Više adresa i poštanskih sandučića

Modul 4: Vi kao pošiljatelj · Vrijeme čitanja: 11 min

Cilj učenja: Nakon ove lekcije znat ćete razliku između adrese i poštanskog sandučića, za svaku situaciju odabrat ćete najbolji od četiri načina rada s više adresa i dogovorit ćete dobra pravila za zajednički poštanski sandučić.

Ključni pojmovi: poštanski sandučić, adresa, alias, forwarder, dodatni identitet, povezivanje drugog poštanskog sandučića, izbornik za prebacivanje, privatni prozor, program za e-poštu, zajednički poštanski sandučić, oznake

Adresa nije isto što i poštanski sandučić

Mnogi ljudi izraze „adresa e-pošte" i „poštanski sandučić" koriste kao da znače isto. Za ovu lekciju razlika je važna.

• Poštanski sandučić prostor je za pohranu na poslužitelju, s vlastitim mapama, vlastitim ograničenjem prostora i vlastitom lozinkom. Na njega se prijavljujete.
• Adresa je samo naziv na koji stiže pošta. Svaki poštanski sandučić ima adresu, ali adresa ne mora imati vlastiti poštanski sandučić. Adresa bez vlastitog prostora za pohranu koja poštu preusmjerava zove se forwarder (ili alias). Na nju se ne možete prijaviti.

Primjer: sanne@example.com je poštanski sandučić. info@example.com može biti drugi poštanski sandučić, s vlastitom lozinkom i vlastitim mapama. No može biti i forwarder koji svu poštu preusmjerava na sanne@. Za pošiljatelja nema razlike. Za Sanne ima: u prvom slučaju mora gledati na dva mjesta, a u drugom sve stiže u jednu Pristiglu poštu.

Što ćete odabrati, ovisi o jednom pitanju: mora li pošta ostati na vlastitom mjestu ili smije stizati nekoj osobi? Pošta za računovodstvo koju mora čitati računovođa, a kasnije i njegov nasljednik, pripada u vlastiti poštanski sandučić. Pošta za bestellingen@ koja ionako uvijek završava kod Sanne može biti forwarder.

Četiri načina rada s više adresa

1. Dodatni identitet s forwarderom

Ako pošta za drugu adresu ionako stiže Vama, od te adrese napravite forwarder prema Vašem poštanskom sandučiću, a u webmailu izradite dodatni identitet (lekcija 4.1). Sve čitate na jednom mjestu, a kod polja Pošiljatelj birate s koje adrese odgovarate. Provjera pošiljatelja na poslužitelju to dopušta jer se ta adresa preusmjerava na Vaš poštanski sandučić.

Prikladno za: jednu osobu s više adresa. Nije prikladno ako se pošta s te adrese mora čuvati zasebno.

2. Povezivanje drugog poštanskog sandučića i prebacivanje

Ako zaista imate dva poštanska sandučića, svaki s vlastitom lozinkom, drugi možete povezati s dodatnim identitetom. Za to unesite naziv poslužitelja, adresu i lozinku drugog poštanskog sandučića. Nakon toga iznad Vaših mapa nalazi se izbornik za prebacivanje: jednim klikom ste u drugom poštanskom sandučiću, s njegovim mapama i poštom, bez ponovne prijave. Ono što tada pošaljete odlazi iz tog poštanskog sandučića i sprema se u njegovu mapu Poslano.

Prikladno za: nekoga tko redovito radi u dva ili tri poštanska sandučića i ne želi se stalno odjavljivati. Pazite: ako kasnije promijenite lozinku povezanog poštanskog sandučića, promijenite je i kod identiteta. U webmailu tvrtke WebOké možete povezati samo poštanske sandučiće koji se nalaze kod WebOké.

3. Dva poštanska sandučića jedan uz drugi u privatnom prozoru

Vaš preglednik za svaki prozor pamti tko je prijavljen (lekcija 1.3). Ako otvorite privatni prozor (u Chromeu i Edgeu anonimni način), taj prozor ima vlastitu, praznu sesiju. Ondje se možete prijaviti u drugi poštanski sandučić dok prvi ostaje otvoren u Vašem običnom prozoru. Kad zatvorite privatni prozor, ta prijava nestaje.

Prikladno za: povremeni kratki pogled u drugi poštanski sandučić, bez ikakvog podešavanja. Nije praktično ako to radite svaki dan.

4. Program za e-poštu s više računa

Program za e-poštu kao što su Thunderbird, Outlook ili Apple Mail prikazuje više računa jedan uz drugi, s jednim popisom nepročitane pošte i obavijestima za sve. Radi putem IMAP-a (lekcija 1.2), pa vidite istu poštu kao u webmailu. Poštu možete čitati i bez veze, primjerice u vlaku.

Prikladno za: one koji cijeli dan rade s mnogo poštanskih sandučića. Bez problema ga možete kombinirati s webmailom.

Zajednički poštanski sandučić za više osoba

Česta postavka: info@example.com je zaseban poštanski sandučić, a Sanne i Daan oboje ga pregledavaju. To dobro funkcionira ako znate kako ga IMAP pamti i ako dogovorite nekoliko pravila.

Ono što poslužitelj dijeli su oznake: pročitano, odgovoreno, označeno. Ako Daan otvori poruku, i kod Sanne je prikazana kao pročitana. Ako Sanne na nju odgovori s info@, poruka dobiva strelicu za odgovoreno, a to vidi i Daan. Mapa Poslano adrese info@ prikazuje što je poslano u ime info@, bez obzira na to tko je poslao.

Tu se odmah kriju i zamke:

• „Pročitano" ne znači „riješeno". Daan otvori poruku, vidi da je za Sanne i ostavi je. Sanne je vidi kao pročitanu i preskoči je. Nitko ne odgovori.
• Dvostruki odgovori. Sanne i Daan istodobno otvore isti upit i oboje odgovore, s malo drukčijim informacijama.
• Odgovor iz pogrešnog poštanskog sandučića. Daan pošalje odgovor iz svojeg poštanskog sandučića umjesto s info@. Odgovor tada nije u zajedničkoj mapi Poslano i Sanne ne zna da je posao već obavljen.

Nekoliko pravila koja to sprječavaju:

1. Tko preuzme poruku, označi je (zastavica) ili je premjesti u mapu „In progress". Tko vidi označenu poruku, ostavlja je na miru.
2. Odgovori se uvijek šalju s info@, tako da se nalaze u zajedničkoj mapi Poslano. Tko odgovara iz svojeg poštanskog sandučića, stavlja info@ u Cc.
3. Kad je nešto riješeno, ide u Arhivu. Pristigla pošta sadrži samo ono što još treba obaviti (lekcija 5.2).
4. Svaka osoba ima vlastiti identitet unutar info@, primjerice „Daan | Bloemenatelier Example", kako bi klijent znao tko odgovara.

Još jedna napomena: ako lozinku za info@ dijelite s više osoba, kad kolega ode morate je promijeniti i javiti ostalima. Kod povezanog poštanskog sandučića (način 2) nakon toga je promijenite i kod identiteta.

U praksi: ovako to funkcionira u webmailu

Dodatni identitet izrađujete u izborniku Postavke > Identiteti > Stvori. Ondje se nalazi i dio Poveži drugi poštanski sandučić, s opcijom Uključi i podacima drugog poštanskog sandučića. Nakon spremanja prebacujete se izbornikom za prebacivanje iznad Vaših mapa. Forwarder i novi poštanski sandučić izrađujete na upravljačkoj ploči Vašeg hostinga (kod WebOké to je DirectAdmin). Privatni prozor otvarate tipkama Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) ili Ctrl+Shift+P (Firefox). Priručnik za Roundcube opisuje korake. U drugim webmail sustavima postupak je sličan; Gmail i Outlook.com, primjerice, imaju vlastite načine za dodavanje drugog računa.

Sažetak

• Poštanski sandučić ima vlastiti prostor za pohranu i lozinku; forwarder je samo adresa koja preusmjerava poštu.
• Dodatni identitet s forwarderom: jedna osoba, više adresa, sve na jednom mjestu.
• Povezivanje drugog poštanskog sandučića: prebacivanje između stvarnih poštanskih sandučića bez ponovne prijave.
• Privatni prozor za povremenu upotrebu, program za e-poštu za one koji cijeli dan rade s mnogo poštanskih sandučića.
• U zajedničkom poštanskom sandučiću svi korisnici dijele oznake; dogovorite tko što preuzima i odgovarajte sa zajedničke adrese.

Kviz

Zadatak

Zadatak A4.3: Koji način odgovara? Pročitajte četiri situacije i za svaku odaberite najbolji način: „dodatni identitet s forwarderom", „povezivanje drugog poštanskog sandučića", „privatni prozor" ili „program za e-poštu". (1) Sanne želi slati poštu i kao bestellingen@example.com; ta adresa nema vlastiti poštanski sandučić i sva pošta za nju smije jednostavno stizati u njezinu Pristiglu poštu. (2) Daan ima vlastiti poštanski sandučić, a upravlja i poštanskim sandučićem boekhouding@example.com, koji ima vlastitu lozinku i nalazi se kod istog pružatelja usluge; radi u webmailu i želi se nekoliko puta dnevno jednim klikom prebacivati između njih bez ponovne prijave. (3) Sanne na svojem prijenosnom računalu želi jednom nakratko pogledati poštanski sandučić pripravnika, uz svoj poštanski sandučić, bez ikakvog podešavanja, a nakon toga prijenosno računalo ne smije ništa zapamtiti. (4) Daan cijeli dan radi s četiri poštanska sandučića, želi obavijesti o novoj pošti za sva četiri i želi u vlaku čitati poštu bez veze. Za svaku situaciju birate iz padajućih polja; program uspoređuje Vaše odgovore s rješenjem i za svaku situaciju objašnjava zašto.

Daljnje čitanje

Gdje su navedeni koraci u webmailu, oni vrijede za webmail tvrtke WebOké; u drugim webmail sustavima postupak je sličan.

• Roundcube Webmail 5.3: Slanje s druge adrese
• Roundcube Webmail 5.4: Korištenje više poštanskih sandučića
• Slanje e-pošte s više aliasa, pogreška: Account xxx can not send emails from
• Stvaranje nove e-mail adrese ili poštanskog sandučića
• Prosljeđivanje e-pošte na drugu adresu (forwarders, catch-all se ne preporučuje)
• Besplatni tečaj E-pošta u redu: postavljanje i uredno primanje poruka 3.3: Aliasi, preusmjeravanje i catch-all: korisno, ali s rizicima
• IMAP ili POP3: koja je razlika i koji je pravi izbor za Vas?