Skice, odgovori i dodatne opcije

Modul 3: Pisanje e-pošte · Vrijeme čitanja: 10 min

Cilj učenja: Nakon ove lekcije znat ćete gdje se spremaju skice i stalni odgovori, moći ćete urediti poruku kao novu te ćete znati što Potvrda o primitku poruke, Obavijest o statusu isporuke, Prioritet i Spremi poslane poruke u rade, a što ne rade.

Ključni pojmovi: skica, mapa Predlošci, automatsko spremanje, Odgovori, Uredi kao novo, Potvrda o primitku poruke, Obavijest o statusu isporuke (DSN), Prioritet, Spremi poslane poruke u

Skice: napola napisana poruka na poslužitelju

Skica je poruka koja još nije poslana. Kliknete li tijekom pisanja na Spremi, webmail stavlja Vašu poruku u mapu Predlošci. Ako ništa ne učinite, webmail je i sam sprema svakih nekoliko minuta. Koliko često, postavljate u Postavke > Sastavljanje poruka.

Važno je gdje se ta skica nalazi. Mapa Predlošci obična je IMAP mapa na poslužitelju e-pošte (lekcija 1.2). Skica dakle nije u Vašem pregledniku ni na Vašem prijenosnom računalu, nego na poslužitelju. To ima tri posljedice:

• Poruku možete započeti u uredu i dovršiti je kod kuće ili na telefonu. Otvorite mapu Predlošci i dvaput kliknite na poruku.
• Ako se preglednik sruši ili slučajno zatvorite karticu, izgubit ćete najviše posljednjih nekoliko minuta.
• Skica se ubraja u Vaš prostor za pohranu i jednako ju je moguće pročitati kao i ostalu Vašu poštu. Tko ima pristup Vašem poštanskom sandučiću, ima pristup i Vašim skicama.

Kada pošaljete skicu, webmail je uklanja iz mape Predlošci i poslanu inačicu stavlja u mapu Poslano.

Jedna zamka: koristite li uz webmail i program za e-poštu, oba moraju koristiti istu mapu za skice. Inače u jednom programu nećete vidjeti ono što ste započeli u drugom. Lekcija 5.1 govori o tim posebnim mapama. Druga zamka: otvorite li istu skicu istodobno u dva programa i spremite je u oba, dobit ćete dvije inačice.

Skice su i dobar način da poruku ne pošaljete prebrzo. Napišite zahtjevnu poruku, spremite je kao skicu i pročitajte je ponovno sat vremena kasnije. Tada često vidite što se može poboljšati (lekcija 3.2).

Odgovori: stalni tekstovi jednim klikom

Dobivate li često isto pitanje? Sanne svaki tjedan dobiva poruke poput "Dostavljate li i vikendom?" i "Koliko dugo buket ostaje lijep?". Umjesto da svaki put upisuje isti odgovor, izrađuje Tekst odgovora: stalni tekst s nazivom koji tijekom pisanja umeće jednim klikom.

Stalni odgovor nije automatski odgovor. Ništa se ne događa samo od sebe: Vi birate tekst, možete ga prilagoditi i sami ga šaljete. Zato nije problem dodati osobnu rečenicu. To biste zapravo trebali uvijek učiniti: odgovor koji očito dolazi iz predloška djeluje hladno.

Savjeti za dobre stalne odgovore:

• Dajte im kratak, prepoznatljiv naziv, primjerice "Dostava vikendom".
• Napišite ih tako da stoje samostalno, bez pozdrava na početku i na kraju. Njih pišete sami za svaku poruku, kako bi ime klijenta bilo točno.
• Ne stavljajte u njih podatke koji brzo zastarijevaju, poput cijene ili datuma, ili ih redovito provjeravajte.

Stalne odgovore webmail sprema uz Vaše postavke, a ne u Vaš poštanski sandučić. Imate ih dakle u webmailu na svakom uređaju, ali ne u programu za e-poštu kao što su Outlook ili Thunderbird. Oni imaju vlastite predloške.

Uredi kao novo

Ponekad želite ponovno poslati poruku, ali malo drugačiju: isti poziv novoj skupini ili poruku koju ste ranije poslali, a nije stigla. Opcijom Uredi kao novo (kod otvorene poruke ispod Više) webmail otvara novu poruku s istim primateljima, istim predmetom, istim tekstom i istim privicima. Prilagodite što je potrebno i pošaljite.

Razlika u odnosu na Proslijedi: kod prosljeđivanja nastaje Vaša nova poruka o staroj, s "Fwd:" u predmetu i starom porukom kao citatom ili privitkom. Kod opcije Uredi kao novo to je jednostavno ponovno izvornik. Praktično, ali provjerite primatelje: stari popis može sadržavati osobe koje sada ne pripadaju u njega.

Dodatne opcije pri pisanju

Desno na zaslonu Nova poruka nalaze se opcije koje birate za svaku poruku posebno. Nalikuju jedna drugoj, ali rade vrlo različite stvari.

Potvrda o primitku poruke. Program za e-poštu primatelja molite da javi da je poruka otvorena. Tehnički, Vaš webmail za to dodaje zaglavlje u Vašu poruku (Disposition-Notification-To). Primatelj obično vidi pitanje na zaslonu i smije odbiti. Mnogi programi nikad ne šalju potvrdu. Ako je dobijete, znate da je poruka otvorena, ne da je pročitana ili shvaćena. Ako je ne dobijete, ne znate ništa.

Obavijest o statusu isporuke (DSN). DSN znači Delivery Status Notification. Ovdje ne molite primatelja, nego poslužitelje e-pošte na putu da jave da je poruka isporučena poslužitelju primatelja. To dakle ne govori ništa o otvaranju ili čitanju, ali govori da je poruka stigla. Ne podržava to svaki poslužitelj, pa ni ovdje izostanak obavijesti ne znači da isporuka nije uspjela. Poruku o pogrešci (bounce) uostalom uvijek dobivate, i bez ove opcije (lekcija 8.4).

Prioritet. Poruci možete dati prioritet Najviši, Visok, Srednji, Nizak ili Najniži. Mnogi programi kod visokog prioriteta prikazuju uskličnik. Koristite ga rijetko. Tko za svaku poruku odabere Najviši, nakon tjedan dana više ga nitko ne shvaća ozbiljno, a neki filtri za spam smatraju sumnjivim kad nepoznati pošiljatelj sve označava kao hitno. Pravu hitnost bolje je riješiti telefonskim pozivom ili jasnim predmetom ("Danas do 14.00: potvrda dostave").

Spremi poslane poruke u. Ovdje birate u koju mapu ide poslana inačica. Zadano je to Poslano. Poruku možete odmah spremiti i u mapu projekta, tako da je cijela korespondencija s klijentom na jednom mjestu. Pazite: poslanu poruku koju nigdje ne spremite, kasnije nećete moći pronaći.

Zadrži oblikovanje osigurava da se pri prosljeđivanju i odgovaranju zadrži oblikovanje izvorne poruke. Lekcija 3.2 govori o običnom tekstu i oblikovanju.

Primjer: Daan i pitanje o dostavi

Ahmed pita Daana mogu li cvijeće dostaviti u subotu prije 9 sati. Daan počinje pisati, ali to najprije mora provjeriti s dostavljačem. Klikne na Spremi i nastavi s drugim poslom. Poslijepodne na telefonu otvara mapu Predlošci, dopisuje da je to moguće, umeće stalni odgovor "Dostava vikendom" zbog općih uvjeta i šalje poruku. Ne traži Potvrdu o primitku poruke i ne postavlja prioritet: Ahmed dobiva samo običnu, jasnu poruku.

U praksi: ovako to funkcionira u webmailu

Spremi se nalazi na vrhu zaslona Nova poruka. Stalne odgovore izrađujete u Postavke > Odgovori, a umećete ih gumbom Odgovori na vrhu tijekom pisanja. Uredi kao novo nalazi se kod otvorene poruke ispod Više. Opcije Potvrda o primitku poruke, Obavijest o statusu isporuke (DSN), Prioritet i Spremi poslane poruke u nalaze se desno tijekom pisanja. Priručnik za Roundcube opisuje korake. U drugim webmail sustavima ove se funkcije zovu slično, iako se stalni odgovor ondje ponekad zove predložak ili brzi tekst.

Sažetak

• Skice su na poslužitelju u mapi Predlošci, pa možete nastaviti na bilo kojem uređaju.
• Stalni odgovori su tekstovi koje sami umećete; spremljeni su uz webmail, a ne u Vašem poštanskom sandučiću.
• Uredi kao novo od stare poruke stvara novi izvornik; tada provjerite primatelje.
• Potvrda o primitku poruke pita primatelja, Obavijest o statusu isporuke (DSN) pita poslužitelje; izostanak odgovora ništa ne dokazuje.
• Prioritet koristite rijetko; opcijom Spremi poslane poruke u birate mapu za poslanu inačicu.

Kviz

Zadatak

Zadatak D3.4: Izradite stalni odgovor. Odaberite pitanje koje često dobivate (ili, ako ga nemate: "Koje je Vaše radno vrijeme?") i za njega u Postavke > Odgovori izradite Tekst odgovora, s kratkim nazivom i tekstom bez pozdrava na početku i na kraju. Zatim započnite novu poruku samome sebi, napišite pozdrav, umetnite stalni odgovor gumbom Odgovori, napišite završni pozdrav i poruku najprije spremite kao skicu. Otvorite mapu Predlošci, dovršite poruku i pošaljite je. Zatim odgovorite: u kojoj se mapi nalazila Vaša skica i biste li je mogli dovršiti i na telefonu, što ste u stalnom odgovoru prilagodili za ovu poruku, koje podatke u svojem stalnom odgovoru morate redovito provjeravati te zašto niste koristili Potvrdu o primitku poruke ili prioritet (ili zašto jeste)?

Daljnje čitanje

Kada su navedeni koraci u webmailu, oni vrijede za webmail tvrtke WebOké; u drugim webmail sustavima postupak je sličan.

• Roundcube Webmail 4.4: Oblikovanje, predlošci i dodatne opcije
• Roundcube Webmail 4.2: Odgovaranje i prosljeđivanje poruka
• Roundcube Webmail 10.1: Najvažnije postavke
• Besplatni tečaj E-pošta u redu: postavljanje i uredno primanje poruka 3.1: Mape i sinkronizacija: zašto imate dvije mape „Sent”
• RFC 3464, format obavijesti o isporuci (na engleskom): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464