Dobar potpis

Modul 4: Vi kao pošiljatelj · Vrijeme čitanja: 10 min

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete izraditi kratak, koristan potpis s ispravnim retkom razdvajanja, znat ćete zašto ga programi za e-poštu prepoznaju i svjesno ćete birati između potpisa u običnom tekstu i potpisa s oblikovanjem ili logotipom.

Ključni pojmovi: potpis, redak razdvajanja "-- ", RFC 3676, pravilo od četiri retka (RFC 1855), običan tekst, HTML potpis, vanjska slika, ugrađena slika, izjava o odricanju odgovornosti

Čemu služi potpis

Potpis (u webmailu se zove Potpis) je dio teksta koji se automatski dodaje ispod Vaših poruka. Svrha mu je praktična: primatelj treba bez traženja znati tko ste i kako Vas može kontaktirati na drugi način. Zamislite nekoga tko Vašu poruku o dostavi čita na mobitelu u 8 sati ujutro i želi Vas nazvati. Ako je Vaš broj na dnu, nazvat će. Ako ga nigdje nema, odgovorit će porukom i čekati.

Što treba biti u potpisu:

• Vaše ime i po želji Vaša funkcija;
• naziv Vaše organizacije;
• broj telefona na kojem ste dostupni;
• Vaša web-stranica.

Što ne treba biti u potpisu: cijela povijest Vaših adresa, tri broja telefona, pet ikona društvenih mreža, izreka dana i kopija Vaše adrese e-pošte (ona je već u polju From). Što više stavite, to će netko manje pročitati.

Redak razdvajanja: dvije crtice i razmak

Iznad potpisa dolazi stalni redak: dvije crtice i razmak, i ništa drugo u tom retku.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Taj redak -- stari je dogovor iz Useneta koji je uobičajen i u e-pošti. Standard za e-poštu u običnom tekstu (RFC 3676, odjeljak 4.3) opisuje ga kao granicu između teksta i potpisa. Razmak je obavezan: "--" bez razmaka samo je redak s dvije crtice.

Zašto je to važno? Zato što ga programi za e-poštu prepoznaju. Mnogi programi sve ispod njega prikazuju svjetlijom bojom i izostavljaju potpis kada odgovarate na poruku. Bez tog retka potpis u svakom krugu razgovora ponovno završi u citatu. Nakon deset odgovora u poruci je deset kopija istog potpisa.

Webmail sam stavlja redak razdvajanja iznad Vašeg potpisa kada ga upišete u polje Potpis. Zato ga nemojte i sami upisivati, inače će ih biti dva. Pazite i pri kopiranju iz programa za obradu teksta: on ponekad ukloni razmak na kraju retka.

Kratko: pravilo od četiri retka

Već 1995. godine pravila lijepog ponašanja za korisnike interneta (RFC 1855) dala su okvirno pravilo: neka Vaš potpis bude kratak, ne dulji od četiri retka. Razlog je tada bio taj što su ljudi plaćali vezu po minuti. Tog razloga više nema, ali pravilo je i dalje dobro: potpis od četiri retka netko pročita, a onaj od dvanaest redaka preskoči.

Četiri retka su dovoljna ako pametno kombinirate. Upotrijebite znak za razdvajanje poput | kako biste dva podatka stavili u jedan redak:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

To su tri retka sa svime što Ahmedu treba.

Običan tekst ili HTML, i taj logotip

Potpis može biti u običnom tekstu ili s oblikovanjem (HTML), baš kao i Vaše poruke (lekcija 3.2).

Potpis u običnom tekstu svugdje stiže jednako, na svakom telefonu i u svakom programu. Za većinu ljudi to je najbolji izbor.

HTML potpis može sadržavati podebljani tekst, boju, poveznicu iza riječi i logotip. Uz to postoji nekoliko zamki:

• Potpis s oblikovanjem prikazuje se samo ako i poruku pišete s oblikovanjem. Ako pišete u običnom tekstu, ispod poruke pojavit će se kao običan tekst.
• Logotip se može priložiti na dva načina. Kao vanjska slika: slika s web-adresom koja se već nalazi na Vašoj web-stranici. Poruka ostaje mala, ali mnogi programi ne učitavaju vanjske slike automatski (kao ni sam webmail, lekcija 2.2). Primatelj tada vidi prazan okvir. Ili kao ugrađena slika: slika putuje kao privitak u svakoj poruci. Tada se vidi, ali svaka poruka postaje veća, a kod nekih primatelja uz svaku poruku stoji spajalica, kao da postoji privitak.
• Logotip od 300 KB ispod svake poruke, pa i ispod "U redu, vidimo se sutra", šteta je za svačiji prostor za pohranu. Neka logotip bude malen, nekoliko desetaka KB.
• Važne podatke, poput broja telefona, nikada ne stavljajte samo u sliku. Sliku ne možete kopirati, a čitač zaslona ne može je pročitati naglas.

Izjave o odricanju odgovornosti: kratko i oprezno

Ispod mnogih poslovnih poruka stoji dugačak tekst poput "Ova je poruka namijenjena isključivo primatelju. Ako niste primatelj, dužni ste..." Takva izjava o odricanju odgovornosti ima malu pravnu vrijednost. Primatelj na nju nije pristao, a nalazi se ispod poruke koja je već pročitana. Izjava o odricanju odgovornosti poruku čini i duljom od same poruke, osobito u dugoj niti.

Ako ipak želite nešto navesti, ograničite se na kratku, činjeničnu rečenicu, bez obećanja i tvrdnji. Ako su Vam ispod poslovne pošte potrebni zakonski propisani podaci, poput registracijskog broja, stavite ih u potpis, a ne u dugačak blok teksta.

Kada se Vaš potpis dodaje

U Postavke > Sastavljanje poruka određujete kako webmail postupa s Vašim potpisom: dodaje li se uvijek, i pri odgovaranju i preusmjeravanju, te dolazi li ispod ili iznad citirane poruke. Ako pišete iznad citata (lekcija 3.2), odaberite i da potpis dolazi iznad citata. Inače će biti na samom dnu, ispod stare poruke, gdje ga nitko neće pronaći.

Ako imate više identiteta (lekcija 4.1), svaki identitet ima vlastiti potpis. Ako u polju Pošiljatelj odaberete drugi identitet, potpis se mijenja zajedno s njim.

U praksi: ovako to funkcionira u webmailu

Potpis izrađujete u Postavke > Identiteti: kliknite na svoju adresu i ispunite polje Potpis. Gumbom sa sličicom dobivate alatnu traku za oblikovanje. U Postavke > Sastavljanje poruka postavljate kada i gdje se potpis dodaje. Tijekom pisanja dodajete ga ili mijenjate gumbom Potpis. Korake opisuje priručnik za Roundcube. U drugim webmailovima i programima za e-poštu funkcionira slično, iako ne stavljaju svi programi sami redak razdvajanja iznad potpisa.

Sažetak

• Potpis daje Vaše ime, organizaciju, telefon i web-stranicu; ništa više.
• Redak razdvajanja je točno "-- " (dvije crtice i razmak, RFC 3676 odjeljak 4.3); programi ga prepoznaju i izostavljaju potpis pri citiranju.
• Okvirno pravilo: najviše četiri retka (RFC 1855).
• Običan tekst svugdje dobro stiže; logotip je malen, a važni podaci nikada nisu samo u slici.
• Izjave o odricanju odgovornosti imaju malu pravnu vrijednost: kratko i oprezno ili ih izostavite.

Kviz

Zadatak

Zadatak A4.2: Provjera Vašeg potpisa. U Postavke > Identiteti postavite potpis za svoj identitet i pošaljite poruku samome sebi s predmetom WMC A4.2. Otvorite primljenu poruku, odaberite Više > Izvoz i učitajte .eml datoteku. Program datoteku čita samo u memoriji i provjerava: predmet sadrži A4.2; postoji tekstni dio; postoji redak razdvajanja koji je točno "-- " (s razmakom: zeleno; "--" bez razmaka: narančasto; nema retka razdvajanja: crveno); potpis ispod retka razdvajanja ima najviše četiri retka (zeleno), pet ili šest redaka (narančasto) ili više (crveno); potpis sadrži Vaše ime ili dio Vašeg prikaznog imena, ili broj telefona ili web-stranicu; ako je Vaša poruka u HTML-u, sadrži i verziju u običnom tekstu (multipart/alternative); a slika u potpisu koja putuje kao privitak i veća je od 50 KB daje narančasto. Za svaku stavku vidite zeleno, narančasto ili crveno s objašnjenjem.

Daljnje čitanje

Koraci u webmailu odnose se na webmail tvrtke WebOké; u drugim webmailovima funkcionira slično.

• Roundcube Webmail 5.2: Izrada potpisa
• Roundcube Webmail 5.1: Vaše ime kao pošiljatelja
• Roundcube Webmail 10.1: Najvažnije postavke
• RFC 3676, odjeljak 4.3 Usenet Signature Convention (na engleskom): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (na engleskom): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855