Modul 9 · 9.1
Objašnjavanje prelaska Vašim kolegama
Modul 9: Ljudi i pravila · Vrijeme čitanja: 10 minuta
Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete izraditi komunikacijski i edukacijski plan kojim ćete kolege uključiti u prelazak, i znat ćete kako se nositi s otporom.
Ključni pojmovi: priča o razlogu (zašto), vremenski okvir, "što se mijenja za mene?", ambasadori, edukacija po ulogama, podsjetnik (spiekbrief), vrijeme za pitanja, često postavljana pitanja, povratne informacije, otpor, pristupačnost
Tehnika je pola posla, ljudi su druga polovica
Prelazak rijetko propadne zbog tehnike. Propada kad kolege ne znaju zašto je potreban, na dan prelaska se ne mogu prijaviti, ne mogu pronaći svoje datoteke ili potajno nastave raditi u staroj usluzi. Tada imate dva sustava usporedno, datoteke se gube i raste nezadovoljstvo.
U pekari Bakkerij De Korrel radi dvanaest ljudi: pekari koji počinju u četiri ujutro, dva dostavljača samo s telefonom, djelatnica u trgovini koja upravlja narudžbama putem e-pošte, i Sanne, koja sve organizira. Svatko ima drugačija pitanja. Dobar plan to uzima u obzir.
Ova lekcija govori o ljudima; lekcije 9.2 i 9.3 o pravilima. Ovo je objašnjenje, a ne pravni savjet.
Korak 1: priča o razlogu (zašto)
Ljudi se lakše mijenjaju kad razumiju zašto. Objasnite to jednostavnim riječima u nekoliko rečenica. Bez pravnih pojmova, bez panike. Za De Korrel:
"Selimo svoju e-poštu, kalendar i datoteke kod europskog pružatelja usluge. Tamo se naši podaci i podaci naših kupaca nalaze pod europskim pravilima, a mi imamo više kontrole. Za vas se uglavnom mijenja gdje se prijavljujete i kako se zovu neke aplikacije. Pomoći ćemo svima da se snađu."
Obratite pozornost na ono što NIJE rečeno: nema "stara usluga je loša". Kolege su godinama ugodno radile s njom. Tko omalovažava staro, dobit će obranu natrag.
Korak 2: što se mijenja za mene?
Svatko prvo želi znati što to znači za njega ili nju. Napravite kratak pregled po skupini. Podsjetnik (spiekbrief) pomaže: A4 list s "prije" i "sada".
| Prije | Sada | Što trebate učiniti |
|---|---|---|
| E-pošta u aplikaciji stare usluge | E-pošta u aplikaciji Mail ili Outlook, nove postavke | Dodajte račun pomoću uputa, stari račun uklonite tek nakon prelaska |
| Mape na mreži | Datoteke u novom oblaku (na primjer Nextcloud) | Instalirajte aplikaciju za računalo, prijavite se dvofaktorskom autentifikacijom (2FA) |
| Dokumenti na mreži | Ured na mreži u novom oblaku (na primjer Euro-Office) | Otvarajte datoteke kao i uvijek; makronaredbe neće raditi (vidjeti lekciju 6.5) |
| Razgovor s timom | Razgovor u novom oblaku (na primjer Talk) | Instalirajte aplikaciju na telefon; stari razgovor ostaje čitljiv do određenog datuma |
| Kalendar s rutama dostave | Zajednički kalendar u novom oblaku | Dodajte kalendar na telefon (korak po korak na podsjetniku) |
Navedite i što se NE mijenja. "Vaša adresa e-pošte ostaje ista" za mnoge je ljude najvažnije umirenje.
Korak 3: vremenski okvir s fiksnim trenucima
Nemojte komunicirati samo jednom, nego u fiksnim trenucima. Primjer koji odgovara planu migracije iz lekcije 3.3:
| Kada | Poruka | Kanal |
|---|---|---|
| 4 tjedna prije prelaska | Priča o razlogu (zašto), datum, što se od Vas očekuje | Sastanak tima i kratka e-poruka |
| 2 tjedna prije | Poziv na kratku edukaciju i podsjetnik | E-pošta i papir u kantini |
| 1 tjedan prije | "Uredite svoje stare mape, nemojte stavljati ništa novo u staru uslugu nakon petka" | E-pošta, razgovor |
| Dan prije | "Sutra se prijavljujete ovako", s podacima za prijavu putem sigurnog kanala | Osobno ili telefonski |
| Dan prelaska | Netko je dostupan za pitanja (vrijeme za pitanja) | Na radnom mjestu |
| 1 tjedan nakon | "Što još ne funkcionira?" | Kratak krug ili obrazac |
| 4 tjedna nakon | "Stara usluga zatvara se [datum]" | E-pošta |
Dobra navika: nikad ne šaljite lozinke i korisnička imena u istoj poruci. I upozorite sve da pružatelj usluge nikad ne traži lozinku ili kod. Prelazak je za prevarante prilika za lažne poruke ("Vaš novi račun: prijavite se ovdje").
Korak 4: ambasadori i edukacija po ulogama
Pronađite jednog ili dva ambasadora: kolege koji to rado rade, prvi se uključuju u pilot (lekcija 3.3), a zatim pomažu drugima. Pitanje kolegi je pristupačnije nego pitanje šefu.
Educirajte po ulogama, kratko i praktično:
- Svi (20 minuta): prijava dvofaktorskom autentifikacijom, pronalaženje datoteka, dijeljenje datoteke, e-pošta i kalendar na telefonu.
- Ljudi s mnogo dokumenata (30 minuta): zajedničko uređivanje, vraćanje verzija, fontovi i formati (lekcije 6.3 i 6.4).
- Administratori (sat vremena ili više): kreiranje korisnika, licence, sigurnosne kopije, što učiniti kad netko ode (lekcije 7.3 i 8.1).
Pustite ljude da tijekom edukacije sami rade, na vlastitom telefonu. Tko jednom sam doda kalendar, moći će to i poslije.
Razmislite o pristupačnosti: veliki slova na podsjetniku, kratki film umjesto dugog teksta, i pomoć za kolege koji su manje digitalno vješti ili slabije govore jezik.
Korak 5: ozbiljno shvatiti otpor
Otpor je normalan i često opravdan. Slušajte što stoji iza njega:
| Što čujete | Što često stoji iza toga | Što pomaže |
|---|---|---|
| "Pa dobro je radilo?" | Navika, nije doživljen problem | Priča o razlogu (zašto), bez omalovažavanja starog |
| "Nemam vremena za ovo" | Gužva | Kratka edukacija, u mirnom trenutku, uz pomoć nekoga |
| "Moje makronaredbe više ne rade" | Stvarni problem | Ozbiljno shvatiti: riješiti ili dogovoriti iznimku (lekcija 6.5) |
| "Bojim se da ću izgubiti stvari" | Nesigurnost | Pokazati da je sve kopirano, i kako vratiti staru verziju |
| "Ta europska stvar sigurno je lošija" | Predodžba, nema iskustva | Pokazati; ambasador koji to entuzijastično koristi |
Stvaran problem (poput makronaredbe koja izrađuje popis narudžbi) nije otpor nego informacija. Riješite ga prije nego nastavite.
Korak 6: povratne informacije i završetak
Vodite popis pitanja koja se često ponavljaju i od njih napravite kratak popis često postavljanih pitanja. Pitajte nakon tjedan dana i nakon mjesec dana što još ne ide dobro. Proslavite i uspjeh: prelazak je postignuće cijelog tima.
U praksi: ovako to izgleda kod pružatelja usluge
Većina pružatelja usluga ima upute koje možete iskoristiti za svoj podsjetnik. Kod WebOkéa Nextcloud upute, na primjer, imaju članak "Brzi početak: pet stvari koje učinite prvog dana", a Euro-Office upute imaju članak o tome što se mijenja za korisnike pri prelasku sa starog Nextcloud Officea. Kod drugih pružatelja usluga potražite stranicu "početak rada" ili "quick start". Povežite se s njom, umjesto da sve pišete sami.
Sažetak
- Prelazak uspijeva ili propada kod ljudi: objasnite zašto, što se za njih mijenja, a što ne.
- Napravite podsjetnik "prije i sada" i vremenski okvir s fiksnim trenucima slanja poruka.
- Radite s ambasadorima i kratkim edukacijama po ulogama, u kojima ljudi sami sve rade.
- Ozbiljno shvatite otpor; stvaran problem je informacija, a ne protivljenje.
- Upozorite na lažne poruke tijekom prelaska i nikad ne šaljite lozinke zajedno s korisničkim imenom.
Kviz
Zadatak
Zadatak E9.1: Vaš komunikacijski plan. Za vlastitu organizaciju napravite priču o razlogu (zašto) od najviše pet rečenica, podsjetnik s najmanje pet redaka "prije i sada", vremenski okvir s najmanje pet trenutaka slanja poruka, te odredite jednog ili dva ambasadora.
Zadatak E9.1: Vaš komunikacijski plan
Napišite priču o razlogu prelaska, izradite podsjetnik i vremenski plan te odredite ambasadore.
Vaše kvačice i bilješke ostaju samo u ovom pregledniku; ne šaljemo ih nikamo. Ako ste prijavljeni, u Moji tečajevi čuvamo samo podatak da ste zadatak završili.
Daljnje čitanje
Koraci u ovim člancima vrijede za usluge WebOkéa; kod drugih pružatelja usluga postupak je sličan.
- Nextcloud priručnik 2.6: Brzi početak: pet stvari koje trebate napraviti prvog dana
- Priručnik za Euro-Office 1.3: Euro-Office ili stari Nextcloud Office: što se mijenja za Vas?
- Priručnik za Euro-Office 13.2: Prelazak na Euro-Office
- Nextcloud priručnik 14.2: Gebruikers aanmaken, bewerken, uitschakelen en verwijderen