Ponovno uređivanje prava i dijeljenja

Modul 6: Datoteke i dokumenti · Vrijeme čitanja: 10 minuta

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete osmisliti novu strukturu dijeljenja s matricom prava, timskim mapama i sigurnim javnim poveznicama, umjesto da jedan na jedan obnavljate stara dijeljenja.

Ključni pojmovi: vlasnik, dijeljena mapa, timska mapa (grupna mapa), dijeljenje s korisnikom, grupom ili timom, pravo čitanja, pravo uređivanja, javna poveznica, lozinka, datum isteka, ograničenje preuzimanja, dijeljenje putem e-pošte, federativno dijeljenje, zahtjev za datotekom, matrica prava, prijenos vlasništva

Dijeljenja se ne prenose

Kod gotovo svakog prelaska ovo je najveće iznenađenje: datoteke se prenesu, dijeljenja ne. Tko je kod Googlea ili Microsofta dijelio mapu s kolegom, poslao javnu poveznicu klijentu ili dopustio dobavljaču uvid, to mora ponovno napraviti u novom oblaku. Alat za migraciju ne poznaje ljude u Vašem novom oblaku, a javna poveznica kod Googlea ima Google adresu koja nakon otkazivanja više ne radi.

To djeluje kao dodatni posao, ali je i prilika. Nakon godina dijeljenja stara situacija često je pravi kaos: mape dijeljene s bivšim zaposlenicima, poveznice bez lozinke koje su otvorene već tri godine, i nitko više ne zna tko što smije. Kod pekarnice Bakkerij De Korrel pokazalo se da je mapa "Osoblje", s ugovorima i platnim listama, još uvijek dijeljena s pripravnikom od prije dvije godine. Prelazak je trenutak da se to ispravi.

Čija je mapa?

U svakom oblaku datoteka ili mapa pripada nekome: vlasniku. Dijeljenje znači da vlasnik drugima daje pristup. To ima dvije posljedice:

1. Ako vlasnik ode, mapa je ugrožena. Ako se njegov račun izbriše, nestaju i njegove datoteke, čak i ako je sto kolega radilo s njima. Prvo je obavezno prenijeti vlasništvo.
2. Prostor za pohranu broji se vlasniku. Ono što kolege stave u Vašu dijeljenu mapu oduzima se od Vašeg prostora za pohranu.

Za sve što pripada organizaciji, a ne jednoj osobi, zato koristite timsku mapu (kod drugih usluga naziva se i grupna mapa, dijeljeni disk ili projektni prostor). Ta mapa pripada timu. Ljudi dolaze i odlaze, mapa ostaje.

Prvo osmislite: matrica prava

Nemojte slijepo obnavljati ono što je bilo. Najprije napravite matricu prava: tablicu s mapama organizacije u redovima, grupama u stupcima, te u svakom polju što ta grupa smije. Radite s grupama ili timovima, a ne s pojedinačnim imenima. Tako kod novog kolege trebate prilagoditi samo grupu.

Matrica pekarnice Bakkerij De Korrel:

Tri pravila:

• Što manje prava. Čitanje je zadano; uređivanje samo za one kojima je to stvarno potrebno. To ograničava i štetu ako se račun preuzme ili netko slučajno isprazni mapu.
• Osjetljive mape odvojeno. Osobni dosjei, podaci o zdravlju i administracija pripadaju u vlastite mape s malom grupom ljudi.
• Jedan vlasnik po mapi. Dogovorite tko upravlja mapom i tko odlučuje tko joj smije pristupiti, i kod timske mape.

Dijeljenje unutar i izvan organizacije

Unutar novog oblaka dijelite s korisnikom, grupom ili timom. Birate pravo čitanja ili pravo uređivanja, a često i dodatne pojedinosti poput mogućnosti brisanja ili ponovnog dijeljenja.

Za ljude izvan organizacije postoji više mogućnosti:

• Javna poveznica. Svatko tko ima poveznicu može joj pristupiti, čak i ako se proslijedi. Na sve što nije istinski javno stavite lozinku i pošaljite je putem drugog kanala (poveznica putem e-pošte, lozinka putem SMS-a ili telefona). Postavite datum isteka i, ako je moguće, ograničenje preuzimanja.
• Dijeljenje putem e-pošte. Primatelj dobiva osobnu poveznicu putem e-pošte, bez računa. Praktično za računovođu ili klijenta.
• Zahtjev za datotekom (poznato i kao mjesto za predaju datoteka ili poveznica za učitavanje). Druga strana može samo postaviti datoteke, ne vidi što je već tamo. Idealno da klijent dostavi dokumente.
• Federativno dijeljenje. Kod Nextclouda i drugih usluga koje slijede otvoreni standard Open Cloud Mesh, dijelite izravno s nekim na drugom poslužitelju, bez javne poveznice. Druga strana vidi mapu u vlastitom oblaku.

Poveznica sa skrivenom opcijom preuzimanja čini se sigurnom, ali ne sprečava zapravo ništa: pregledavanje je moguće, kao i stvaranje snimke zaslona. Ne oslanjajte se na to za povjerljive dokumente.

Obavijestite vanjske strane da se nešto mijenja

Ne zaboravite ljude izvan organizacije. Kod pekarnice Bakkerij De Korrel radilo se o računovođi (mapa s računima), tiskari (mapa s dizajnima) i dvama stalnim klijentima s popisom narudžbi. Njihove stare Google poveznice nakon otkazivanja više ne rade.

1. U svojoj staroj usluzi pronađite sve javne poveznice i vanjska dijeljenja. Google Drive i OneDrive imaju pregled za to (kod organizacije i u administratorskom dijelu).
2. Odredite za svaku poveznicu je li još potrebna. Odgovor je često ne.
3. Potrebne poveznice ponovno izradite u novom oblaku, ovaj put s lozinkom i datumom isteka.
4. Pošaljite vanjskoj strani novu poveznicu, s kratkim objašnjenjem i datumom kada stara prestaje vrijediti.

Odlazak i prijenos

Prava ostaju ispravna samo ako ih redovito ažurirate. U svojoj rutini prestanka rada (lekcija 7.3) zabilježite:

• Osobne mape koje su još potrebne: prenesite vlasništvo nasljedniku, prije nego što se račun isključi.
• Prvo isključite račun, tek nakon provjere izbrišite ga. Izbrisan račun nestaje sa svim svojim datotekama.
• Osobu koja odlazi uklonite iz svih grupa i timova, i povucite njezine javne poveznice.

Svakih pola godine napravite kratku provjeru: je li matrica još uvijek točna, i koje javne poveznice su još otvorene?

U praksi: tako to izgleda kod pružatelja usluge

U WebOké Nextcloudu dijelite putem kartice Dijeli u pojedinostima datoteke ili mape. Tamo tražite korisnika, grupu ili tim, ili izrađujete javnu poveznicu znakom plus kod Stvori javnu poveznicu. Kod Prilagodi poveznicu i Napredne postavke postavljate lozinku, datum isteka i ograničenje preuzimanja. Timske mape nalaze se u odjeljku Datoteke, lijevo u izborniku; timsku mapu zatražite kod WebOkéa putem podrške, a povezujete je s timom iz aplikacije Timovi. Prijenos vlasništva vlasnik obavlja sam u odjeljku Postavke, Dijeli.

Kod drugih pružatelja usluge Nextclouda administrator često sam može izraditi grupne mape. Drugi europski oblaci to nazivaju drugačije (dijeljeni prostor, projektna mapa), ali izbori su isti: čija je mapa, tko što smije, i koliko je sigurna poveznica.

Sažetak

• Dijeljenja i javne poveznice ne prenose se pri prelasku. Svjesno ih izgradite iznova.
• Najprije napravite matricu prava s grupama i što manje prava.
• Sve što pripada organizaciji treba biti u timskoj mapi, a ne u osobnoj mapi jednog zaposlenika.
• Javne poveznice: lozinka putem drugog kanala, datum isteka i, ako je moguće, ograničenje preuzimanja.
• Obavijestite vanjske strane da im se poveznica mijenja, i pratite prava pomoću stalne rutine prestanka rada.

Kviz

Zadatak

Zadatak A6.2: Provjera sigurne poveznice za dijeljenje. U svom novom oblaku izradite javnu testnu poveznicu na bezopasnu testnu datoteku, s lozinkom i datumom isteka. Zalijepite poveznicu (ne lozinku). Program provjerava radi li poveznica putem https i je li datoteka bez lozinke neprikaziva ili nemoguća za preuzimanje.

Zadatak E6.2: Vaša matrica prava pristupa. Izradite matricu prava za vlastitu organizaciju (mape, grupe, prava), odredite vlasnika za svaku mapu i napravite popis vanjskih strana koje trebaju dobiti novu poveznicu.

Dodatno štivo

Koraci u ovim člancima vrijede za usluge WebOkéa; kod drugih pružatelja usluga rad je sličan.

• Nextcloud priručnik 5.1: Dijeljenje s korisnikom iz vlastitog Nextclouda
• Nextcloud priručnik 5.2: Stvaranje javne poveznice: gledanje, uređivanje, lozinka, datum isteka i ograničenje preuzimanja
• Nextcloud priručnik 5.3: Datoteke neka Vam drugi dostave: bestandsdrop i zahtjev za datotekom
• Nextcloud priručnik 5.5: Stvaranje timova i dijeljenje mape s cijelim timom
• Nextcloud priručnik 5.6: Timske mape: zajednička mapa koja pripada timu
• Nextcloud priručnik 5.7: Dijeljenje s nekim na drugom Nextcloudu (federativno dijeljenje)
• Nextcloud priručnik 5.10: Prijenos vlasništva kada kolega odlazi
• Nextcloud priručnik 16.7: Kolega odlazi: sigurno preuzimanje datoteka, kalendara i dijeljenih mapa