Privitci i velike datoteke

Modul 3: Pisanje e-pošte · Vrijeme čitanja: 11 min

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete izračunati stanu li datoteke u jednu poruku, razumjet ćete zašto privitak postaje veći pri slanju, a za velike datoteke odabrat ćete pravi put: smanjivanje, pretvaranje ili poveznicu za dijeljenje.

Ključni pojmovi: MIME, base64, ograničenje veličine poruke, najveća veličina privitka, poslužitelj primatelja, poveznica za dijeljenje, datum isteka, PDF, smanjivanje fotografije, podsjetnik na privitak, vCard

Privitak je postao tekst

E-pošta je nekoć osmišljena za običan tekst. Fotografija, PDF ili proračunska tablica sastoje se od proizvoljnih bajtova, a oni se ne mogu tek tako poslati. Zato postoji MIME: dogovor koji poruku dijeli na dijelove, pri čemu svaki dio ima zaglavlje koje kaže što je to (na primjer Content-Type: application/pdf) i kako je zapakirano. Za datoteke je to pakiranje gotovo uvijek base64.

Base64 pretvara svaka 3 bajta Vaše datoteke u 4 čitljiva znaka (RFC 2045). Rezultat je dakle otprilike za trećinu veći od izvornika. Fotografija od 3 MB u poruci zauzima otprilike 4 MB. Ovako izgleda početak takvog privitka kada pogledate izvor poruke:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Svaki redak tog nereda dio je Vašeg PDF-a. Primatelj od toga ništa ne vidi: njegov program za e-poštu sve vraća u izvornu datoteku.

Računanje: stane li to u jednu poruku?

Svaki poslužitelj e-pošte ima ograničenje veličine poruke: najveću poruku koju prihvaća, mjerenu nakon pakiranja. Kod WebOké to je 50 MB po poruci, na svim poslužiteljima e-pošte. Budući da base64 sve povećava za trećinu, u jednu poruku stane otprilike 36 MB privitaka. Taj broj vidite i u webmailu kao najveću veličinu datoteke pri dodavanju.

Osnovno pravilo za vlastiti izračun:

1. Zbrojite veličinu svih privitaka.
2. Ako je to više od otprilike 36 MB, ne stane u jednu poruku kod WebOké.
3. Ako je manje, stane na Vaš poslužitelj. No to je tek pola priče.

Druga polovica je poslužitelj primatelja. I on ima ograničenje veličine poruke, a ono je često niže od 50 MB. Mnoge usluge prihvaćaju poruke do otprilike 20 do 25 MB, ali to se razlikuje od usluge do usluge i može se promijeniti. Ako je Vaša poruka prevelika za primatelja, dobit ćete poruku o pogrešci, često s kodom poput 552 ili riječima "message too big" ili "message size exceeds". Vaša je poruka tada poslana, ali nije stigla.

Zato drugo, opreznije osnovno pravilo: ako šaljete više od 15 do 20 MB privitaka nekome izvan Vaše organizacije, radije odaberite poveznicu za dijeljenje. Tada ne morate nagađati.

Imajte na umu i sljedeće: poruka s velikim privitcima ostat će u Vašoj mapi Poslano i u poštanskom sandučiću primatelja. Kod oboje se računa u prostor za pohranu (lekcija 5.4). Pošaljete li istu datoteku od 20 MB petorici ljudi, ona se kod primatelja nalazi pet puta, a kod Vas jednom.

Smanjivanje: najveća ušteda na prvom mjestu

Prije nego što izradite poveznicu za dijeljenje, provjerite može li datoteka biti manja. Nisu sve datoteke jednako velike s obzirom na ono što sadrže.

• Fotografije s telefona ili fotoaparata često imaju nekoliko MB po komadu jer su spremljene u punoj rezoluciji. Za zaslon je dovoljan djelić toga. Smanjite li fotografiju na, primjerice, 2000 piksela širine, obično postaje mnogo puta manja, a na zaslonu ne vidite razliku. To je gotovo uvijek najveća ušteda.
• Dokumenti: ponuda u obliku .docx može biti velika zbog umetnutih slika, a kod primatelja ponekad izgleda drukčije. PDF je često manji, svugdje izgleda jednako i ne može se slučajno izmijeniti.
• Skenirani dokumenti su slike. Skenirajte u nižoj rezoluciji ili crno-bijelo ako boja nije potrebna.
• Sažimanje u ZIP pomaže kod tekstnih datoteka i proračunskih tablica, ali jedva da pomaže kod fotografija, videozapisa i PDF-ova: oni su već sažeti.

Kod videozapisa smanjivanje često nije dovoljno. Videozapis od nekoliko minuta lako je veći od 36 MB. Tada je poveznica za dijeljenje jedini dobar put.

Poveznica za dijeljenje: datoteka ostaje, poveznica putuje

S poveznicom za dijeljenje datoteku stavljate u mrežnu pohranu, poput Nextclouda ili drugog oblaka, i šaljete samo poveznicu. Poruka ostaje mala, primatelj preuzima datoteku kada želi, a Vi poveznicu kasnije možete opozvati.

Dobra poveznica za dijeljenje ima:

• datum isteka, kako datoteka ne bi godinama ostala javno dostupna;
• lozinku za povjerljive datoteke, koju dostavljate drugim kanalom (SMS ili telefon), a ne u istoj poruci;
• samo čitanje, osim ako druga strana zaista mora nešto vratiti.

Zamka: poveznica za dijeljenje bez lozinke radi za svakoga tko ima poveznicu. Proslijedi li primatelj Vašu poruku, i sljedeći primatelj može pristupiti datoteci. Kod osobnih podataka ili ponuda lozinka i datum isteka stoga nisu luksuz.

Druga zamka: neki primatelji ne vjeruju poveznicama, s pravom nakon svih pokušaja phishinga (lekcija 2.4). Zato u poruci navedite što mogu očekivati: "Dobit ćete poveznicu na naš Nextcloud, datoteka se zove foto's-bruiloft.zip, a poveznica vrijedi do 1. lipnja."

Zaboravljeni privitci i posjetnica

Tko nikada nije napisao "vidi privitak", a zatim ništa nije priložio? Webmail Vas može upozoriti: s opcijom Podsjeti na zaboravljen privitak pri slanju (Pošalji) provjerava sadrži li Vaš tekst riječi poput "privitak", a privitka nema. Taj je podsjetnik prema zadanim postavkama isključen; uključujete ga u Postavke > Sastavljanje poruka.

S opcijom Priloži vCard šaljete kontakt iz svog adresara kao posjetnicu (datoteku .vcf). Primatelj ga jednim klikom sprema u svoj adresar. Korisno je kada nekome želite dati podatke kolege ili dobavljača. Više o vCardu u lekciji 7.2.

U praksi: ovako to funkcionira u webmailu

Na zaslonu Nova poruka privitak dodajete pomoću Priloži na vrhu ili Priloži datoteku desno, ili datoteku povlačite u okvir desno. Ondje vidite i najveću veličinu datoteke. Podsjetnik na zaboravljene privitke nalazi se u Postavke > Sastavljanje poruka. Korake opisuje Priručnik za Roundcube. U drugim webmailovima funkcionira slično, ali ograničenje po poruci razlikuje se od pružatelja do pružatelja.

Sažetak

• Privitci se pomoću base64 pakiraju kao tekst i zbog toga postaju otprilike za trećinu veći (3 bajta postaju 4 znaka).
• Kod WebOké poruka smije imati 50 MB; to je otprilike 36 MB privitaka.
• Poslužitelji primatelja često prihvaćaju manje; za velike datoteke prema van radije koristite poveznicu za dijeljenje.
• Najprije smanjite fotografije i pretvorite dokumente u PDF; ZIP ne pomaže kod fotografija i videozapisa.
• Poveznica za dijeljenje dobiva datum isteka, a za povjerljive datoteke i lozinku koju šaljete drugim kanalom.

Kviz

Zadatak

Zadatak A3.3: Stane li to u jednu poruku? Polazite od osnovnog pravila kod WebOké: otprilike 36 MB privitaka stane u jednu poruku od 50 MB, jer base64 sve povećava za otprilike trećinu. Za situacije od 1 do 3 odaberite "stane" ili "ne stane, poveznica za dijeljenje". (1) Sanne Ahmedu šalje dva PDF-a: ponudu od 3 MB i plan cvjetnog aranžmana od 5 MB. (2) Daan želi Sanne poslati videozapis postavljanja svadbenog luka; datoteka ima 120 MB. (3) Sanne želi Ahmedu u jednoj poruci poslati dvanaest fotografija ranijih vjenčanih buketa, svaku od 3,5 MB, izravno s fotoaparata. Pitanje 4: Sanne mora osloboditi prostor za drugu poruku i može najprije smanjiti jednu datoteku. Koju datoteku birate: (a) offerte-bruiloft.pdf od 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg od 9 MB izravno s fotoaparata, (c) prijslijst.docx od 0,2 MB? Program uspoređuje Vaša četiri odgovora s ključem i za svaku situaciju prikazuje izračun.

Daljnje čitanje

Gdje su navedeni koraci u webmailu, oni vrijede za webmail tvrtke WebOké; u drugim webmailovima funkcionira slično.

• Roundcube Webmail 4.3: Slanje privitaka
• Email odbijena: poruka je prevelika
• Rješenja za poruke o pogreškama 1.6: 552: pretinac je pun ili je poruka prevelika
• Besplatni tečaj E-pošta u redu: postavljanje i uredno primanje poruka 3.2: Pohrana, kvota i puna mailbox
• RFC 2045, MIME 1. dio, odjeljak 6.8 o base64 (na engleskom): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045