Pohrana i čišćenje

Modul 5: Organiziranje i pronalaženje · Vrijeme čitanja: 8 min

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete izračunati koliko je Vaš poštanski sandučić pun, znat ćete što se događa kad se napuni i moći ćete ciljano osloboditi prostor bez gubitka pošte koja Vam je potrebna.

Ključni pojmovi: ograničenje pohrane (kvota), sve mape se računaju, Isprazni, Kompresiraj, velike poruke, Izvoz, sigurnosna kopija

Svaki poštanski sandučić ima ograničenje

Vaš poštanski sandučić ima ograničenje pohrane, koje se naziva i kvota: najveća količina pošte koja u njega stane, na primjer 2 GB. To ograničenje vrijedi za cijeli poštanski sandučić, dakle za sve mape zajedno. Ljudi to često zaborave. Računaju se i ove mape:

• Poslano: svaki privitak koji ste sami poslali nalazi se ondje još jednom.
• Arhiva: ono što ne vidite i dalje zauzima prostor.
• Spam: i pošta koju nikada ne otvorite.
• Smeće: obrisana poruka nalazi se u mapi Smeće i računa se dok je ne ispraznite.
• Skrivene mape: mape na koje niste pretplaćeni (lekcija 5.1).

Osim ograničenja Vašeg poštanskog sandučića, i cijeli Vaš paket obično ima granicu. Ako su svi Vaši poštanski sandučići i Vaša web-stranica zajedno preveliki, dosegnut ćete tu granicu, čak i ako Vaš poštanski sandučić još ima prostora.

Koliko je pun?

U webmailu dolje lijevo, ispod mapa, vidite traku s postotkom. To je dio Vašeg ograničenja koji se koristi. Isto vidite pod Postavke > Mape, ispod popisa mapa.

Računanje je jednostavno: zbrojite veličine svih mapa i podijelite s ograničenjem. Primjer s poštanskim sandučićem od 1 GB, odnosno 1024 MB:

Postvak In     310 MB
Verzonden      220 MB
Archief        180 MB
Spam            40 MB
Prullenbak      62 MB
Concepten        4 MB
-------------------------
Totaal         816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % vol

Ako ispraznite Spam i Smeće, oslobađa se 102 MB: 714 / 1024 = 0,697, dakle 70 %. Tako na prvi pogled vidite koje čišćenje donosi najviše. Imajte na umu da poslužitelji e-pošte računaju s 1024: 1 GB je 1024 MB.

Što se događa kad je pun

Kad je Vaš poštanski sandučić pun, nova pošta više ne stane. Poslužitelj pošiljatelja dobiva odbijenicu, a pošiljatelj dobiva natrag poruku o pogrešci s tekstom poput "Mailbox full" ili "Quota exceeded" (u lekciji 8.4 naučit ćete čitati takvu poruku). Za Vas je to podmuklo: ne vidite ništa jer pošta nikada ne stigne. Primijetit ćete to tek kad Vas klijent nazove da mu se pošta vraća.

I slanje tada može zapeti. Webmail sprema kopiju svake poslane poruke u mapu Poslano. Ako za to nema prostora, dobit ćete obavijest da poruka nije mogla biti spremljena u mapu Poslano.

Zato kod mnogih pružatelja usluga dobivate upozorenje e-poštom kad je Vaš poštanski sandučić gotovo pun. Shvatite ga ozbiljno i počistite prije nego što se dosegne ograničenje.

Oslobađanje prostora: od jednostavnog prema ciljanom

Radite ovim redoslijedom:

1. Ispraznite Spam i Smeće. Odaberite mapu, kliknite tri točkice iznad mapa i odaberite Isprazni. To često odmah nešto donese, a ne gubite ništa što Vam treba.
2. Pronađite velike poruke. Nekoliko poruka s velikim privicima često zauzima više prostora od tisuću običnih poruka. Razvrstajte popis putem izbornika Opcije lista prema stavci Veličina, silazno. Učinite to i u mapi Poslano: ondje su svi Vaši vlastiti privici. Kombinirajte to s mogućnostima pretraživanja iz lekcije 5.3: Vrsta S privitkom i Datum starije od godinu dana.
3. Spremite privitke negdje drugdje. Trebate li privitak, ali ne i poruku? Spremite privitak u vlastitu pohranu ili u oblak, a zatim obrišite poruku.
4. Ponovno ispraznite Smeće. Sve što ste obrisali u 2. i 3. koraku sada se nalazi ondje.

Postoje i dvije postavke koje Vaš poštanski sandučić same od sebe drže malim, pod Postavke > Postavke > Postavke poslužitelja, u odjeljku Održavanje:

• Očisti smeće pri odjavi: mapa Smeće se prazni kad se odjavite. Praktično, ali nakon odjave više nemate drugu priliku.
• Odmah obriši poruke u mapi Smeće: spam koji obrišete ne ide najprije u mapu Smeće.

Isprazni i Kompresiraj: razlika

U izborniku s radnjama za mape vidite i Isprazni i Kompresiraj. Isprazni briše sve poruke u odabranoj mapi. Kompresiraj je nešto drugo: u IMAP-u poruka može biti označena kao obrisana, a da još nije uklonjena. Neki programi za e-poštu rade tako: precrtaju poruku umjesto da je premjeste u mapu Smeće. Kompresiraj te označene poruke zaista uklanja. Ako u mapi vidite precrtane poruke, Kompresiraj oslobađa prostor.

Najprije spremite, zatim bacite

Želite li sačuvati staru poštu, ali ne na poslužitelju? Tada najprije napravite kopiju:

• Jedna poruka: Više > Izvoz. Dobit ćete .eml datoteku koju kasnije možete ponovno otvoriti u gotovo svakom programu za e-poštu.
• Više poruka odjednom: označite ih i odaberite Više > Izvoz. Tada ćete dobiti zip datoteku sa svim porukama kao .eml.
• Velike količine: postavite na svoje računalo program za e-poštu koji poštu sprema lokalno. To je ujedno način da veliku arhivu preuzmete s poslužitelja.

Provjerite može li se kopija otvoriti prije nego što obrišete poštu na poslužitelju. Ispražnjena mapa Smeće, naime, nestaje. Ponekad se to još može vratiti iz sigurnosne kopije poslužitelja, ali na to ne računajte kao na plan.

U praksi: ovako to funkcionira u webmailu

Traka pohrane nalazi se dolje lijevo; Isprazni i Kompresiraj nalaze se u izborniku s tri točkice iznad mapa; razvrstavanje prema veličini radite putem izbornika Postavke iznad popisa poruka. Priručnik za Roundcube opisuje korake u odjeljku Vaš je poštanski sandučić pun. U drugim webmailovima to funkcionira slično: Gmail dijeli svoju pohranu s Driveom i Fotografijama, a Outlook.com prikazuje potrošnju u postavkama za pohranu.

Sažetak

• Ograničenje pohrane vrijedi za sve mape zajedno, uključujući Poslano, Arhiva, Spam, Smeće i skrivene mape.
• Računanje: zbrojite mape i podijelite s ograničenjem; 1 GB je 1024 MB.
• Pun poštanski sandučić odbija novu poštu; pošiljatelj dobiva poruku o pogrešci, a Vi ništa ne primjećujete.
• Počnite pražnjenjem mapa Spam i Smeće, zatim potražite velike poruke (i u mapi Poslano), a nakon toga ponovno ispraznite Smeće.
• Izvezite ono što želite sačuvati i provjerite kopiju prije nego što nešto trajno bacite.

Kviz

Zadatak

Zadatak A5.4: Računanje s Vašim prostorom za pohranu. Sanne ima poštanski sandučić od 2 GB, odnosno 2048 MB. Njezine mape su ovolike: Pristigla pošta 612 MB, Poslano 388 MB, Arhiva 455 MB, Spam 96 MB, Smeće 173 MB i Predlošci 12 MB. 1. pitanje: koliko je posto njezina poštanskog sandučića u upotrebi? 2. pitanje: koliko je posto u upotrebi nakon što isprazni Spam i Smeće? Kod oba pitanja upišite cijeli broj (zaokružen na cijele postotke, bez znaka postotka). Program uspoređuje Vaše odgovore s ključem odgovora, uz odstupanje od 1 postotka, a u slučaju pogreške prikazuje kako se to izračunava.

Daljnje čitanje

Gdje su navedeni koraci u webmailu, oni vrijede za webmail tvrtke WebOké; u drugim webmailovima to funkcionira slično.

• Roundcube Webmail 13.3: Vaš je mailbox pun
• Roundcube Webmail 10.1: Najvažnije postavke
• Čišćenje poštanskog sandučića radi oslobađanja prostora u DirectAdminu
• Lokalno spremanje e-pošte radi uštede prostora na poslužitelju e-pošte
• Kako provjeriti potrošnju e-pošte?
• Besplatni tečaj E-pošta u redu: postavljanje i uredno primanje poruka 3.2: Pohrana, kvota i puna mailbox
• Rješenja za poruke o pogreškama 1.6: 552: pretinac je pun ili je poruka prevelika