Sustav kojeg ćete se držati

Modul 5: Organiziranje i pronalaženje · Vrijeme čitanja: 8 min

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete odabrati i postaviti jednostavan način rada sa svojim poštanskim sandučićem, tako da vidite što još treba napraviti i pronađete poštu bez svakodnevnog razvrstavanja.

Ključni pojmovi: Pristigla pošta kao radni pretinac, četiri odluke, označavanje, nepročitano, arhiva, stalni termini, zajednički poštanski sandučić

Zašto sustav

Pun poštanski sandučić rijetko je pravi problem. Problem je što više ne vidite što još treba napraviti. Pitanje klijenta izgubi se među biltenima, a račun koji još morate platiti nalazi se na četvrtoj stranici. Sustav to rješava s nekoliko stalnih dogovora sa samim sobom. Ne mora biti kompliciran. Prije svega mora biti toliko jednostavan da ga se i za tri mjeseca još uvijek držite.

Ne postoji najbolja metoda. Ljudi rade različito, a obrt s jednim zaposlenikom prima drugačiju poštu od udruge. Ova lekcija daje Vam građevne elemente i mogućnosti izbora. Vi birate ono što Vam odgovara.

Pristigla pošta kao radni pretinac

Srž gotovo svakog provedivog sustava: Pristigla pošta je radni pretinac, a ne arhiva. Ono što je u mapi Pristigla pošta još nešto traži od Vas. Ono što je gotovo, izlazi iz nje. Tako Vam jedan pogled na Pristiglu poštu odmah govori koliko posla čeka.

Za to kod svake poruke donosite jednu od četiri odluke:

1. Ukloniti. Ne trebate je. Izbrišite je ili je prijavite kao spam ako je spam. Bilten koji nikad ne čitate: odjavite se, pa više neće stizati.
2. Arhiva. Gotovo je, ali želite to sačuvati. Jedan klik na Arhiva (lekcija 5.1) i poruka je izvan vidokruga, ali je pronalazite pretraživanjem (lekcija 5.3).
3. Napraviti. Treba nešto učiniti što traje dulje od nekoliko minuta. Ostavite poruku i dodajte joj oznaku (zastavicu Označeno) kako bi se isticala. Ako traje kraće od nekoliko minuta, učinite to odmah, a zatim poruku arhivirajte.
4. Čekati. Čekate odgovor ili uplatu. Poruku možete označiti ili je premjestiti u vlastitu mapu Čekanje koju pregledate jednom tjedno.

Najvažnije je da ne klikate dalje bez odluke. Svaku poruku koju otvorite i ostavite bez odluke morat ćete kasnije ponovno pročitati.

Malo mapa i pretraživanje ili mnogo mapa

Koliko mapa trebate? O tome postoje dva pristupa.

Mnogo mapa: mapa za svakog klijenta, projekt, dobavljača. Prednost: sve od jednog klijenta vidite na jednom mjestu. Nedostatak: za svaku poruku morate odlučiti kamo ide, a poruka koja se odnosi na dva klijenta ne pripada nijednoj od te dvije mape. Nakon godinu dana često imate četrdeset mapa, od kojih koristite pet.

Malo mapa i pretraživanje: jedna arhiva, po želji podijeljena po godinama, a za ostalo pretraživanje. Prednost: arhiviranje je jedan klik, bez razmišljanja. Nedostatak: morate dobro znati pretraživati. Lekcija 5.3 pokazuje da to u webmailu ide vrlo dobro: prema pošiljatelju, primatelju, sadržaju, u svim mapama istodobno.

Za mnoge je najbolji srednji put: nekoliko mapa za stvari koje zaista moraju biti odvojene (na primjer Facturen (Računi) za knjigovodstvo), a za ostalo jedna arhiva. Mape koje se automatski pune pomoću filtra (modul 6) ne zahtijevaju od Vas nikakav rad. Njih dakle smije biti nešto više.

Označavanje, nepročitano i filtriranje popisa

Nekoliko alata u webmailu olakšava sustav:

• Označeno. Pomoću Označi > Označeno poruka dobiva zastavicu i na popisu postaje crvena. Zastavica je pohranjena na poslužitelju, pa je vide i Vaš program za e-poštu i Vaš telefon (ondje se često zove zvjezdica ili zastavica).
• Nepročitano. Pomoću Označi > Nepročitano poruku vraćate na nepročitano. Korisno kao podsjetnik, ali nepouzdano kao sustav: telefon koji nakratko otvori poruku ponovno je označava kao pročitanu.
• Tip u opcijama pretraživanja. Kod Tip odaberite na primjer Označeno ili Neodgovoreno. Tada popis prikazuje samo te poruke. Neodgovoreno je korisno u Pristigloj pošti: to su poruke na koje još niste odgovorili. Pazite: webmail zna samo jeste li sami kliknuli na Odgovori. Ako ste odgovorili s telefona ili ste uzvratili poziv, poruka se i dalje vodi kao neodgovorena, osim ako je i Vaša aplikacija za e-poštu ne označi kao odgovorenu.

Postoji i zamka: automatsko označavanje kao pročitano. Ako je webmail postavljen tako da je poruka odmah pročitana čim se pojavi u oknu za pregled, oznaka nepročitano gubi smisao. U Postavke > Postavke > Pregled sandučića birate nakon koliko sekundi se poruka smatra pročitanom (lekcija 2.1).

Stalni termini

Tko cijeli dan reagira na svaku novu poruku, teško stigne raditi išta drugo. Sustav bolje funkcionira sa stalnim terminima: na primjer ujutro, nakon ručka i na kraju dana. U svakom terminu obradite Pristiglu poštu pomoću četiri odluke. Jednom tjedno pregledajte označene poruke i mapu Čekanje. Koliko često gledate poštu ovisi o Vašem poslu. Web trgovina s upitima kupaca gleda češće od udruge. Bitno je da Vi birate, umjesto da svaka obavijest bira za Vas.

Zajednički poštanski sandučić

Ako više ljudi radi u jednom poštanskom sandučiću, poput info@, potrebni su dogovori, inače odgovore dvije osobe ili nitko. Na primjer:

• Tko preuzme poruku, odmah je označi (zastavicu vide svi jer je pohranjena na poslužitelju).
• Nakon odgovora poruka ide u arhivu, tako da Pristigla pošta pokazuje što je još otvoreno.
• Odgovori se šalju s iste adrese i s istim potpisom (modul 4).
• Jedna osoba je svaki dan odgovorna za to da Pristigla pošta bude prazna.

Dogovorite i što ne radite: nitko ne postavlja program za e-poštu s POP-om na ovaj sandučić, jer tada pošta nestaje za ostale (lekcija 1.2).

U praksi: ovako to funkcionira u webmailu

Označi pronalazite na alatnoj traci iznad poruke; Arhiva se pojavljuje kao gumb čim odaberete mapu arhive u Postavke > Postavke > Specijalne mape. Tip i ostali filtri nalaze se u opcijama pretraživanja (strelica u polju za pretraživanje). Koraci su opisani u priručniku za Roundcube pod Označavanje, premještanje i brisanje te pod Arhiviranje poruka. U drugim webmailovima postupak je sličan: Gmail ima gumb Arhiviraj i zvjezdice, a Outlook.com gumb Arhiviraj i zastavice.

Sažetak

• Pristigla pošta je radni pretinac: ono što je u njoj još nešto traži od Vas.
• Kod svake poruke donesite jednu odluku: ukloniti, arhiva, napraviti (označiti) ili čekati.
• Malo mapa uz dobro pretraživanje zahtijeva manje rada od mnogo mapa; mape koje puni filtar ne koštaju ništa.
• Oznake i status odgovoreno pohranjeni su na poslužitelju, pa su vidljivi i kolegama u zajedničkom sandučiću.
• Obrađujte Pristiglu poštu u stalnim terminima i dogovorite pravila ako dijelite sandučić.

Kviz

Zadatak

Zadatak D5.2: Vaš plan organizacije. Otvorite svoj poštanski sandučić u webmailu. Prebrojite koliko mapa imate (Postavke > Mape) i koliko nepročitanih poruka ima u mapi Pristigla pošta. Zatim odaberite sustav: malo mapa uz arhivu, mnogo mapa ili srednji put. Postavite ga: odaberite mapu arhive u Specijalne mape ako je još nemate, uklonite mape koje godinu dana niste koristili (najprije premjestite poštu u svoju arhivu) i jednom obradite Pristiglu poštu pomoću četiri odluke. Zatim za sebe odgovorite: koliko ste mapa imali, a koliko ih imate sada? Koliko je poruka još u mapi Pristigla pošta i traže li sve one doista još nešto od Vas? U kojim ćete stalnim terminima ubuduće gledati poštu? A ako dijelite sandučić: koja dva dogovora sklapate s kolegama?

Daljnje čitanje

Gdje su navedeni koraci u webmailu, oni vrijede za webmail tvrtke WebOké; u drugim webmailovima postupak je sličan.

• Roundcube Webmail 3.3: Označavanje, premještanje i brisanje poruka
• Roundcube Webmail 6.2: Arhiviranje poruka
• Roundcube Webmail 2.2: Popis poruka: sortiranje i teme
• Mape u Vašem poštanskom sandučiću: Ulazna pošta, Poslano, Skice, Smeće, Neželjena pošta i Arhiva