Uredski formati: OOXML, ODF i pdf

Modul 6: Datoteke i dokumenti · Vrijeme čitanja: 10 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete objasniti što su zapravo docx, odt i pdf, zašto dokument nakon prelaska može izgledati drugačije i odabrat ćete pravi format za suradnju, razmjenu i arhiviranje.

Ključni pojmovi: format datoteke, otvoreni standard, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), stari binarni formati (doc, xls, ppt), pdf i PDF/A (ISO 19005), csv, font, metrički istovjetan font, konverzija

Dokument je dogovor

Datoteka je niz bajtova. Tek putem formata datoteke program zna što ti bajtovi znače: ovo je naslov, ovo je podebljano, ovo je tablica s tri stupca. Ako je taj format javno opisan i svatko ga smije koristiti bez odobrenja ili licence, govorimo o otvorenom standardu (lekcija 2.2). Tada različiti programi mogu čitati i pisati istu datoteku, pa niste ovisni o jednom proizvođaču.

Za uredske dokumente postoje dva velika otvorena standarda i jedan format za trajno zapisivanje.

OOXML: docx, xlsx i pptx

Od verzije Office 2007 Microsoft Office standardno sprema dokumente kao Office Open XML, skraćeno OOXML. Poznate su Vam ekstenzije: docx, xlsx i pptx. Standard je zapisan kao ECMA-376 i kao međunarodna norma ISO/IEC 29500.

Docx je zapravo zip datoteka s fiksnom strukturom. Preimenujte kopiju datoteke offerte.docx u offerte.zip i raspakirajte je. Vidjet ćete, među ostalim:

[Content_Types].xml        welke onderdelen erin zitten
word/document.xml          de tekst en de opmaak
word/styles.xml            de stijlen
word/fontTable.xml         de lettertypen die het document gebruikt
word/media/                de afbeeldingen
docProps/core.xml          titel, maker, datum

Dvije stvari vrijedi znati. Prvo, ISO/IEC 29500 poznaje strožu varijantu (Strict) i širu (Transitional) u koju stanu i stare posebnosti Worda; Office prema zadanim postavkama zapisuje Transitional varijantu. Drugo, docx može sadržavati dijelove koje razumije samo Microsoft Office, poput makronaredbi u VBA (kod docm i xlsm datoteka), ActiveX gumba ili dodataka. Format je otvoren, ali sve što se u njega može staviti ne radi posvuda. O tome govori lekcija 6.5.

ODF: odt, ods i odp

OpenDocument Format (ODF) razvijen je kod organizacije za standardizaciju OASIS i zapisan kao ISO/IEC 26300. Ekstenzije su odt (tekst), ods (proračunska tablica) i odp (prezentacija). I odt je zip datoteka. Prvi dio zove se mimetype i sadrži doslovno vrstu dokumenta, na primjer application/vnd.oasis.opendocument.text. Sadržaj se nalazi u content.xml, stilovi u styles.xml.

ODF je vlastiti format paketa LibreOffice i paketa koji su na njemu izgrađeni, poput Collabora Online. Mnoge vlade u Europi navode ODF kao preferirani format za razmjenu i arhiviranje. U Nizozemskoj se ODF, uz pdf i PDF/A, nalazi na popisu "primijeni ili obrazloži" (pas toe of leg uit) nizozemskog Foruma za standardizaciju (Forum Standaardisatie).

Koji format odabrati?

Oba su otvoreni standardi. Praktična razlika leži u tome tko su Vaši suradnici i koji program koristite.

Najvažnije pravilo: odaberite jedan glavni format po vrsti dokumenta i držite ga se. Svaki put kad se datoteka pretvara naprijed-natrag (docx u odt pa opet u docx), nešto se može pomaknuti.

Stari formati: doc, xls i ppt

Datoteke starije od 2007. godine (doc, xls, ppt) binarni su formati: nisu zip s XML-om, nego vlastita struktura datoteke tvrtke Microsoft. Moderni uredski paketi ih još otvaraju, ali ne uvijek bez pogreški, a mogu sadržavati makronaredbe iako to ekstenzija ne otkriva. Preporuka pri prelasku: stare datoteke koje još koristite pretvorite u docx, xlsx ili pptx (ili ODF), a original sačuvajte kao arhivu.

Pdf i PDF/A

Pdf je namijenjen tome da zabilježi kako nešto izgleda, jednako na svakom uređaju. Uređivanje je moguće, ali to mu nije svrha. PDF/A (ISO 19005) stroža je varijanta za arhiviranje: svi fontovi nalaze se unutar datoteke, nisu dopuštene vanjske reference ni skripte, tako da datoteka sama po sebi ostaje čitljiva mnogo godina. Odaberite PDF/A za sve što morate dugo čuvati, poput godišnjih financijskih izvještaja.

Zašto dokument može izgledati drugačije

Nakon prelaska kolege ubrzo kažu: "izgleda drugačije". Uzrok je gotovo uvijek font. Dokument navodi svoj font (na primjer Calibri), ali sam font obično nije u njemu sadržan. Program koji prikazuje dokument mora sam imati taj font. Ako ga nema, uzima zamjenu, a ona ima drugačije širine slova. Redak teče drugačije, tablica postaje šira, stranica se pomiče.

Za najpoznatije Microsoftove fontove postoje besplatne, otvoreno dostupne metrički istovjetne zamjene: svako je slovo točno jednako široko, razlikuje se samo malo oblik. Tada Vaš tekst teče jednako.

Fontovi poput Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic ili vlastiti font korporativnog identiteta nemaju takvu zamjenu. Online ured ih tada mora zamijeniti nečim sličnim, pa se tekst može drugačije pomaknuti. Kod pekarnice Bakkerij De Korrel to je bio font korporativnog identiteta na memorandumu. Rješenje: dati instalirati font (ako to licenca dopušta) kod pružatelja usluge, ili u predlošku odabrati slobodno dostupan font.

Druge stvari koje se pri promjeni formata mogu pomaknuti: zaglavlja i podnožja s poljima, sadržaji (potrebno ih je ponovno ažurirati), komentari i praćene izmjene, ugrađeni objekti, te u proračunskim tablicama uvjetno oblikovanje i grafikoni.

U praksi: ovako to izgleda kod pružatelja usluge

U Euro-Office u WebOké Nextcloudu otvarate docx, xlsx i pptx bez pretvaranja, a isto tako i odt, ods, odp, rtf, txt, csv te stare formate doc, xls i ppt. Pomoću Datoteka, Preuzmi kao možete, među ostalim, odabrati DOCX, ODT, PDF ili PDF/A; pomoću Spremi kopiju kao kopija dolazi u Vaš Nextcloud. Za pet fontova iz tablice metrički istovjetne zamjene nalaze se na poslužitelju. Drugi online uredski paketi imaju slične izbornike; koje fontove poznaju razlikuje se od pružatelja do pružatelja. Ako koristite vlastiti font korporativnog identiteta, unaprijed to provjerite.

Sažetak

• docx, xlsx i pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) te odt, ods i odp (ODF, ISO/IEC 26300) oboje su otvoreni standardi i oboje su zip datoteke s XML-om.
• Odaberite format koji Vaš ured interno koristi i koji poznaju Vaši partneri u suradnji, te ga se držite.
• Stare binarne datoteke (doc, xls, ppt) pretvarate; original čuvate.
• Pdf za nepromjenjivo zapisivanje, PDF/A za dugo čuvanje.
• Pomaci najčešće uzrokuju fontovi; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman i Courier New imaju metrički istovjetne zamjene.

Kviz

Zadatak

Zadatak A6.3: Format i fontovi Vašeg dokumenta. Učitajte dokument koji često koristite (na primjer Vaš predložak pisma). Program će reći koji je format zapravo u pitanju, koji su fontovi u njemu sadržani i postoji li za svaki font metrički istovjetna zamjena.

Dodatno štivo

Koraci u ovim člancima vrijede za usluge tvrtke WebOké; kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan.

• Priručnik za Euro-Office 1.4: Koji preglednici i formati datoteka rade s Euro-Officeom?
• Priručnik za Euro-Office 2.5: Preuzimanje kao docx, xlsx, pptx, odt ili pdf
• Priručnik za Euro-Office 12.3: Fontovi izgledaju drugačije
• ISO/IEC 29500 i ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 i OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Nizozemski Forum za standardizaciju (Forum Standaardisatie), popis otvorenih standarda (ODF, PDF/A)