Uvoz, izvoz i preseljenje

Modul 7: Vaš adresar · Vrijeme čitanja: 9 min

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete prenijeti svoje kontakte kao datoteku u webmail i iz njega, svjesno ćete birati između formata vCard i CSV te ćete izbjeći duplikate i izgubljene grupe.

Ključni pojmovi: vCard (.vcf), CSV, povezivanje polja, dodjela grupa (CATEGORIES), duplikati, Prepiši cijeli imenik, sigurnosna kopija, CardDAV

Vaš adresar ne seli se sam

Kada svoju e-poštu selite s jednog pružatelja usluga na drugog, Vaše poruke i mape obično se sele zajedno s njom: nalaze se na IMAP poslužitelju, a alat za preseljenje ih kopira. Vaš adresar nalazi se negdje drugdje. U webmailu je to zaseban popis koji pripada webmailu, a ne Vašem poštanskom sandučiću. Preseljenje e-pošte ga dakle ne prenosi. Isto vrijedi i obrnuto: tko s Gmaila ili Outlooka prijeđe na novi poštanski sandučić, ostavlja svoje kontakte za sobom dok ih sam ne prenese.

Prijenos se obavlja pomoću datoteke. Kontakte izvozite iz starog programa, dobivate datoteku i tu datoteku uvozite u novi program. Postoje dvije vrste datoteka na koje ćete često naići.

vCard: posjetnica

vCard je tekstna datoteka s nastavkom .vcf. Svaka posjetnica počinje s BEGIN:VCARD i završava s END:VCARD. Između toga u svakom je retku jedan podatak, s ispred navedenim stalnim nazivom. Ovako izgleda Ahmedova posjetnica:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Ahmed Benali
N:Benali;Ahmed;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:ahmed@example.net
ORG:Example Groothandel
TEL;TYPE=WORK:+31 20 123 4567
CATEGORIES:Klanten
END:VCARD

• VERSION navodi o kojoj je verziji formata riječ. Verzija 4.0 opisana je u RFC 6350; verzija 3.0 je starija, ali je gotovo svaki program i dalje koristi i čita. Webmail izvozi u verziji 3.0.
• FN je puno ime onako kako ga vidite, a N ime po dijelovima (prezime, ime).
• EMAIL, TEL i ORG govore sami za sebe. Posjetnica može imati više adresa i brojeva.
• CATEGORIES je redak za grupe. Ako je Ahmed u Vašoj grupi "Klanten" (Klijenti), webmail to pri izvozu upisuje ovdje.

Jedna datoteka .vcf može sadržavati jednu posjetnicu ili stotine njih jednu za drugom. Prednost formata vCard: značenje svakog polja je utvrđeno. Program ne mora pogađati što je broj telefona.

CSV: tablica bez pravila

CSV (comma-separated values) je tablica u obliku teksta: prvi redak sadrži nazive stupaca, a svaki sljedeći redak jedna je osoba, sa zarezima ili točkama sa zarezom između vrijednosti. Možete ga otvoriti u proračunskoj tablici. To je praktično za čišćenje popisa, ali ima jedan nedostatak: ne postoji utvrđeno pravilo o stupcima. Google stupac naziva drukčije od Outlooka, a Outlook na nizozemskom opet drukčije od onoga na engleskom.

Zato webmail kod CSV datoteke mora povezati stupce sa svojim poljima. Ako ne prepozna neki stupac, pitat će Vas koji stupac pripada kojem polju. Pažljivo provjerite to povezivanje. Klasična pogreška: stupac s poslovnom adresom ne bude povezan i dobijete stotinu kontakata bez adrese e-pošte.

Još dvije zamke kod CSV-a:

• Čudni znakovi. Ako nakon uvoza vidite "Müller" umjesto "Müller", datoteka nije bila spremljena u kodiranju UTF-8. U proračunskoj tablici ponovno je spremite kao CSV u kodiranju UTF-8 i ponovite uvoz.
• Znak za razdvajanje. Proračunska tablica na nizozemskom ili hrvatskom često koristi točku sa zarezom. Ako se sve nađe u jednom stupcu, program je pogrešno pročitao znak za razdvajanje.

Ako možete birati, odaberite vCard. Google kontakti, Outlook i Apple kontakti mogu izvoziti i kao vCard i kao CSV.

Uvoz bez štete

U izborniku Kontakti > Uvoz odaberite datoteku. Ispod toga nalaze se dvije mogućnosti koje čine razliku između urednog uvoza i neurednog adresara.

Uvezi zadatke grupe određuje što webmail radi s grupama iz datoteke (s recima CATEGORIES):

Prepiši cijeli imenik najprije briše sve što postoji, a zatim to zamjenjuje sadržajem datoteke. To je u redu samo ako datoteka doista sadrži sve što želite zadržati. Neka ta mogućnost uobičajeno bude isključena.

A što je s duplikatima? Ako već postoji kontakt s istom adresom e-pošte i istim imenom, webmail ga pri uvozu preskače. Ako je ime napisano drukčije ("Ahmed Benali" naspram "A. Benali"), webmail ga ne prepoznaje kao duplikat i osoba se pojavljuje dvaput. Ako dakle istu datoteku slučajno uvezete dvaput, šteta je mala. Ako uvozite iz dvaju izvora s različitim načinima pisanja, nakon toga pospremite adresar.

Primjer. Sanne prelazi sa starog programa za e-poštu. Ondje izvozi svoje kontakte kao vCard, 212 posjetnica. Uvozi ih s mogućnošću "Sve (stvori grupe ako je potrebno)", a "Prepiši cijeli imenik" ostavlja isključeno. Nakon toga ponovno vidi svoje stare grupe "Klanten" (Klijenti) i "Leveranciers" (Dobavljači) te pretražuje nekoliko imena koja je imala u oba programa kako bi uklonila duplikate.

Ako posjetnicu dobijete kao privitak u poruci, ne morate je najprije spremiti: kod privitka .vcf webmail prikazuje gumb za dodavanje u Vaš adresar.

Izvoz kao sigurnosna kopija

Izvoz obavljate u izborniku Kontakti > Izvoz. Dobivate jednu datoteku .vcf sa svim svojim kontaktima; strelicom pokraj gumba birate između Izvezi sve i Izvezi odabrano (samo odabrani kontakti). Ako su Vaši kontakti u grupama, one su u datoteci navedene kao CATEGORIES. Otvorite datoteku u uređivaču teksta i provjerite je: ako vidite nazive grupa, oni će se pri uvozu ponovno prenijeti.

Izvoz je ujedno i Vaša sigurnosna kopija. Vaša e-pošta nalazi se na poslužitelju koji izrađuje sigurnosne kopije, ali svoj adresar možete izbrisati jednim pogrešnim klikom na Prepiši cijeli imenik. Izvoz nekoliko puta godišnje, pohranjen na sigurnom mjestu, traje minutu. Imajte ipak na umu: takva datoteka sadrži osobne podatke. Ne ostavljajte je u mapi Preuzimanja ili u zajedničkoj mapi.

Adresar na Vašem telefonu je drugi adresar

Kontakti na Vašem telefonu i adresar u webmailu dva su odvojena popisa. Novi kontakt na telefonu neće se sam pojaviti u webmailu, a ni obrnuto. Vaš program za e-poštu putem IMAP-a preuzima samo poštu, ne i kontakte.

Želite li jedan adresar na svim svojim uređajima, potreban Vam je CardDAV: standard za sinkronizaciju kontakata između poslužitelja i Vaših uređaja. To primjerice podržava Nextcloud, a podržavaju ga i telefoni i programi za e-poštu. Webmail tvrtke WebOké ne sinkronizira se putem CardDAV-a; ondje koristite uvoz i izvoz. Odaberite dakle jedno mjesto kao glavni izvor podataka i odande povremeno prenesite izvoz.

U praksi: ovako to funkcionira u webmailu

Uvoz i Izvoz nalaze se pri vrhu u odjeljku Kontakti. Za uvoz možete koristiti datoteku .vcf ili CSV datoteku. Opis korak po korak nalazi se u Priručniku za Roundcube (8.3). U drugim webmail sustavima to funkcionira slično: Gmail i Outlook.com također imaju uvoz i izvoz kod svojih kontakata, obično s iste dvije vrste datoteka.

Sažetak

• Vaš adresar ne seli se sam pri preseljenju e-pošte: prenesite ga izvozom i uvozom.
• vCard (.vcf) ima utvrđena polja, a grupe su navedene kao CATEGORIES; CSV je tablica čije stupce morate povezati.
• Ostavite Prepiši cijeli imenik isključeno, a za grupe svjesno odaberite Ništa, Sve ili Samo za postojeće grupe.
• Webmail prepoznaje duplikate samo kod iste adrese i istog imena; nakon uvoza pospremite adresar.
• Izvoz je Vaša sigurnosna kopija i sadrži osobne podatke; adresar na Vašem telefonu drugi je popis.

Kviz

Zadatak

Zadatak A7.2: Pošaljite svoj adresar na provjeru. Izvezite svoj adresar u webmailu (Kontakti > Izvoz; dobit ćete datoteku .vcf) i prenesite je. Ako još imate malo kontakata, najprije izradite barem tri i barem jedan stavite u grupu. Program čita datoteku samo u memoriji i ništa ne pohranjuje. Provjerava sljedeće: postoje barem 3 posjetnice; verzija je 3.0 ili 4.0; svaka posjetnica ima ime (FN) i adresu e-pošte; nema duplikata (iste adrese e-pošte na dvije posjetnice); i postoji barem jedna grupa (CATEGORIES, inače narančasto). Vidjet ćete samo brojčane rezultate, primjerice "24 posjetnice, 2 bez adrese e-pošte, 1 duplikat", nikad imena ili adrese. Zeleno ako je sve ispravno; narančasto ako nedostaje grupa, ako postoje posjetnice bez imena ili adrese e-pošte ili ako postoje duplikati; crveno ako ima manje od 3 posjetnice ili je verzija nepoznata.

Daljnje čitanje

Gdje su navedeni koraci u webmailu, oni vrijede za webmail tvrtke WebOké; u drugim webmail sustavima to funkcionira slično.

• Roundcube Webmail 8.3: Uvoz i izvoz kontakata
• Roundcube Webmail 8.2: Izrada grupa
• Vraćanje poštanskog sandučića ili izbrisanih e-poruka iz sigurnosne kopije
• RFC 6350, vCard Format Specification (na engleskom): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6350