Modul 3 · 3.1
Popis Vaših trenutačnih usluga
Modul 3: Popis stanja i planiranje · Vrijeme čitanja: 11 minuta
Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete izraditi potpuni popis svojih trenutačnih cloud usluga, uključujući veze i korištenje koje ne vidite odmah.
Ključni pojmovi: popis stanja, dio, trenutačna usluga, cilj, vlasnik, prioritet, sjena IT (shadow IT), veza, jedinstvena prijava (SSO), zajednički sandučić, alias, distribucijska lista, zapis za provjeru
Zašto prvo popis stanja?
Prelazak rijetko propadne na velikom poslu. Kopiranje pošte i prebacivanje datoteka obično uspije. Propada na onome što nitko nije zapisao: kontaktni obrazac na web stranici koji odjednom više ne šalje poštu, skener koji skenira u ukinuti sandučić, kolega koji je svoj popis klijenata vodio u privatnom Dropboxu.
Popis stanja je popis svega što trenutačno radite u oblaku: koja usluga, koji podaci, tko je vlasnik, što će se s time dogoditi i koliko je to važno. Košta nekoliko sati, a uštedi Vam dane.
Pekarnica De Korrel počela je s osam stavki. Nakon kratkog obilaska kolega bilo ih je trinaest.
Osam dijelova
Počnite s ovih osam. Svi se oni pojavljuju u ostatku tečaja.
| Dio | Što zapisujete | Gdje to pronalazite |
|---|---|---|
| E-pošta | Domene, sandučići, aliasi, zajednički sandučići, distribucijske liste (grupne adrese), preusmjeravanja, ukupna veličina | Administratorski portal Vaše usluge e-pošte, DNS (MX zapisi) |
| Kalendar | Osobni kalendari, zajednički kalendari, kalendari prostorija i uređaja, pretplate na vanjske kalendare | Postavke kalendara, administratorski portal |
| Kontakti | Osobni adresari, zajednički adresari, popis organizacije | Aplikacija Kontakti, administratorski portal |
| Datoteke | Osobna pohrana po osobi, zajedničke mape ili zajednički diskovi, vanjska dijeljenja, ukupna veličina | Pregled pohrane u administratorskom portalu (lekcija 3.2) |
| Dokumenti | Koji uredski paket, koje datoteke s makroima, predlošci, obrasci, vlastiti formati (Google dokumenti) | Pohrana datoteka, razgovori s kolegama |
| Chat i sastanci | Usluga chata, kanali, usluga za sastanke, tko održava sastanke s vanjskim osobama | Pregled licenci, kolege |
| Lozinke | Gdje se trenutačno čuvaju lozinke: upravitelj lozinki, preglednik, papirići, proračunska tablica | Kolege, postavke preglednika |
| Sigurnosne kopije | Što se trenutačno sprema kao sigurnosna kopija, tko to radi, kamo, i je li vraćanje ikada testirano | Administrator, usluga sigurnosnih kopija |
Što ne vidite odmah: veze
Ovo je najvažniji dio popisa stanja. Veza je sve što se nalazi izvan Vaše cloud usluge, ali o njoj ovisi. Tražite ih na ovim mjestima:
- Jedinstvena prijava (SSO). Aplikacije u koje se prijavljujete svojim Google ili Microsoft računom. U sigurnosnim postavkama svakog računa nalazi se popis aplikacija s pristupom. Provjerite to kod nekoliko kolega, ne samo kod sebe.
- Vaša web stranica. Kontaktni obrasci i web trgovine šalju poštu. Putem kojeg poslužitelja? S kojom adresom?
- Uređaji. Skeneri i višefunkcijski pisači koji skeniraju u poštu ili u mapu. Blagajne, alarmni sustavi ili drugi uređaji koji šalju poštu.
- Drugi softver. Knjigovodstvo, CRM, planiranje, usluga za newsletter. Šalju li oni poštu u ime Vaše domene? Preuzimaju li datoteke iz Vaše pohrane?
- DNS Vaše domene. Tamo vidite tko smije slati poštu u ime Vaše domene (SPF), koje su usluge postavile zapis za provjeru (TXT zapisi poput
google-site-verification=iliMS=) i jesu li postavljeni DKIM zapisi drugih usluga. Zadatak A2.1 iz prethodnog modula to je već istražio za Vas. - Telefoni i prijenosna računala. Koje se aplikacije sinkroniziraju sa starom uslugom? Sve će to naknadno trebati prebaciti (lekcija 7.2).
Sjena IT (shadow IT): ono što kolege sami riješe
Sjena IT (shadow IT) je softver ili pohrana koju kolege sami koriste, a da organizacija to nije uredila: besplatni Dropbox, WhatsApp grupa s klijentima, privatni Gmail za newsletter, online planer. Obično nije loša namjera: netko je riješio problem.
Za prelazak je sjena IT važna iz dva razloga. U njoj se često nalaze podaci organizacije koji moraju ići zajedno s ostalim podacima. A ako to ne pitate, nakon prelaska će jednostavno nastaviti postojati, izvan Vašeg novog europskog sustava.
Zato to pitajte na način na koji će ljudi iskreno odgovoriti. Ne "tko koristi nedopuštene usluge?", nego: "Prelazimo na novi sustav i ne želimo da itko izgubi nešto. Koje programe, stranice i aplikacije koristite za svoj posao, čak i ako ste ih sami organizirali?" Kratki popis s primjerima pomaže ljudima da se sjete.
Po retku: pet polja
Za svaki redak u popisu stanja zapišite pet stvari:
- Trenutačna usluga: na primjer "Gmail putem Google Workspacea".
- Veličina: što konkretnije, na primjer "12 sandučića, ukupno 38 GB" ili "3 zajednička kalendara".
- Vlasnik: tko o tome odlučuje i zna kako to funkcionira? To je netko s imenom, a ne "svi".
- Cilj: što će se s time naknadno dogoditi? Prebacivanje u novu uslugu, ukidanje, arhiviranje ili privremeno zadržavanje.
- Prioritet: visok (bez ovoga organizacija ne može raditi), srednji ili nizak.
Primjer nekoliko redaka iz pekarnice:
| Dio | Trenutačna usluga | Veličina | Vlasnik | Cilj | Prioritet |
|---|---|---|---|---|---|
| E-pošta | Google Workspace, example.com | 12 sandučića, 38 GB; alias bestellingen@ | Sanne (ured) | Prebacivanje na europsku uslugu e-pošte | visok |
| Datoteke | Google Drive, 1 zajednički disk "Recepti" | 64 GB, 4 vanjska dijeljenja | Sanne | Prebacivanje u timsku mapu | visok |
| Veza | Obrazac za narudžbu na web stranici | šalje na bestellingen@ | izrađivač web stranice | Prilagodba SMTP postavke | visok |
| Veza | Blagajnički sustav, prijava putem Googlea | 5 računa | Mo (poslovnica) | Izrada vlastite prijave | visok |
| Veza | Skener u uredu | skenira na scan@ | Sanne | Novi SMTP podaci | srednji |
| Sjena IT | Dropbox pekara (privatni) | recepti, 2 GB | Jeroen | Prebacivanje u timsku mapu, zatim otkazivanje | srednji |
Zamke
- Gledanje samo vlastitog računa. Administrator automatski ne vidi koje je aplikacije obični korisnik povezao sa svojim računom. Provjerite kod više osoba.
- Zaboravljanje zajedničkih sandučića.
info@,facturen@ibestellingen@često nisu vlastiti sandučić, nego alias, zajednički sandučić ili grupa. Kod prelaska to se mora pravilno vratiti za svaki od njih (lekcija 4.4). - Brojanje licenci umjesto korištenja. Dvanaest licenci ne znači da je dvanaest ljudi aktivno. Pogledajte zadnju prijavu.
- Nema vlasnika. Redak bez vlasnika nitko neće preuzeti.
- Nedostatak ažuriranja popisa stanja. Ono što otkrijete tijekom migracije, naknadno dodajte u popis.
U praksi: ovako to izgleda kod pružatelja usluge
Kod prelaska na WebOké Nextcloud i WebOké paket e-pošte popis stanja odmah postaje Vaš popis zadataka: u priručniku stoji koji se alat koristi za svaki dio (na primjer Import Tool za Google, Prijenos podataka za OneDrive, Alat za prijenos e-pošte za poštu) i kojim redoslijedom. Kod drugih europskih pružatelja usluga alat se drugačije zove, ali popis stanja potpuno je isti: on se odnosi na Vašu organizaciju, a ne na pružatelja usluge.
Sažetak
- Popis stanja sprečava da prilikom prelaska zaboravite stvari koje nitko nije zapisao.
- Počnite s osam dijelova: e-pošta, kalendar, kontakti, datoteke, dokumenti, chat i sastanci, lozinke, sigurnosne kopije.
- Tražite veze: jedinstvena prijava, web stranica, uređaji, drugi softver, DNS zapisi, telefoni.
- Pitajte kolege za sjenu IT na način na koji će iskreno odgovoriti.
- Svaki redak dobiva trenutačnu uslugu, veličinu, vlasnika, cilj i prioritet.
Kviz
Zadatak
Zadatak A3.1: Je li Vaš popis potpun? Ispunite obrazac popisa stanja za svoju organizaciju (ili za vlastitu privatnu upotrebu). Program provjerava jesu li uneseni svi osam dijelova, imate li pronađene barem tri veze te ima li svaki redak trenutačnu uslugu, veličinu, vlasnika, cilj i prioritet.
Zadatak E3.1: Obilazak kolega. Pitajte barem tri osobe (ili, ako radite sami, obiđite vlastite uređaje) koje programe, stranice i aplikacije koriste za svoj posao. Zapišite što niste imali na popisu i što ste iz toga naučili.
Zadatak E3.1: Obilazak kolega
Pitajte najmanje troje kolega (ili pregledajte vlastite uređaje i preglednik): "Prelazimo na drugu uslugu i ne želimo da itko izgubi podatke. Koje programe, stranice i aplikacije koristite za posao, i one koje ste sami organizirali?" Predložak za zadatak A3.1 nalazi se kod tog zadatka.
Vaše kvačice i bilješke ostaju samo u ovom pregledniku; ne šaljemo ih nikamo. Ako ste prijavljeni, u Moji tečajevi čuvamo samo podatak da ste zadatak završili.
Dalje za čitanje
Koraci u ovim člancima vrijede za usluge WebOké; kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan.