Poglavlje 3 · 3.6
Izrada pisama iz popisa adresa (cirkularna pošta)
Pozivnica ili podsjetnik svim Vašim klijentima, s ispravnim imenom i adresom u svakom pismu. U Wordu se to zove Cirkularna pisma ili spajanje pošte. Potrebne su Vam dvije stvari: popis adresa i pismo.
Popis adresa
Izradite proračunsku tablicu u Calcu, Excelu ili Euro-Officeu. U prvi redak upišite nazive stupaca, primjerice Oslovljavanje, Ime, Tvrtka, Adresa, Poštanski broj, Grad. Svaki sljedeći redak predstavlja jednog primatelja. Nemojte ostavljati prazne retke. Spremite popis kao ods ili xlsx.
U LibreOffice Writeru
Korak 1: povezivanje popisa adresa
- Otvorite svoje pismo i odaberite Alati > Čarobnjak za cirkularnu poštu....
- Odaberite Koristi ovaj dokument i kliknite na Sljedeće. Odaberite Pismo i kliknite na Sljedeće.
- Kod popisa adresa kliknite na Odaberite drugi popis adresa... (ili Odaberite popis adresa), kliknite na Dodaj... i odaberite svoju proračunsku tablicu. Odaberite radni list s adresama i kliknite na U redu.
- Ako adresu i oslovljavanje sami upisujete u pismo (korak 2), uklonite kvačicu kod Ovaj dokument će sadržavati adresni blok i kod oslovljavanja. Kliknite na Završi.
Korak 2: umetanje polja u pismo
- Odaberite Pogled > Izvori podataka. Na vrhu ćete vidjeti svoj popis adresa.
- Povucite zaglavlje stupca, primjerice Ime, na željeno mjesto u pismu. Pojavit će se polje <Ime>. Učinite to za sva polja i sami upišite razmake i prijelaze u novi redak između njih.
Korak 3: spajanje
Nakon čarobnjaka na zaslonu se prikazuje alatna traka Cirkularna pošta. Strelicama se krećete kroz primatelje. Zatim odaberite:
- Ispis dokumenata cirkularne pošte: sva pisma šalju se na pisač;
- Spremi dokumente cirkularne pošte: kao jedan dokument ili kao zasebne datoteke, primjerice kao pdf;
- Uredi pojedine dokumente: sva pisma u jednom novom dokumentu radi provjere.
Ako bez čarobnjaka u pismu s poljima odaberete Datoteka > Ispis..., LibreOffice će Vas pitati: Vaš dokument sadrži polja iz baze podataka adresara. Želite li ispisati obrazac za pisma? Odaberite Da kako biste izradili sva pisma.
Oznake izrađujete putem Datoteka > Novo > Oznake. Odaberite marku i vrstu arka s naljepnicama, odaberite svoj popis adresa kao bazu podataka i umetnite polja u oznaku.
U Euro-Officeu
- Otvorite pismo i idite na karticu Collaboration. Kliknite na Mail Merge i odaberite From Storage kako biste odabrali popis adresa iz svog Nextclouda.
- Postavite pokazivač na odgovarajuće mjesto i s desne strane kliknite na Insert merge field.
- Pregledajte rezultat pomoću Preview results i kod Merge to odaberite PDF, Docx ili Email.
Korak po korak u članku Izrada pisama iz popisa adresa. Trebate li u svom popisu zasebno ime? Pogledajte Razdvajanje imena i prezimena iz jednog stupca.