E-poruka koja će biti pročitana

Modul 3: Pisanje e-pošte · Vrijeme čitanja: 11 min

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete napisati e-poruku koja se brzo razumije: s predmetom koji kaže što treba učiniti, pitanjem na samom početku, urednom strukturom, citatom koji pomaže i promišljenim izborom između običnog teksta i oblikovanja.

Ključni pojmovi: redak predmeta, ključna rečenica, jedna tema po poruci, citiranje, ispod ili iznad citata, običan tekst, HTML uređivač, multipart/alternative, ton, Potvrda o primitku poruke

Čitatelji najprije letimično pregledavaju

Tko otvori svoju poštu, ne čita od vrha prema dnu. Na popisu poruka vidi ime i predmet, možda otvori poruku, pročita prve retke i zatim odluči: učiniti odmah, učiniti kasnije ili ostaviti. Dobra e-poruka napisana je za tih nekoliko sekundi. To nije pitanje lijepih rečenica, nego redoslijeda: najvažnije ide prvo.

Dvije stvari određuju hoće li Vaša poruka preživjeti taj prvi pogled: predmet i prva rečenica.

Predmet: sažetak s radnjom

Redak predmeta jedino je što primatelj vidi prije nego što otvori poruku i jedino po čemu će je kasnije tražiti. „Pitanje”, „Info” ili „Re: Re: Fwd: ponuda” ne govore ništa. Dobar predmet odgovara na dva pitanja: o čemu se radi i što očekujete?

• Loše: vraagje
• Bolje: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Najbolje: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

Posljednji predmet sadrži datum i radnju. Ahmed i bez otvaranja zna da mora nešto odlučiti i do kada. Šest mjeseci kasnije Sanne će poruku ponovno pronaći pretraživanjem riječi „bruiloft” (vjenčanje) ili „tafels” (stolovi) (lekcija 5.3).

Ako razgovor promijeni temu, promijenite i redak predmeta. Nit koja se zove „Ponuda”, a sada govori o pritužbi, nemoguće je pronaći.

Prva rečenica je pitanje

Počnite onim o čemu se radi: pitanjem, odlukom ili novošću. Pozadina dolazi nakon toga. To se naziva i ključna rečenica. Usporedite „Nadam se da je sve u redu, ovdje je velika gužva zbog Majčina dana, Daan je bio na godišnjem odmoru, a ja sam još jednom pogledala ponudu...” s „Ahmede, možete li mi do 1. svibnja javiti dvije stvari: boje i broj stolova?” Na drugu verziju Ahmed može odgovoriti odjednom. Ljubazan uvod je sasvim u redu, ali ga ne stavljajte ispred pitanja.

Nekoliko pravila koja u tome pomažu:

• Jedna tema po poruci. Dvije teme u jednoj poruci često znače da će druga biti zaboravljena. Osim toga, takvu poruku ne možete arhivirati u jednu mapu niti je preusmjeriti pravoj osobi.
• Kratki odlomci, s praznim retkom između njih. Blok od petnaest redaka nitko neće čitati na telefonu.
• Više pitanja? Numerirajte ih. Tada primatelj može odgovoriti s „1. pastelne, 2. četrnaest stolova”.
• Navedite datum kada Vam nešto treba i recite zašto („tako mogu na vrijeme naručiti kod uzgajivača”).
• Završite sljedećim korakom, a ne s tri uskličnika.

Citiranje: samo ono što pomaže

Kada odgovarate na poruku, webmail stavlja izvornu poruku kao citat u Vaš odgovor, s > ispred svakog retka kod običnog teksta ili s okomitom crtom kod oblikovanja. Taj je citat koristan: primatelj vidi na što odgovarate. No u dugoj niti citat raste sa svakim krugom, dok Vaš odgovor od dva retka ne nestane ispod četiri zaslona teksta.

Zato uklonite ono što nije potrebno. Ostavite samo rečenicu na koju odgovarate i napišite svoj odgovor ispod nje. To se zove odgovaranje unutar teksta:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Hoćete li početi iznad ili ispod citata, stvar je dogovora. U poslovnoj pošti pisanje iznad citata postalo je uobičajeno jer je najnovije na vrhu. Na tehničkim popisima e-pošte norma je pisanje ispod ili između redaka. Odaberite ono što odgovara ljudima s kojima se dopisujete i budite dosljedni. Webmail Vam to omogućuje odabrati u Postavke > Sastavljanje poruka > Prilikom odgovora.

Zamka: u citiranoj niti ponekad se nalaze stvari koje novi primatelj ne treba čitati, poput interne napomene ili broja telefona. Pročitajte citat prije nego što nekoga dodate ili poruku preusmjerite.

Običan tekst ili oblikovanje?

E-poruka može biti napisana na dva načina.

• Običan tekst: samo slova, bez podebljanja, boja ili slika u tekstu. Svugdje stiže jednako, mala je i dobro se čita na svakom zaslonu, pa i u jednostavnoj aplikaciji za e-poštu ili čitaču zaslona.
• HTML (oblikovanje): s podebljanjem, naslovima, bojama, poveznicama iza riječi i slikama. Program za e-poštu koji šalje oblikovanje obično u istoj poruci šalje i verziju u običnom tekstu. To se zove multipart/alternative: primatelj dobiva verziju koju njegov program najbolje može prikazati.

Oblikovanje ima smisla kada pomaže sadržaju: tablica s terminima, naslov iznad svakog dijela, podebljani rok. Nema smisla kada je samo ukras: obojena slova, pozadina ili pet fontova. Oblikovanje se može i izgubiti ili stići drukčije, primjerice ako primatelj čita samo običan tekst. Zato značenje nikada ne izražavajte samo bojom („crveni datumi su popunjeni”).

U webmailu tvrtke WebOké preddefinirano pišete običnim tekstom. HTML uređivač uključujete za pojedinu poruku gumbom sa sličicom gore lijevo u polju za tekst, ili kao preddefiniranu postavku u Postavke > Sastavljanje poruka.

Ton, provjera i Potvrda o primitku poruke

E-pošti nedostaju Vaš glas i Vaše lice. Kratka rečenica koju Vi smatrate učinkovitom drugoj osobi može zvučati grubo. Nekoliko osnovnih pravila: pozdravite i završite pozdravom, pišite „možete li” umjesto „morate”, nikada ne pišite ništa što primatelju ne biste rekli i naglas, a kada ste ljuti, pričekajte sa slanjem. Ostaviti poruku kao skicu i pročitati je sat vremena kasnije (lekcija 3.4) sprječava mnogo kajanja.

Prije nego što kliknete Pošalji, pročitajte poruku još jednom: je li primatelj ispravan, je li predmet ispravan, je li pitanje na početku, je li privitak priložen (lekcija 3.3)?

Opcijom Potvrda o primitku poruke molite primatelja da Vam javi da je otvorio Vašu poruku. Koristite to umjereno. Primatelj na zaslonu dobiva upit, smije odbiti, a mnogi programi nikada ne šalju potvrdu. Izostanak potvrde stoga ne znači ništa. Traženje potvrde uz svaku poruku osim toga djeluje nepovjerljivo. Ako želite biti sigurni da je nešto stiglo, jednostavno to zamolite u tekstu.

U praksi: ovako to funkcionira u webmailu

Iznad ili ispod citata birate u Postavke > Sastavljanje poruka. Ondje također postavljate pišete li preddefinirano s oblikovanjem. HTML uređivač uključujete za pojedinu poruku gumbom sa sličicom. Potvrdu o primitku poruke pronaći ćete među opcijama desno na zaslonu Nova poruka. Priručnik za Roundcube opisuje gumbe korak po korak. U drugim webmailovima i programima za e-poštu opcije se zovu slično, a pravila pisanja vrijede svugdje.

Sažetak

• Pišite za prvi pogled: predmet i prva rečenica određuju hoće li Vaša poruka biti pročitana.
• Dobar predmet kaže o čemu se radi i što očekujete, po mogućnosti s datumom.
• Jedna tema po poruci, kratki odlomci, numerirana pitanja i jasan sljedeći korak.
• Citirajte samo ono što pomaže; odaberite iznad ili ispod citata i toga se držite.
• Oblikovanje samo kada pomaže sadržaju; Potvrdu o primitku poruke tražite tek iznimno.

Kviz

Zadatak

Zadatak D3.2: Prepravite neuredan e-mail. Otvorite materijal slechte-mail.txt: poruku koju Sanne šalje Ahmedu s predmetom „vraagje” (pitanje), u kojoj su četiri teme izmiješane, a pravo pitanje dolazi tek na kraju. Prepravite je u webmailu kao novu poruku sebi (ne šaljite je nikome drugome). Koristite ovaj popis za provjeru: predmet kaže o čemu se radi, što treba učiniti i do kada; prva rečenica je pitanje; pitanja su numerirana; stvari koje ne pripadaju ovoj temi su uklonjene (ili su u zasebnoj poruci); u polju Aan je samo onaj tko mora odgovoriti; poruka je kraća od izvornika. Zatim odgovorite: koja je rečenica iz izvornika zapravo bila srž, što ste izostavili i zašto, te pripada li Daan u polje Aan, Cc ili uopće ne? Na kraju usporedite svoj rad s oglednim odgovorom uz ovaj zadatak.

Daljnje čitanje

Kada su navedeni koraci u webmailu, oni vrijede za webmail tvrtke WebOké; u drugim webmailovima postupak je sličan.

• Roundcube Webmail 4.2: Odgovaranje i prosljeđivanje poruka
• Roundcube Webmail 4.4: Oblikovanje, predlošci i dodatne opcije
• Roundcube Webmail 10.1: Najvažnije postavke
• Roundcube Webmail 9.1: Pretraživanje e-pošte