Kolega odlazi: sigurno preuzimanje datoteka, kalendara i dijeljenih mapa

Pitanje: "Zaposlenik odlazi iz tvrtke. Kako osigurati da zadržimo njegove datoteke, kalendar i dijeljene mape, te da nakon toga više nema pristup?"

Slijedite korake ovim redoslijedom. Najvažnije pravilo: izbrišite korisnika tek kada je sve preuzeto. Izbrisani korisnik nestaje zauvijek, zajedno sa svim svojim datotekama, kalendarima i kontaktima.

Korak 1: prijenos dok je kolega još prisutan

1. Kolega prenosi svoje datoteke putem Postavke, Dijeljenje, blok Datoteke: odabire glavnu mapu ili važne mape kod Datoteka ili mapa za prijenos, nasljednika kod Novi vlasnik, te klikne Prijenos. Pogledajte Prijenos vlasništva kada kolega odlazi.
2. Nasljednik prihvaća prijenos putem obavijesti u Nextcloudu.
3. Kalendare i adresare nasljednik preuzima tako da ih mu se podijeli ili tako da se izvezu i uvezu. Pogledajte Dijeljenje kalendara, javno objavljivanje i postavljanje na web stranicu i Kontakti: izrada, grupe, uvoz i izvoz.
4. Za razgovore u Razgovoru, Deck ploče i obrasce kojih je on vlasnik: dodijelite tamo i nekom drugom administratorska prava.

Korak 2: ukidanje pristupa

1. Kao administrator idite na Moj WebOké, Moji proizvodi i Vaš Nextcloud paket.
2. Odaberite kod korisnika u bloku Upravljanje korisnicima opciju Onemogući. Kolega se tada više ne može prijaviti, ali njegovi podaci ostaju sačuvani.
3. Neka se odjavi na vlastitim uređajima ili oduzmite pristup njegovim uređajima. Pogledajte Uređaje i sesije pregledati, opozvati ili daljinski izbrisati.

Korak 3: je li kolega već otišao?

Ako kolega ništa nije uspio prenijeti, kao administrator možete sami osigurati datoteke:

1. Prvo ponovno omogućite korisnika ako ste ga bili onemogućili.
2. U Mom WebOkéu odaberite kod korisnika Promijeni lozinku i postavite novu lozinku.
3. Pristupni kod putem e-pošte šalje se na e-mail adresu korisnika. Ako nemate pristup toj adresi, prilagodite e-mail adresu putem Uredite podatke ili zatražite pomoć WebOké podrške.
4. Prijavite se kao taj korisnik i prenesite datoteke kao u koraku 1.
5. Nakon toga ponovno onemogućite korisnika.

Napomena: prijavite se na račun (bivšeg) zaposlenika samo ako je to u skladu s dogovorima unutar Vaše tvrtke i pravilima o privatnosti. Ako niste sigurni, prvo se posavjetujte.

Korak 4: čišćenje

• Provjerite jesu li sve važne datoteke prebačene nasljedniku i rade li dijeljene mape i dalje za ostatak tima.
• Tek nakon toga odaberite u Mom WebOkéu kod korisnika Izbriši. Ovo se ne može poništiti.
• Dolazi li novi kolega? Kreirajte novog korisnika i, ako Vaš paket uključuje Ured, ponovno dodijelite Ured licencu.

Savjet: izbjegnite ovakve zadatke korištenjem timskih mapa: one pripadaju timu, a ne jednoj osobi. Pogledajte Timske mape: zajednička mapa koja pripada timu i Mapa udruge ili obitelji koja ne nestaje kad netko prestane sudjelovati.