Ispravna poruka o odsutnosti

Modul 6: Automatski: filtri i odsutnost · Vrijeme čitanja: 9 min

Cilj učenja: Nakon ove lekcije moći ćete objasniti kako poruka o odsutnosti radi na poslužitelju te tko je prima, a tko ne. Moći ćete i postaviti poruku o odsutnosti koja se sama uključuje i isključuje i ne otkriva ništa što bi pomoglo prevarantima.

Ključni pojmovi: poruka o odsutnosti, Sieve vacation, Interval za odgovor (:days), Moje email adrese (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Početak i Kraj, Radnja za dolazne poruke

Filtar koji odgovara

Poruka o odsutnosti tehnički je filtar. Nalazi se u istom skupu filtera kao i Vaši ostali filtri (lekcija 6.1) i stoga se također izvršava na poslužitelju, u trenutku kada poruka stigne. Vaše prijenosno računalo može biti isključeno. Proširenje za Sieve zove se vacation (RFC 5230). Ovako webmail zapisuje poruku o odsutnosti za božićne praznike:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Što ovdje piše:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" i "le" ... "2027-01-03": današnji datum mora biti 21. prosinca ili kasnije te 3. siječnja ili ranije. To su Vaš Početak i Kraj. Izvan tog razdoblja filtar ne radi ništa. :zone "+0100" je vremenska zona iz Vaših postavki.
• vacation :days 7: ista adresa dobiva odgovor najviše jednom u 7 dana.
• :addresses [...]: adrese koje pripadaju Vama.
• :subject i tekst nakon toga: naslov i sadržaj odgovora.

Jedan odgovor po pošiljatelju u svakom intervalu

Bez ograničenja bi netko tko Vam piše deset puta deset puta dobio isti odgovor. Zato poslužitelj pamti kome je već odgovorio. Unutar Intervala za odgovor (u Sieveu :days) isti pošiljatelj ne dobiva drugi odgovor. Ako ništa ne odaberete, prema standardu vrijedi 7 dana (RFC 5230, odjeljak 4.1). Za godišnji odmor od dva tjedna 7 je odlična vrijednost: tko Vam ponovno piše nakon tjedan dana, dobiva podsjetnik da ste još uvijek odsutni. Kraći interval od 1 dana uglavnom nije moguć.

Odgovor ide pošiljatelju s omotnice (Return-Path, lekcija 1.1), a ne nužno na adresu u polju From. Kod obične pošte to je ista adresa. Kod biltena i sustava to je često tehnička adresa, i upravo je to namjera: tako automatski odgovor ne dolazi do osobe koja s njim ne može ništa učiniti.

Tko ne dobiva odgovor

Poruka o odsutnosti može napraviti veliku štetu ako odgovori na pogrešnu poštu: odgovori na mailing listu s tisuću članova ili dvije automatske poruke koje beskonačno odgovaraju jedna drugoj. Zato standard (RFC 5230, odjeljak 4.6) propisuje da poslužitelj ne odgovara na:

• poštu sa zaglavljem List-Id ili drugim List-zaglavljima: biltene i mailing liste;
• poštu sa zaglavljem Auto-Submitted čija je vrijednost različita od "no": automatske poruke, kao što su druga poruka o odsutnosti ili obavijest sustava;
• poštu s adresa poput MAILER-DAEMON ili adresa koje počinju s "owner-" ili završavaju na "-request".

Vlastiti odgovor i sam dobiva zaglavlje Auto-Submitted: auto-replied. Tako druga poruka o odsutnosti zna da ne smije odgovoriti natrag i ne nastaje beskonačna petlja.

Moje email adrese: odgovor samo ako je poruka namijenjena Vama

Poslužitelj odgovara samo ako se jedna od Vaših adresa nalazi u zaglavljima To ili Cc (RFC 5230, odjeljak 4.5). Tako izbjegavate odgovaranje na poštu koja je stigla preko liste ili kao Bcc. Koje su adrese Vaše, poslužitelj zna samo napola: adresu Vašeg poštanskog sandučića sigurno zna, ali adresu info@ koja se preusmjerava Vama ne zna.

Zato je polje Moje email adrese važno (u Sieveu :addresses). Upišite u njega svaku adresu na koju primate poštu, uključujući adrese za preusmjeravanje. Opcijom Ispuni svim mojim adresama webmail preuzima adrese Vaših identiteta. Ako zaboravite info@, klijent koji piše na info@ neće dobiti poruku o odsutnosti i možda će uzalud čekati.

Početak, kraj i što se događa s porukom

S postavkama Početak i Kraj poruka se sama uključuje i isključuje. To je najsigurniji način: ne možete je zaboraviti isključiti. Ako ih ostavite praznima, poruka je aktivna sve dok je Status postavljen na Uključeno. Poruka o odsutnosti koja se šalje još tjednima nakon godišnjeg odmora poznata je pogreška i zbunjuje klijente.

Pod Radnja za dolazne poruke birate što se događa sa samom porukom. Ostavite ovdje Zadrži. Vacation naime poruku jednostavno ostavlja u Vašem poštanskom sandučiću (RFC 5230, odjeljak 4.7), a Vi nakon povratka želite pročitati što je stiglo. Odbacivanje znači da pošta koju primate nestaje. Preusmjeravanje ili Pošalji kopiju na ima smisla samo prema kolegi u Vašoj vlastitoj organizaciji, s istim nedostacima kao u lekciji 6.2.

Što napisati, a što ne

Dobra poruka o odsutnosti kratka je i pomaže pošiljatelju:

• Kada se vraćate ili do kada ne odgovarate.
• Tko Vas u međuvremenu zamjenjuje, s adresom ili telefonskim brojem na kojem je netko dostupan.
• Što pošiljatelj može učiniti ako je stvar hitna.

A što ne pišete: pojedinosti koje pomažu prevarantima i provalnicima. Odgovor ide svakome tko Vam piše, pa i pošiljateljima neželjene pošte i nepoznatim osobama. Zato nemojte navoditi da ste tri tjedna u inozemstvu, kamo putujete, svoj privatni broj ni ime svoje zamjene uz funkciju koju prevarant može zloupotrijebiti ("za plaćanja pišite našem knjigovođi Janu"). Prevarant takvu poruku rado koristi da napiše uvjerljivu lažnu poruku, primjerice za hitno plaćanje u ime nekoga tko ionako nije dostupan.

Primjer dobre poruke:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Ne dvaput

Poruku o odsutnosti možete postaviti i u upravljačkoj ploči svog hostinga, kod WebOké u DirectAdminu. Koristite samo jedno od to dvoje. Ako su oba uključena, svi dobivaju dva automatska odgovora.

U praksi: ovako to radi u webmailu

Poruka o odsutnosti nalazi se pod Postavke > Odsutnost, s poljima Naslov, Tijelo poruke, Početak, Kraj i Status, a pod Napredne postavke nalaze se Moje email adrese, Interval za odgovor i Radnja za dolazne poruke. Rezultat možete vidjeti pod Filteri > Radnje > Uredi skup filtera. Koraci su opisani u Priručniku za Roundcube, u odjeljku Postavljanje poruke o odsutnosti. U drugim webmail sustavima to radi slično: Gmail ima automatski odgovor za odmor u postavkama, a Outlook.com automatske odgovore.

Sažetak

• Poruka o odsutnosti je Sieve filtar (vacation, RFC 5230) koji se izvršava na poslužitelju.
• Isti pošiljatelj dobiva najviše jedan odgovor po Intervalu za odgovor; ako ništa ne odaberete, to je 7 dana.
• Nema odgovora na mailing liste (List-Id) ni na automatsku poštu (Auto-Submitted), a odgovor se šalje samo ako je jedna od Vaših adresa u To ili Cc.
• Pod Moje email adrese upišite i svoje adrese za preusmjeravanje, koristite datum početka i završetka i ostavite radnju na Zadrži.
• Napišite kada se vraćate i kome se ljudi mogu obratiti, ali bez pojedinosti koje pomažu prevarantima.

Kviz

Zadatak

Zadatak A6.3: Provjera Vaše automatske poruke o odsutnosti. U svom poštanskom sandučiću pripremite poruku o odsutnosti pod Postavke > Odsutnost, s Početkom i Krajem koji su oba u budućnosti; tako poruka još nije stvarno aktivna i nitko sada ne dobiva odgovor. Ispunite naslov, tekst, Moje email adrese i Interval za odgovor, a Radnju za dolazne poruke ostavite na Zadrži. Zatim zalijepite svoj skup filtera (Postavke > Filteri > Radnje > Uredi skup filtera, kopirajte sve) ili učitajte datoteku dobivenu opcijom Preuzmi. Program čita skriptu u memoriji (ništa se ne sprema) i provjerava: postoji radnja vacation; :days je najmanje 1; naslov nije prazan; tekst je dulji od 40 znakova; postoji vremenska granica s currentdate (inače narančasto: hoćete li je se sjetiti isključiti?); :addresses sadrži barem jednu adresu (inače narančasto); i poruka se zadržava, dakle nema discard ni preusmjeravanja na adresu izvan Vaše domene. Nakon zadatka ponovno isključite poruku ako Vam nije potrebna.

Daljnje čitanje

Gdje su navedeni koraci u webmailu, oni vrijede za webmail tvrtke WebOké; u drugim webmail sustavima to radi slično.

• Roundcube Webmail 7.3: Postavljanje poruke o odsutnosti
• Roundcube Webmail 7.1: Izrada filtera
• Besplatan tečaj Sigurno poslovanje na internetu za poduzetnike 1.2: Phishing, prijevara s izvršnim direktorom i prijevara s fakturama
• Pravila za e-poštu na poslužitelju (filtri na poslužitelju)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (na engleskom): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt