Kontakti i grupe

Modul 7: Vaš adresar · Vrijeme čitanja: 9 min

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete objasniti koje adresare webmail vodi i kako funkcionira automatsko dovršavanje. Znat ćete i koristiti grupu tako da ne otkrijete tuđe adrese.

Ključni pojmovi: kontakt, osobni adresar (Privatna adresa), Prikupljeni primatelji, Pouzdani pošiljatelji, automatsko dovršavanje, grupa, Bcc, smanjenje količine podataka

Čemu adresar, ako webmail ionako sve pamti?

Mnogi gotovo ne koriste svoj adresar. Upišu nekoliko slova u polje Primatelj, webmail dovrši adresu i gotovo. To funkcionira, ali adresa koju webmail dovrši ne dolazi uvijek s popisa koji ste Vi sami održavali. Upravo tu nastaju pogreške: stara adresa klijenta, tipfeler koji ste jednom napravili ili dvije osobe s istim imenom.

Kontakt je kartica s podacima o jednoj osobi ili organizaciji: ime, jedna ili više adresa e-pošte te po želji telefon, adresa, organizacija ili bilješka. Adresar je zbirka tih kartica. U webmailu se adresar nalazi na poslužitelju, kao i Vaša pošta. Pripada Vašem poštanskom sandučiću i načinu na koji se prijavljujete (lekcija 1.3). Ako se odjednom prijavite drukčije, primjerice s popunjenim poljem Poslužitelj, Vaš adresar može izgledati prazno.

Tri adresara, tri namjene

Kada kliknete na Kontakti, s lijeve strane ne vidite jedan, nego tri adresara. Svaki ima svoju zadaću.

Razlika između prva dva je važna. Prikupljeni primatelji automatsko su pamćenje. Ono pamti sve, pa i onu adresu s tipfelerom s koje Vam se poruka vratila, kao i staru adresu kolege koji je već odavno otišao. Vaš osobni adresar popis je koji sami održavate urednim.

Pouzdani pošiljatelji imaju drugu funkciju. Ne radi se o dovršavanju, nego o vanjskim slikama. Webmail prema zadanim postavkama ne učitava slike s interneta jer pošiljatelji tako mogu vidjeti kada otvarate njihovu poštu (lekcija 2.2). Ako za nekog pošiljatelja odaberete da mu uvijek vjerujete, on dospijeva na ovaj popis. U Postavke > Postavke > Prikaz poruka tada možete odabrati da se vanjski izvori od pouzdanih pošiljatelja odmah prikazuju.

Automatsko dovršavanje: praktično, ali pazite što odabirete

Kada u polje Primatelj upišete nekoliko slova, webmail u Vašim adresarima traži imena i adrese koji tim slovima počinju ili ih sadrže. Dobivate popis i birate. To se zove automatsko dovršavanje.

Primjer. Sanne de Vries (sanne@example.com) ima klijenta Ahmeda (ahmed@example.net). Prije godinu dana jednom mu je greškom poslala poruku na ahmed@example.org, adresu koja nije njegova. Ta se poruka nije vratila jer je ta adresa slučajno postojala. Otada su u Prikupljeni primatelji dva Ahmeda. Kada Sanne upiše "ahm", vidi oba. Ako odabere pogrešnog, ponuda odlazi strancu.

Zato dvije navike:

• Osobe kojima često pišete stavite u Privatna adresa, s punim imenom. Tada pri dovršavanju vidite prepoznatljivo ime umjesto same adrese.
• Ako na popisu vidite pogrešnu ili zastarjelu adresu, izbrišite je iz Prikupljeni primatelji. Inače će je webmail i dalje predlagati.

Brz način za dodavanje osobe: otvorite poruku te osobe, kliknite na njezino ime iznad poruke i odaberite Dodaj u imenik.

Grupe: jedno ime za mnogo adresa

Grupa je oznaka koju lijepite na kontakte, primjerice "Uprava", "Dobavljači" ili "Tim". Kontakt može biti u više grupa, a brisanjem grupe ne brišu se sami kontakti. Na slici vidite grupu ispod osobnog adresara, s tri točkice za radnje s grupom.

Kada šaljete poruku grupi, webmail stavlja sve adrese iz grupe u polje u kojem odaberete grupu. O tome treba dobro razmisliti. Ako grupu odaberete u polju Primatelj (Za), svi u grupi vide adrese svih ostalih. Kod uprave od pet osoba koje se međusobno poznaju to je u redu. Kod grupe klijenata koji se međusobno ne poznaju to je problem.

Adrese e-pošte fizičkih osoba su osobni podaci u smislu GDPR-a (Opće uredbe o zaštiti podataka). Ako pošaljete poruku četrdesetorici klijenata sa svim vidljivim adresama, te ste adrese dali svim ostalima. To može biti povreda osobnih podataka (lekcija 3.1). Rješenje je jednostavno: grupu odaberite u polju Bcc. Tada svi primaju poruku, ali nitko ne vidi ostale primatelje. U polje Za stavite vlastitu adresu, tako poruka ima urednog primatelja, a Vi dobivate kopiju.

Daan, Sannein kolega, svaki mjesec piše dobavljačima ateliera. Ima grupu "Dobavljači" s dvanaest adresa. Grupu odabire u polju Bcc, a daan@example.com stavlja u polje Za. Ako dobavljač odgovori s Odgovori svima, taj odgovor ide samo Daanu, jer ostale adrese nisu bile u poruci.

Zamke kod grupa

• Dnevno ograničenje. Svaki primatelj ulazi u broj poruka koje Vaš paket smije poslati dnevno, pa i u polju Bcc. Grupa od nekoliko stotina adresa može dosegnuti Vaše ograničenje (lekcija 8.4). Za newsletter velikom popisu koristite uslugu za newslettere: ona rješava i odjavu te vodi evidenciju o tome kome zaista smijete slati poštu.
• Primatelji koji to ne žele. Grupa nije popis za slanje pošte. Nema gumba za odjavu. Ako netko zatraži da mu više ne šaljete poštu, zaista ga uklonite iz grupe.
• Zastarjela grupa. Grupa ostaje onakva kakvu ste je izradili. Tko ode, ostaje u njoj dok ga Vi ne uklonite. Povremeno pregledajte svoje grupe.
• Reputacija u pogledu spama. Mnogo poruka odjednom na adrese koje više ne postoje vraća mnogo poruka o pogrešci. Poslužiteljima primatelja to izgleda kao neuredno ili neželjeno slanje pošte.

Čuvajte ono što trebate, ne više

GDPR poznaje načelo smanjenja količine podataka: ne obrađujete više osobnih podataka nego što je potrebno za Vašu svrhu i ne čuvate ih dulje nego što je potrebno (članak 5. GDPR-a). Za adresar to u praksi znači:

• Unesite ono što Vam treba da nekoga dosegnete: ime, adresu, možda broj telefona. Datum rođenja ili privatna adresa klijenta obično ne pripadaju u adresar.
• Raščistite. Klijent od prije pet godina kojemu više ne pišete ne mora više biti u adresaru.
• Imajte na umu da i Prikupljeni primatelji sadrže osobne podatke te da taj popis sam od sebe raste.

Ovo nije pravni savjet. Što je potrebno u Vašoj situaciji, ovisi o Vašoj organizaciji i Vašoj svrsi.

U praksi: ovako to funkcionira u webmailu

Sve ćete pronaći pod Kontakti u glavnom izborniku. Grupu izrađujete pomoću tri točkice pokraj grupa i zatim Dodaj grupu; kontakte u nju stavljate tako da ih povučete na grupu. Pri pisanju grupu odabirete tako da upišete njezino ime u polje Za, Cc ili Bcc, ili pomoću gumbića s likovima pokraj polja. Koraci su opisani u priručniku za Roundcube (8.1 i 8.2). Koje adrese webmail pamti, podešavate u Postavke > Postavke > Kontakti. U drugim webmailovima, kao što su Gmail ili Outlook.com, to funkcionira slično: ondje se grupe često zovu oznake ili popisi kontakata.

Sažetak

• Webmail ima tri adresara: Privatna adresa (Vaš popis), Prikupljeni primatelji (automatski, sve adrese na koje ste slali poštu) i Pouzdani pošiljatelji (za vanjski sadržaj).
• Automatsko dovršavanje predlaže i stare i pogrešne adrese; stalne kontakte s punim imenom stavite u vlastiti adresar, a pogrešne adrese izbrišite.
• Grupa stavlja sve adrese u polje u kojem je odaberete. Osobe koje se međusobno ne poznaju stavite u Bcc.
• Velike grupe ulaze u dnevno ograničenje; newsletter šaljete putem usluge za newslettere.
• U adresaru čuvajte samo ono što je potrebno i redovito raščistite.

Kviz

Zadatak

Zadatak D7.1: Izradite i koristite grupu. U svom osobnom adresaru izradite tri kontakta (primjerice sebe, kolegu i prijatelja ili tri izmišljene osobe s adresama na example.com) i grupu s nazivom po izboru. Stavite tri kontakta u grupu. Započnite novu poruku, u polje Za stavite vlastitu adresu i grupu odaberite u polju Bcc. Pogledajte što se pojavljuje u polju Bcc. Ne šaljite poruku, nego je spremite kao skicu ili je odbacite. Zatim odgovorite: (1) Što ste vidjeli u polju Bcc nakon što ste odabrali grupu: naziv grupe ili pojedinačne adrese? (2) Pretpostavimo da jedan primatelj odabere Odgovori svima: tko dobiva taj odgovor? (3) Pogledajte Prikupljeni primatelji: postoji li ondje adresa koja je pogrešna ili zastarjela? Što ćete s njom učiniti?

Daljnje čitanje

Kada su navedeni koraci u webmailu, oni vrijede za webmail tvrtke WebOké; u drugim webmailovima to funkcionira slično.

• Roundcube Webmail 8.1: Dodavanje i pronalaženje kontakata
• Roundcube Webmail 8.2: Izrada grupa
• Roundcube Webmail 10.1: Najvažnije postavke
• Ograničenje za slanje e-pošte
• Besplatan tečaj Sigurno poslovanje na internetu za poduzetnike 8.2: Povrede osobnih podataka i obveza prijave
• Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Bcc gebruiken en privacy: mailen aan een groep die elkaar niet kent