedbu.
Sažetak
- Usporedite ukupne troškove tijekom fiksnog razdoblja, ne samo cijenu po korisniku.
- Uračunajte jednokratne troškove (migracija, razdoblje preklapanja, edukacija), a prije svega vlastito vrijeme.
- Samostalno hostanje znači softver bez licence, ali s puno posla: pošteno to izračunajte.
- Utvrdite zadatke upravljanja s imenom i zamjenom.
- Obratite pažnju na stabilnost cijene, skalabilnost i na ono što je stvarno uključeno u paket.
Kviz
Zadatak
Zadatak E8.3: Predložak troškova i podjela upravljanja. Ispunite predložak troškova u datoteci OPDRACHTEN.md za "ostati kako jest" i "prijeći na novu uslugu", s iznosima iz ponuda ili cjenika koje sami zatražite, tijekom 36 mjeseci. Zatim ispunite tablicu "tko radi što" s imenima i zamjenama.
Zadatak E8.3: Predložak troškova i podjela upravljanja
Ispunite predložak troškova dvaput (ostanak i prelazak) s iznosima iz vlastitih ponuda ili cjenika, te podijelite zadatke upravljanja.
Vaše kvačice i bilješke ostaju samo u ovom pregledniku; ne šaljemo ih nikamo. Ako ste prijavljeni, u Moji tečajevi čuvamo samo podatak da ste zadatak završili.
Dodatno štivo
Koraci u ovim člancima vrijede za usluge WebOkéa; kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan.
- Nextcloud priručnik 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family ili Max: razlike i prelazak
- Nextcloud priručnik 14.4: Više prostora za pohranu ili korisnika, promjena ili otkaz paketa
- Nextcloud priručnik 14.6: Ažuriranja Nextclouda: kada i kako
- Nextcloud priručnik 14.7: Prava: tko što upravlja u Vašem Nextcloudu?
- Koji Nextcloud paket odgovara meni i kako mogu proširiti svoje mogućnosti?